Hvor mange arbeidsmøter har du sittet gjennom? Minst en håndfull denne måneden. Du har sikkert funnet deg selv på et nettmøte tidlig om morgenen og diskutert status eller utvikling av et prosjekt. Hvis ikke, kanskje du har deltatt på et webinar, presentasjon, workshop eller online time. Kanskje du har vært i en idémyldring, eller du leder en virtuell salgspresentasjon. Uansett hvordan du har dukket opp, består et nettmøte vanligvis av de samme bevegelige delene: Møt opp, og vert, bli presentert for og høres inn.
Det er den samme formelen, men det trenger ikke å være den samme opplevelsen. Hvis du oppdager at folk ikke er så engasjerte som du vil, eller at deltakelsen synker, er det på tide å gå tilbake til tegnebrettet og se hvor du kan forbedre møtet.
Men ikke bekymre deg, det er ikke en så stor oppgave som du kanskje tror! Her er noen måter du kan bygge opp møter for å gjøre dem mer nyttige og konstruktive.
Første ting først - hva gir et ubrukelig møte? Et upassende møte som kan hindre mer enn hjelp er det som skjer når ingen leder det, agendaen føles sporadisk, diskusjonen går av stabelen eller tar for lang tid og det er ingen mål å treffe (en beslutning å ta, tema å diskutere, problem å løse, en løsning å finne, person å leie, dato å bli enige om, etc.).
Et konstruktivt møte? Eksepsjonelle verktøy pluss eksepsjonelle funksjoner og praksiser satt i gang. Dette er de fem egenskapene som bygger styrken og øker integriteten til ditt nettmøte:
1. Å ha et definert formål og mål
Spør deg selv før du starter et nettmøte: "Må jeg bryte arbeidsflyten med et møte?" Å vite nøyaktig hva du trenger vil avgjøre arten av forespørselen din og til slutt møtet.
Derfra kan du se om alt du trenger er å forberede et dokument deltakerne kan lese og gi deg tilbakemelding om sin egen tid, eller om du bare trenger en eller to personer til å dukke opp i stedet for hele teamet.
2. Tydelig delegerte roller
For et effektivt møte som faktisk får deg et sted, få følgende roller og deres respektive individer:
Sjåføren: Møtelederen som har brakt alle sammen i utgangspunktet.
Godkjenning: Eieren eller interessenten som kan ta den endelige avgjørelsen.
Bidragsyterne: De som har informasjon og data og kan nå målet med møtet.
De informerte menneskene: De som er i kunnskapen før og etter møtet, men ikke er pålagt å delta.
Pro-tip: Videokonferanseprogramvare som integreres med prosjektstyringsverktøy og kalendere er mye foretrukket fremfor løsninger som ikke er kompatible.
3. En imøtekommende struktur
Selv om alle møter bør gi rom for frihet og plass å være improviserte, er det å lage en beholder som respekterer folks tid og energi, grunnlaget for møter som inspirerer ideer i stedet for å presse dem ut. Lag en agenda som skisserer diskusjonstemaer og bruk en timer for å holde deg på sporet.
Gjør det kjent at enkeltpersoner har en bestemt tid til å svare. Introduser ideen om en parkeringsplass hvor ideer skal "parkeres" hvis det er potensial, men de kommer ingen vei akkurat nå.
4. Fjern handlingspunkter
Så, alle har sagt sitt stykke, og målet som måtte diskuteres nå har handlingspunkter og orientering. Pro-tip: Ikke avslutt møtet uten en oppfordring til handling-blir det et oppfølgingsmøte? Hvem er ansvarlig for det neste? Vet hver person hva de er ansvarlige for? Hva er fristen? Sørg for at de riktige notatene blir tatt, opptak er gjort og prosjektstyringsverktøyet er oppdatert.
Ok, nå for den morsomme delen
5. Injeksjon moro
Visst, hvert lag har sin egen tilnærming når det gjelder å skape bedriftskultur eller legge til en liten dose spenning, men å opprettholde det elementet av moro og overraskelse er det som krever litt ekstra innsats.
Prøv å bryte isen med et spørsmål som er lagt ut på den elektroniske tavlen, eller organiser en profesjonell, men lettvint aktivitet som Virtual Show and Tell. Det er nok av teambyggingsøvelser å velge mellom.
Når du har et godt grep om de fem egenskapene som styrker det som gir et godt møte, er du klar til å utforske videokonferansefunksjoner fra Calbridge som former teksturen og flytene til synkroniseringene dine. La det være opp til teknologien å gjøre møter konstruktive med funksjoner og verktøy som forsterker tilstedeværelse og engasjement.
Pro-tips: Oh, og hvis du virkelig vil få få mest mulig ut av møtene dine (inkludert moro) - bruk alltid video og minn deltakerne også.
Slik går du bort fra å føle deg sliten mot å føle deg mer opphisset:
Automatisk transkripsjon
Med Callbridges signaturfunksjon Cue ™ trenger ingen å stresse med om de skrev "det" ned. Deltakerne trenger ikke bekymre seg eller gå glipp av neste setning når Cue ™ automatisk transkriberer opptak.
I tillegg gir Cue ™ høyttalerkoder og klokkeslett- og datostempler, automatisk. Ta notater hvis du vil, men vær trygg på at alt er tatt vare på for deg!
Få en dypere forståelse av følelser
Måle den emosjonelle temperaturen på nettmøtet ditt med Sentiment Analysis; En sofistikert funksjon som trekker ut positive og negative følelser for å gi deg en mer grundig forståelse av nyansen og meningen i spillet.
Bonus: Se Insight Bar for å få en bedre indikasjon på hvor og hva slags spørsmål som ble stilt gjennom møtet
Trekk opp en virtuell bakgrunn
La Callbridges utvalg av virtuelle bakgrunner sette scenen for din ankomst og tilstedeværelse. Velg virkelige innstillinger, abstrakte farger og former, eller last opp din egen tilpassede og merkede design.
Oppmuntre til tettere tilkoblinger
Henvend deg til mindre grupper som ønsker å koble seg til i et rom isolert fra hovedmøtet med Breakout Rooms. Bruk disse mellomromene for å lette diskusjon av spin-off, arbeide med separate oppgaver eller støtte 1: 1.
Samarbeid kreativt
La deltakerne uttrykke det de har å dele ved hjelp av farge, form, lyd, video og bilder ved hjelp av Online Whiteboard. Alle kan legge til og dele i sanntid. Du kan jobbe med det nå, eller lagre det og gå tilbake til det senere.
Arbeid med Callbridge, og du vil raskt få grep om hvordan dine online møter drives og deltar, spesielt med tredjepartsintegrasjoner, inkludert Slack og Google Kalender. Bruk av topp moderne funksjoner som Sentiment Analyse, Transcription, Skjermdeling, og mer, har du allerede en fordel sammenlignet med annen videokonferanseprogramvare på markedet.
