Lurer du på hvordan du setter opp et virtuelt møte? Enda bedre, fortsatt lurer på hva et virtuelt møte er? Her er de gode nyhetene; På dette tidspunktet kan det ikke være enklere å sette opp et virtuelt møte, og hvis du fremdeles ikke er klar over hva du er, er du på rett sted.
Klar til å se nærmere på?
Et virtuelt møte er ...
Ellers kjent som et online-møte, eller videokonferanse, og lydkonferanse under paraplyen av webkonferanser, er den virtuelle møtdefinisjonen iht. Utdanning er: "Virtuelle møter er sanntidsinteraksjoner som foregår over Internett ved hjelp av integrert lyd og video, chatverktøy og applikasjonsdeling." Akkurat som et personlig møte, samler et virtuelt møte deltakerne for å dele ideer, samtale og samarbeide i en dynamisk setting mellom to eller flere sluttpunkter, bortsett fra i stedet for å være fysisk til stede, brukes en enhet i stedet.
Et virtuelt møte er avgjørende for helsen til en bedrift i vekst. Alle fra en ansatt til en prosjektleder, leder på c-nivå og HR profesjonell må stole på gruppekommunikasjonsteknologi for å kunne gjøre jobben sin og bygge bro over gapet mellom andre mennesker i tid og rom. Farmasøytiske og IT-selskaper, advokatfirmaer, små bedrifter og mer, drar alle fordel av umiddelbarheten og relevansen av å ha en videosentrisk kommunikasjonstilnærming.
Dette er et virtuelt møte:
Ved å være i stand til å kommunisere med hvem som helst, hvor som helst når som helst, gir virtuelle møter virksomheter til å blomstre uavhengig av sted. Romlige barrierer som normalt vil blokkere arbeidsforhold, kontinuitet og produktive samarbeid, er ikke lenger der med virtuelle møter som oppmuntrer til tilkobling. Noen av de samlede fordelene inkluderer:
- Redusert tid på pendling
- Kutte transport-, reise- og overnattingskostnader
- Øk produktiviteten = Mindre redundans
- Bedre fastholdelse av ansatte
- Konkurransefordel
Og når det gjelder virksomhet, bør du vurdere hvordan det å støtte en integrert videosentrisk tilnærming til kommunikasjonsstrategien din:
- En mer digitalt aktivert og tilkoblet arbeidsstyrke
- Tilgang til ledelse
- En forbedret global kommunikasjonskultur
- Bedre pålitelighet som tilsvarer raskere resultater
- Reduserte permitteringer og oppdatert informasjon og informasjon
- Bedre verdi
- Fortsatt litt uklart hvordan du kommer i gang med videokonferanser? Slik oppretter du et virtuelt møte:
Velg riktig programvare
Tenk på noen få logistikk før du hopper inn i en forpliktelse med en tjenesteleverandør.
Hvor ofte tror du at du trenger å bruke programvaren? Hvis du leter etter bedriftsklare videokonferanser, kan du tenke på hvor deltakerne skal være; hjemme eller i styrerommet? Hvis det er førstnevnte, er nettbasert konferanse mer passende, enklere og praktisk å bruke.
Ta en titt på hvilke funksjoner som tilbys. Kommer det med skjermdeling (perfekt for IT-kundeservice og presentasjoner); en tavle på nettet (nyttig for pedagogiske formål eller idédugnad for kreativt arbeid); eller dokumentdeling (gjør deling av delingsdeler, viktige dokumenter og ombordføring av nye talenter mye mer strømlinjeformet), etc.
Bli klar over hvorfor du trenger et virtuelt møte
Hvorfor kaller dere sammen et møte i utgangspunktet? Er det internt (kunngjøringer, ombordstigning, vevsesjoner, ledermøte) eller eksternt (salgspitch, ny forretningsutvikling)? Tenk på strukturen og fornuften, og så vil naturligvis andre brikker falle på plass som fremmøte.
Bestem hvem som skal delta
Virtuelle møter er spesielt effektive for å korrigere mennesker samtidig, på et annet sted. Så hvis du har deltakere utenlands, hjemme eller nede i gangen, kan du koble deg enkelt og effektivt uansett plassering. Så lenge alle er klar over en potensiell tidsforskjell eller bruker tidssoneplanleggeren, er det enkelt å delta. Husk imidlertid at bare nødvendige personer skal inviteres. Spar tid og penger ved å bare inkludere deltakere som er viktige. For alle andre, ta opp møtet for å sende det ut senere.
Lag en oversikt
Når du legger ut en agenda, blir tankene dine organisert, slik at du kan ha et rettidig, krystallklart og engasjerende virtuelt møte. I tillegg vil det hjelpe deltakerne å vite hva som forventes av dem. Hva trenger de for å bidra med? Er det noe materiale de trenger å pusse opp før synkroniseringen? Hvor lenge vil møtet pågå? Å inkludere en kort layout vil forhindre forvirring og hjelpe deltakerne til å føle seg forberedt.
Send ut invitasjoner og påminnelser
Det som er bra med virtuelle møter, er at du kan være vert for en nå som en improvisert økt eller planlegge på forhånd. Det er enkelt å koble inn all nødvendig informasjon til den første invitasjonen, som tid, dato og annen viktig informasjon, fordi den er automatisk. Still påminnelsene til å koordinere samtalene dine for å minne deltakerne på den kommende synkroniseringen. For mer presserende møter som må finne sted på stedet, bruk SMS-varsler for å avfyr møteopplysninger direkte til deltakernes enheter. Ikke mer bortkastet tid på å vente på sen ankomst eller ikke-deltagere.
Bruk funksjoner for mer effektive virtuelle møter
Den riktige programvaren for videokonferanser for ditt virtuelle møte kommer med en rekke praktiske og praktiske funksjoner for å forbedre din online opplevelse. For å få de beste resultatene, sørg for at teknologien du velger er lastet med:
- Skjermdeling: Del skjermen øyeblikkelig med deltakerne for å lede en presentasjon eller løse et IT-problem.
- Innspilling: Hit rekord nå for å se senere. Perfekt for deltakere som ikke kan delta på en samtale.
- transkripsjon: Automatiske transkripsjoner av alle innspilte møter sørger for at ingen anelse blir igjen.
- Online tavle: En kreativ måte å uttrykke konsepter og grafikk ved hjelp av bilder, farger og former.
Inkluder A Take Away
På slutten av det virtuelle møtet, hva vil du at deltakerne skal reise med? Hva var hensikten og hva er de neste trinnene? Forsikre deg om at alle går bort og vet målet og hva som må gjøres videre.
Følg opp med en e-post
Hold det så kort og søtt som mulig, men her er hva du skal ta med i en oppfølgings-e-post: Sammendrag av møteprotokoll, neste trinn, den viktigste møteoppnåelsen (dette skal matche møtets mål) og opptaket (hvis du spilte det inn ).
Beste praksis for virtuelt møte
Nå som du har fått en bedre forståelse av hvordan et virtuelt møte kan styrke kommunikasjonen mellom avsender og mottaker, er det noe etikette å følge. Her er noen ting du må huske på:
Teknologi: Gjør en sjekk før møtet for å sikre at teknologien din er oppdatert og fungerer. Forsikre deg om at mikrofonen, høyttalerne og kameraet er klare til bruk. Bekreft innstillingene dine, og hvis du modererer, start et venterom og sørg for at alle er automatisk satt til å dempe.
Deltakelse: Gjennomgå møteoversikten og gå over flyten før ting kommer i gang. På denne måten kan du forberede deg på hvor pausene og pausene er, og planlegge spørsmål du skal stille deltakerne. Prøv å inkludere en aktivitet ved hjelp av den elektroniske tavlen og bruk skjermdelingsfunksjonen til å "vise" i stedet for "fortelle".
engasjement: Deltakere er mer sannsynlig å absorbere informasjonen din når du gjør leveransen interessant. I stedet for bare å videreformidle statistikk og tørre beregninger, fortell en historie med begynnelse, midt og slutt. Legge til de nødvendige dataene og informasjonen gjennom å bruke bilder, videoer, lyse farger og fremheve viktige ord.
Ha det gøy: La oss ikke glemme å gjøre et virtuelt møte sosialt! Åpne det virtuelle møtet med spørsmål om isbryter. Spørsmål som er litt mer personlige, fungerer godt i små grupper, som: "Hva har du fått med deg i helgen?" eller "Fortell oss hva du ser på Netflix."
Med større grupper kan du være mer vag og morsom: "Hva er en personlig unnskyldning du bruker hele tiden?" eller "Hvilken barnefilm eller bokkarakter minner deg om deg selv?"
Og på et møte, bør du vurdere å stille et relevant spørsmål som: "Når sist du snakket i en gruppe?" eller noe litt mer unikt som: "Hvis du kunne ha noen dyrehale, hva ville det være?"
Tanken er å bli kjent i et profesjonelt miljø, men med en mer uformell tone. En isbryter inspirerer passende følelser, stimulerer læring og oppmuntrer til bånd. Alle gode ferdigheter å ta med til det virtuelle bordet!
Velg Callbridge som gruppekommunikasjonsplattform, og se på produktivitet og engasjement når du har lært å sette opp et virtuelt møte. Med førsteklasses funksjoner som inkluderer skjermdeling, AI-drevet transkripsjon og sammendrag, pluss økte sikkerhetstiltak, null nedlastinger og tilpasning, kan du få ethvert virtuelt møte til å slå hjemme hos deltakerne.
