Med en brølende start på 2020 er det trygt å si at din erfaring med videokonferanser nå, midt på året, er blitt ti ganger bedre. Kontoret ditt har mest sannsynlig konvertert til en mer online, arbeid-fra-hjemmet-tilnærming, og åpner dørene til online kommunikasjon ved hjelp av videokonferanser med klienter, i team briefinger, konferansesamtaler fra øverste ledelse, idédugnad, statusmøter ... på.
Hva mer er at når vi fortsetter å tilpasse oss de skiftende tidene som alle for øyeblikket står overfor, blir arbeidsstyrken delt i hvordan de fysisk (eller virtuelt!) Skal møte opp på jobb. Har du kollegaer som jobber hjemmefra på heltid? Legger ledelsen inn 2 dager i uken på kontoret og jobber deretter eksternt? Skal du frem og tilbake mellom klienter som må være på kontoret 5 dager i uken?
Når kolleger og teammedlemmer har spredt seg over digitale og fysiske landskap, kan det være vanskelig å holde alle sammen, men ikke umulig! Selv om det er tidsbegrensninger, språkbarrierer, forskjeller i hierarkiet og generelle utfordringer med tidsstyring, vil alle virkelig gjøre samarbeidet så effektivt og produktivt som mulig.
Slik opprettholder du et samarbeidsmessig arbeidsmiljø hvis teamet ditt er delt opp hjemme, på kontoret eller i felten.
9 måter å håndtere samarbeid på tvers av kontorer:
9. Unngå rot på e-post
E-post er nøkkelen til å kommunisere raskt og effektivt, samtidig som det sikres at det er en "sti". Men når et lite spørsmål ballonger inn i en gigantisk samtale som blir lang og komplisert, blir den faktiske effektiviteten av utvekslingen kronglete.
Å gå over til et forretningskommunikasjonsverktøy som gir en kanal der arbeid, statuser og oppdateringer blir synliggjort og grafisk, gir alle på dekk et mer håndterbart syn på hva som skjer. Et samarbeidsverktøy som Slack skaper denne typen samhold, i likhet med programvare for videokonferanser som kommer med integrasjonsalternativer. På denne måten kan du samle to plattformer for den ultimate samarbeidsytelsen.
8. Hold øye med arbeidsmengden
Å se hva alle jobber med via et prosjektledelsesverktøy, hjelper til å skille status for prosjektet og hvem som er på det. På den måten enten du er hjemme eller reiser på jobb, kan du hoppe på og se hva som er i røret.
Dra nytte av fargekoding, og bruk rader og kolonner til å organisere filer, steder og tidssporing. Omvendt å ha en nettmøte ved å bruke videokonferanser for å diskutere prosjektet i sanntid, gir kollegaene sjansen til å åpne seg for hvor de er og hvordan de føler seg i det tykke. Å fremme en rutine med online-møter der status og oppdateringer blir diskutert, vil bidra til å identifisere prioriterte elementer, flaskehalser og redusere tapte tidslinjer.
(alt-tag: Stilig kvinne som går nedover gaten og holder en mobiltelefon mens hun ser på den og tommel gjennom.)
7. Vær oppmerksom på tidssoner
Det er ikke ideelt å måtte være med på et "rødt øye" -møte eller et like før sengetid, men når du planlegger prosjekter eller synkronisering, spiller tidssoner en rolle for å avgjøre når du skal ha en tverrkontorssamling.
Å ha alles tidsplan tilgjengelig og tilgjengelig gjør det mulig for verten eller arrangøren å få oversikt over den beste tiden å ha et online møte. Se etter programvare for videokonferanser som følger med en tidssoneplanlegger, eller vær åpen for at noen inviterte deltakere må registrere møtet nå for å se det senere.
6. Innsjekking regelmessig
Når teamet ditt er spredt over kontor, hjem og felt, er det lett å miste noen av de mer typiske atferdene du får når du arbeider sammen og bare noen få meter fra hverandre - som å kaste et blikk for å stille et spørsmål eller gå forbi hverandre i hallen eller pauserommet.
For å sikre at alle er på samme side, bruk en vane med å berøre basen ofte. Ikke nøl med å opprette forbindelse flere ganger i uken, enten via e-post, synkronisering, konferansesamtale, videokonferanse eller tekstchat!
5. Stol på automatisering for å holde oversikt
Det er ikke så enkelt å administrere frister, statuser og fremdrift når du ikke kan gjøre det personlig. Men når du kan laste ned tidkrevende repeterende arbeid, mister du tiden til å bruke på viktigere oppgaver. I tillegg gir fjerning av det menneskelige elementet bedre og mer nøyaktige resultater. La automatisering gjøre tungt løft for deg:
- Planlegg invitasjoner og påminnelser for kommende videokonferanser
- Integrer Google Kalender med programvaren for videokonferanser for en sømløs tidsplan og varsler
- Del sanntidsinformasjon med Google Doc og få øyeblikkelige redigeringer og endringer sendt til e-posten din
- Prosjektledelse og videoverktøy som automatiserer regneark, kundeinformasjon, opptak, transkripsjoner og mer.
4. Bruk en mobilapp
I tilfelle et online møte gir en mobilapp kolleger det raske og enkle alternativet for å kunne hoppe inn på en samtale hvor de enn er - på gaten, i hagen eller i lunsjrommet.
Å starte et møte på farten fra håndflaten gir deg møter av høy kvalitet som er like gode som om de var på skrivebordet. Du kan fortsatt planlegge møter på forhånd eller på stedet; du kan få tilgang til og synkronisere til kalenderen og adresseboken din; og selvfølgelig, akkurat der du er, er der møtet ditt er. En mobilapp gir deg frihet til å gjennomføre et møte eller ringe hvor som helst det er en internettforbindelse.
I tillegg får du fremdeles tilgang til samtaleloggen, transkripsjoner og opptak i et trygt og sikkert møtemiljø.
3. Opprett et "standardisert" arbeidslagringsnav
Gjør alle viktige filer, lenker, dokumenter og media lett tilgjengelige og lagret på ett sted. Når det er sentralisert på ett sted, trenger ikke det å virke som en slik oppgave å komme til det. Når varer er katalogisert, organisert og tilgjengelig i sanntid, kan alle ha tilgang til de nyeste filene, de nyeste dokumenterte møtene og viktige beslutninger.
Noen andre forslag:
Hvis du har kontorer på forskjellige steder, kan det snakkes mer enn ett språk. Prøv å holde deg med språket som er mest utbredt, og hvis du trenger å kommunisere på et annet språk, kan du føre samtalen privat via tekstchat eller i en egen kanal.
Unngå å lage duplikater av dokumenter ved å merke dem riktig, tydeligvis og gjøre det klart at det er en prosedyre for å jobbe med dem. Det er ikke noe verre enn å kaste bort timer på et dokument som allerede var gjort, har en nyere versjon eller mistet.
Se hvilken kommunikasjonsmåte som er best egnet for ditt mål. Hvis du trenger en avklaring på en detalj eller et ja eller nei-spørsmål, kan du sende kollegaen en melding i tekstchat. Hvis du er bekymret for en kommende time-off-forespørsel, kan du skyte en e-post. Hvis det er et problem med en kollega og det påvirker din evne til å utføre og produsere godt arbeid, kan du planlegge en en-til-en videokonferanse.
2. Vedta en "Video-First" -tilnærming
Spesielt i lys av en pandemi som har påvirket verden, fungerer en videosentrisk tilnærming som verdsetter ansikt-til-ansikt-interaksjon for å få kollegaene til å føle at de jobber med en ekte person i stedet for ideen om en. Viser ansiktet ditt, deler stemmen din, beveger kroppen din - alt dette er en del av å skape en mer realistisk versjon av deg i en virtuell setting. En videokonferanse arbeider for å skape et normalt kontormiljø i et digitalt landskap.
I tillegg, hvorfor "fortelle" når du kan "vise?" Noen presentasjoner - spesielt de som involverer konsepter, og abstrakte ideer eller navigering gjennom et nettstedsdesign - lander bedre med en demonstrasjon ved hjelp av skjermdeling. Kollegaer får bokstavelig talt være på samme side av videokonferansesesjonen din med et sete på første rad til dine ideer.
1. Eksperimenter og få tilbakemelding
Som de fleste arrangementer er det litt overgang og eksperimentering involvert. Kontorsamarbeid som fungerer mer som en veloljet maskin i stedet for en rusten, trenger å implementere forskjellige strategier, kommunikasjonsmåter og verktøy for å se den beste handlingen som fungerer for teamet.
En av de viktigste faktorene som vil bestemme suksessen til teamet eller produksjonen av prosjektet, er alles vilje til å stole på hverandre. Er teammedlemmer i stand til å behandle hverandre med respekt? Trekker fjernarbeidere vekten sin i stedet for bare å slappe av? Tar kontorarbeidere for mye, ivrige etter å imponere og ta ledelsen?
Med fokus på planlegging, bruk av teambyggingsverktøy og litt kameratskap her og der, selv om teamet ditt er spredt, trenger ikke å prøve nye ting for å bygge bro over gapet. Det er viktig å prøve nye strategier og verktøy og se hvilke som gir de beste resultatene for teamet og målet ditt.
Kontorsamarbeid vil alltid komme med et sett med konflikter og utfordringer. Resultatene av kolleger som jobber inn og ut av kontoret, nær og fjernt, og som opererer på forskjellige tidsplaner som flex timer, deltid eller heltid påvirker alt resultatet og arbeidsflyten. Selv i verdens nåværende tilstand er dette imidlertid en mulighet til å tilpasse seg en potensielt mer integrert balanse mellom arbeid og privatliv som beveger seg og bøyer seg med teknologien vi bruker.
La Callbridge sin unike pakke med toveis videokonferanseprogramvare skape sammenheng mellom teamene. Teknologien er designet for å koble mennesker sammen, slik at virksomheten din kan blomstre uavhengig av hvor spredt arbeidsstyrken din er.
Callbridge henvender seg til mellomstore bedrifter på jakt etter sofistikerte løsninger som begrenser forskjellene internt mellom kolleger og eksternt med kunder, leverandører, interessenter og andre viktige bevegelige deler av din voksende virksomhet. Callbridge's ekspertplattform for lyd, video og nettkonferanse tilbyr deg et bredt spekter av samarbeidsfunksjoner for å fremme engasjement og produktivitet, og holder deg tilkoblet trygt og sikkert hvor du er og hvor du skal.
Hva gjør Callbridge annerledes?
Møte transkripsjoner gjennom AI - Din kunstig intelligente personlige assistent Cue ™ tar seg av å ta opp møtene dine og identifisere høyttalere, emner og temaer.
Integrasjoner med Slack og Google Calendar - Gå aldri glipp av et slag når du kan integrere sammen med Google Suite, Outlook og Slack.
Eksepsjonelle funksjoner - nyt funksjoner i verdensklasse som Møteopptak, Skjermdeling, Dokumentdeling, Online tavle, og mer!
Høyverdig sikkerhet - Du er trygg på at informasjonen din er trygg og sikker med engangs tilgangskode, møtelås og sikkerhetskode.
Tilpasset merkevarebygging - Gjør ditt online møterom merket og unikt ditt ved hjelp av din egen logo og merkevarestandarder.
Ingen nedlastinger påkrevd - Det er ingen ledninger og tungt utstyr, bare null nedlasting, nettleserbaserte videokonferanseløsninger.
