Hvordan være vert for et konferansesamtalemøte
Hvis du er som de fleste småbedriftseiere, har du måttet være vert et telefonkonferansemøte eller to for å planlegge eller brainstorm med teamet ditt. Du har sikkert også innsett nå at ikke alle møter er så produktive som de kunne vært.
Noen ganger dukker ansatte opp sent. Noen ganger er de for søvnige eller distrahert. Andre ganger dukker de ikke opp i det hele tatt. Det er enkelt å lure på om det til og med er mulig å være vert for et konferansesamtalemøte der ingenting går galt.
Heldigvis for deg er et meningsfylt og produktivt konferansesamtal mulig. På Callbridge, vi har sett og lagt til rette for nok møter til å vite nøyaktig hva du bør gjøre for å være vert for et best mulig møte. Alt du trenger å gjøre er å følge disse raske og enkle trinnene:
Trinn 1: Ha et klart møtemål i tankene før du gjør noe annet.
Trinn 2: Lag en dagsorden for konferansesamtaler som er så detaljert som mulig.
Trinn 3: Send ut detaljerte møteinvitasjoner og følg opp med dine gjester.
Trinn 4: Lagre ikke-relaterte emner til senere, slik at møtet ditt ikke blir avsporet.
Trinn 5: Bli enige om neste trinn for alle i møtet før du avslutter det.
Ha et klart møtemål
Det er lett å snurre rundt i sirkler når du være vert for et møte å "gå over prosjekt X" eller "utforske temaer knyttet til Y", fordi du ikke har satt klare mål for møtet. I stedet, hva med å sette et mål som "bestemme deg for en retning for høstkampanjen", eller "etablere og bli enige om et målerammeverk for våre sosiale medier-annonser".
Prøv å bli så spesifikk som mulig med målene dine, og du vil ikke bare kunne fortelle om møtet ditt er en suksess eller ikke, men også om du kommer utenfor sporet i diskusjonene dine.
Lag en konferansesamtaler
Ingen skriver en bok ved å bruke 90% av tiden sin på forordet. Å ha en agenda og holde seg til den vil sette deg så mye nærmere å faktisk oppnå målet for konferansesamtalet du har lagt ut tidligere, fordi det vil være en tildelt tid til å diskutere alle de viktige emnene i møtet ditt.
Det er også viktig å huske at vi alle bare er mennesker, og noen ganger gjør de beste av oss feil, går på tangenter eller bare drar for moro skyld. Du bør holde konferansesamtalet ditt etter planen, men vær ikke militant om det. Det er plass til litt moro i hvert møte.
Send ut detaljerte møteinvitasjoner og følg dem opp
Sende ut møteinvitasjoner, regelen er "jo tidligere, jo bedre". På den måten har du tid til å minne folk forsiktig om de har glemt å svare på møtet ditt. Å gi deltakerne tid gjør det også mulig for dem å forberede seg til møtet ditt, og få fart på de de trenger å vite før møtet.
Hvorfor må agendaen din være detaljert? Bare fordi når deltakerne vet at de vil bli spurt om et bestemt emne eller jobb, vil de ha en tendens til å forberede et svar på forhånd. I utgangspunktet vil de være mer forberedt på møtet, selv om det bare er for å unngå å bli utpekt som en som ikke var forberedt.
“Park” konferansesamtalemøter som ikke er relevante
Hva gjør du når møtet ditt begynner å gli over i en ubeslektet tangens? Du kan rett og slett be dem om å slutte, men det er kanskje ikke den mest taktfulle og godt mottatte løsningen. I stedet kan du prøve å "parkere" disse tangentene som skal besøkes på slutten av møtet, eller på et senere tidspunkt. Noen kaller dette "parkeringsplassen".
Parkeringsplassen er også flott hvis noen tar opp et gyldig punkt, må adresseres, men er fremdeles ikke eksplisitt relevant for møtet. På denne måten kan viktige emner fremdeles få den oppmerksomheten de trenger mens møtet ditt fortsetter, uhindret av diskusjoner utenfor emnet.
Forsikre deg om at de neste trinnene er enige
Dette trinnet er viktig. På slutten av møtet, gjenta alle de neste trinnene, samt hvem som skal ta eierskap. Når alle parter har blitt enige om oppgavene sine, kan ingen gjøre unnskyldningen for å være forvirret, eller si at noe “gled på hodet”.
Takket være Cue, kan du også sende ut en AI-generert møtetranskripsjon til alle deltakerne, så det er ingen forvirring om hva som må gjøres.
Etter å ha sagt ja til når neste møte blir, kan du deretter sirkle tilbake til parkeringsplassen din og adressere eventuelle ekstra detaljer, eller bare chatte. Selv om det noen ganger kan virke meningsløst å snakke om ting som aktuelle hendelser og filmer når du er vert for et konferansesamtalemøte, er det viktig for et positivt økosystem på arbeidsplassen og glade ansatte.
