Hvis du er advokat eller jobber i den juridiske industrien, undervurderer du ikke kraften i kortfattet kommunikasjon. Enten mellom kolleger eller administrerende klient-advokatforhold; diskutere løsninger eller håndtere konflikter - måten du bokstavelig talt presenterer din side av historien kan være forskjellen mellom suksess og fiasko.
Innstilling av tonen starter med å sende og motta meldinger som er krystallklare. For ikke lenge siden stolte advokatfirmaene sterkt på konferansesamtaler som den foretrukne kommunikasjonsmåten. Imidlertid, ettersom videokonferanser gir flere fordeler som fører til bedre produktivitet, økte kostnadsbesparelser, ansattes lykke og sikkerhet, og bedre klientretensjon, stoler bedriftene på toveiskommunikasjonsteknologi for å engasjere virksomhet.
Fordelene med videokonferanser er mange. Det som en gang ble sett på som futuristisk og kunne koste opptil titusenvis av dollar, i dag kreves denne teknologien for å drive virksomhet - og koster ikke nesten like mye. I tillegg har programvaren blitt betydelig raffinert og sofistikert. Det er intuitivt å bruke, implementere og dele.
Hvis du er et advokatfirma som ønsker å:
- Vær mer øyeblikkelig med overføring av informasjon, data og støtte for en klient
- Styr bedriftskultur og intern kommunikasjon
- Forbedre og effektiviser kompliserte fakturerings- og administrasjonsoppgaver
- Sone inn og fokusere på klientmøter uten statiske, avviste samtaler eller distraksjon
- Administrer allsidigheten til en samtale lokalt eller utenlands
Se deretter på videokonferanser som en del av forretningsstrategien din. Husk følgende spørsmål som vil hjelpe deg med å bestemme hvilken plattform som passer best for firmaets behov.
Første ting først. Det er ingenting uproduktivt ved konferansesamtaler. Faktisk er de ekstremt effektive for en rekke bruksområder. Dette innlegget handler ikke om å erstatte konferansesamtaler med videokonferanser. Det er bare å vise at ved å bruke begge deler, kan du gi mer verdi for å gå dypere med klienter.
Konferansesamtaler er utmerket for:
- Å ha improviserte eller planlagte diskusjoner om en utvikling i saken
- Kutte ned lange e-posttråder for å komme rett til punkt
- Spesialisering og deling av informasjon om spesifikke emner
- Få beslutningstakere i samme rom
- Aktivering av konferansetranskripsjon og opptak for ytterligere å bryte ned informasjon
Legg til i neste dimensjon som videokonferanser gir, så ser du hvor mer avrundede tilbudene dine ikke bare er for kundene dine, men også for kolleger på kontoret og overordnede. HR, IT og andre avdelinger har også stor nytte.
Hva gir videokonferanser?
Kundekommunikasjon er i forkant av suksessen til hvert advokatfirma.
På slutten av dagen kommer det til:
1) bygge tillit til en klient og
2) deretter vedlikeholde den.
Disse to kritiske trinnene er grunnlaget for å tilby utmerket kommunikasjon med kunder at:
- Oppfyller deres behov og leverer positive klientopplevelser ved å få dem til å føle seg som en prioritet, og plassere deg som talsmann for deres sak.
- Bygger omdømmet ditt. I en bransje der jungeltelegrafen er verdt like mye som gull, er advokatfirmaets omdømme telefonkortet ditt. De fleste advokatfirmaer kjemper om virksomhet basert på deres erfaring.
- Vil du skille deg ut? Tilnærm deg klientens kommunikasjonsstrategi med toppmoderne verktøy og metoder som gir deg de viktigste innsiktene du trenger for å forstå hverandre.
- Skaper harmoni mellom deg og din klient. Pågående kommunikasjon ved hvert berøringspunkt i prosessen virker for å unngå at noe blir feid under teppet eller ikke oppdratt.
Spesielt i begynnelsen når klienten bare prøver å finne ut om de liker deg som advokat og ønsker å ansette deg, mens du samtidig prøver å vurdere om de har et juridisk problem du kan hjelpe dem med å løse.
Det er så viktig å legge grunnlaget for riktig kommunikasjon fra begynnelsen. Ikke la underkommunikasjonsmetoder, dårlig forholdshåndtering og feil bruk av tid påvirke hvordan kundene dine blir håndtert.
I stedet kan du legge til videokonferanser som følger med disse 3 viktige fordeler:
Hovedfordel nr. 1
Høy sikkerhetsstandarder gjennom hele samtalen.
Å holde klientens informasjon trygg og sikker er en topprioritet for enhver advokat. Nettmøter om kort eller utvidet skal være utstyrt med alle nødvendige trinn i praksis mot riktige sikkerhetstiltak:
- Obligatorisk å gi tilgang til en sikker konferansesamtale
- Må kunne kontrollere deltakerne i en samtale
- Legg til ekstra sikkerhetslag om nødvendig (møtelås, engangskode, osv.)
- Garantere at deltakerne på samtalen er de eneste deltakerne på samtalen
- Portal for konferansesamtaler
Hovedfordel nr. 2
Enkel overføring av sending og mottak av informasjon.
Når du har å gjøre med kunder, er det viktig å tilby brukervennlig, intuitivt designet kommunikasjonsteknologi som hjelper mer enn hindrer. En plattform som er brukervennlig og kan tilpasses for å gjenspeile merkevaren, viser seg å være en hyggeligere opplevelse.
Videre velger du en plattform lastet med funksjoner som støtter samtalen din som:
- Skjermdeling for å pore over dokumenter og filer i sanntid på nettet. Ved å dele skrivebordet ditt kan du inkludere andre deltakere for å se og se nøyaktig hva du ser. Alle handlinger blir gjort "synlige" for mer forbedret samarbeid, økt kommunikasjon og akselerert deltakelse. Skjermdeling gjør enhver chat mer dynamisk og lettere å legge til rette for.
- Møteopptak for nøyaktig gjenfortelling av tidligere hendelser, detaljer og historie. Brukes under en Videokonferanse (eller konferansesamtale), gir et opptak et større bilde av hva som skjer. Spesielt når du stiller noen tøffe spørsmål, kan opptak av et møte vise seg å være gunstig nede i veien når du vurderer for mer detaljer som en persons kroppsspråk, nyanser og stemmetone kommer tydeligere gjennom video.
- Video- og lydopptak fungerer også veldig bra hvis noen ikke kan delta eller se nå, da de kan se det senere, i stedet.
- AI-transkripsjoner hjelpe deg og teamet ditt til å være til stede og holde plass i stedet for å dele oppmerksomheten din mellom å ta notater og lytte. Med detaljerte transkripsjoner gjort for å inkludere høyttalerkoder og tids- og datostempler, kan du fortsette med et vitnesbyrd eller annen videobasert kommunikasjon uten å bekymre deg for om informasjon ble fanget eller ikke. Datoer, navn, steder og vanlige temaer og emner blir alle filtrert og registrert for enkel tilbakekalling og mer inngående data etter konferansen.
Den detaljerte informasjonen som er lagt opp med høyttalerkoder, dato-frimerker og lettlest tale til tekstnotater sparer deg for tid. Dette er spesielt nyttig for attester, eller andre rettslige prosesser, inkludert warrants, etc.
Hovedfordel nr. 3
Tilgang til all innhentet informasjon etter at samtalen er fullført.
Det er spesielt viktig og gunstig for videokonferanseteknologi å tilby samtaler og transkripsjoner organisert på slutten av synkroniseringen. Data etter konferanse som er merket og er like enkle å søke i som e-posten din gjør jobben din enklere og mer effektiv. I tillegg lagres all informasjon, inkludert sendte lenker, medier, videoer og opptak, samt filer og dokumenter i skyen for en mer sentralisert, enkel tilgangsnavigasjonssti som du og alle i teamet ditt eller i firmaet ditt har tilgang til.
Et sammendrag av videosamtalen som har alt på ett sted, gjør deling av informasjon mer smidig og sømløs. Ingenting faller mellom sprekkene når alt er lagt ut før deg.
Nå som fordelene er litt mer åpenbare, er det tydeligere hvordan implementering av videokonferanser i hverdagen din i stor grad kan påvirke kvaliteten på kommunikasjonen. Se hvordan strømmen av ting blir mer strømlinjeformet når alle er koblet sammen. Klienter vil vite at du tar vare på deres behov, og ansatte vil føle at deres øverste ledelse har tro på dem.
Når du vurderer videokonferanseløsninger for advokatfirmaet ditt, er det seks spørsmål du må stille først:
6. Hvordan vil du innlemme videokonferanser i praksis?
Hvor er ditt firma i forhold til politistasjoner, sykehus, tinghus, interneringssentre osv.? Tillater disse stedene videoinnleveringer og andre former for kommunikasjon for juridiske prosedyrer? Hvor teknisk kunnskapsrik er klientellet ditt?
5. Hvor ofte planlegger du å planlegge videokonferanser?
Legg merke til størrelsen på firmaet ditt og hva fremtiden har i vente for vekst. Videre vil andre avdelinger hoppe på vogna også? Dette er en utmerket mulighet for HR å holde kontakt med andre firmaer og ansette internasjonalt.
4. Vil du bruke videokonferanser for ytterligere opplæring og webinarer?
For advokater som ønsker å forbedre ferdighetene sine; For å knytte partnere og søster advokatfirmaer; bli mentor eller trene IT - å bruke videokonferanser er en effektiv, kostnadseffektiv måte å bruke teknologi for å styrke mennesker i sin rolle.
HR kan bruke videokonferanse løsninger for å fremskynde og forbedre rekruttering og ansettelsesprosessen ved å åpne talentpoolen utenlands. IT er i stand til raskt å løse eventuelle tekniske problemer og tilby støtte via tekstchatter pluss med hjelpen skjermdeling og videochat, tilbyr komplisert veiledning, navigering og oppsett - hvor som helst, når som helst.
3. Hvor mange advokater og klienter er villige til å bruke denne teknologien?
Vurder hvordan teamet ditt fungerer ved å diskutere funksjonene og fordelene med en mer videosentrisk kommunikasjonsstrategi. Vil dette styrke balansen mellom arbeid og privatliv? Kan advokater jobbe hjemmefra noen dager? Dette gjelder også for klienter. Er de lydhøre overfor potensielt mer virtuell ansikts tid? Vil implementering av en mer online tilnærming til møter og forhold mellom advokat og klient spare reisetid og forbedre produktiviteten?
2. Hvilken avkastning kan du forvente?
Dykk ned i hva den omtrentlige bruksomfanget vil være. Med en rask beregning kan du sammenligne og kontrastere den nåværende tiden som brukes på bestemte tilfeller mellom reisetid og ressurser. Legg det sammen for å finne ut timene per måned, og se hvordan implementering av videokonferanser kan gjøre en forskjell.
1. Hvor strømlinjeformet er teknologien du ser på?
Undersøk hvordan toveis kommunikasjonsprogramvare kan integreres med din eksisterende infrastruktur, og hvordan det kan påvirke arbeidsflyten din. Se etter noe som forenkler prosesser; er enkelt for alle å bruke; kobles til den eksterne virtuelle arbeidsstyrken og tilbyr applikasjoner og funksjoner som gir verdi og mer meningsfulle interaksjoner.
Følg opp spørsmål å tenke på:
• Hvilke sikkerhetsfunksjoner er inkludert?
• Hvor mange deltakere får plass?
• Er det kundestøtte?
• Hvilke funksjoner er inkludert? Er det opptak? Skjermdeling? Sammendrag?
• Hvordan er mobilopplevelsen? Finnes det en app?
Ved å kombinere både konferansesamtaler og videokonferanse inn i din hver dag: fra interne møter, til ansattes ombordstigning og videre læring, til virtuelle avsetninger og mer, blir det åpenbart at advokatfirmaer må omfavne å gå digitalt for å kunne bevege seg med tiden.
Online tilbud åpner dørene for mer forretning, produktivitet og økt tillit og tilgjengelighet hos kunder. Økt kommunikasjon gjør alles rolle - separat eller som en helhet - mer effektiv.
La Callbridge tilby advokatfirmaet avanserte sofistikerte konferanser som klarer å bygge en bemyndiget kultur for kommunikasjon i ditt nærmeste team og kontor mens du skinner et lys over hvordan du kan håndtere og pleie klientforhold.
Å tilby en toveiskommunikasjonsplattform for å oppmuntre til klar og kortfattet kommunikasjon i og utenfor rettssalen, starter med teknologi som er designet for å bygge bro over gapet mellom møter som holdes personlig og online.
Callbridge s drakt av digitale tjenester fungerer for å:
- Hold ansatte og kunder informert med enkel overføring og tilgjengelighet av informasjon
- Oppretthold en privat og sikker forbindelse til enhver tid
- Forenkle og koble til funksjoner som AI-transkripsjon, Møteopptak og Skjermdeling som forbedrer produktivitet, effektivitet og deltakelse
- Oppmuntre mer ansiktstid i sanntid med video- og lydkonferanser av høy kvalitet
- Og mer!
Finn ut hvordan Callbridge-videokonferanseløsninger kan gi firmaet ditt et konkurransefortrinn ved å utnytte arbeidet som blir gjort og hvordan klienter blir ivaretatt.
