Hvordan videokonferanser kan forbedre arbeidsflyten mellom offentlige kontorer

Når alle avdelinger og byråer jobber sammen som en enhetlig front, er det da et fullt fungerende regjeringsorgan virkelig er summen av delene. Men hvordan utveksler alle delene regelmessig ideer eller holder seg oppdatert på krisesituasjoner og plutselige endringer i politikken? Tradisjonelle moduser for dokumentasjon og kommunikasjon vil helt sikkert aldri gå helt ut av stil, men ettersom videokonferanser blir den foretrukne kommunikasjonsmåten, blir bunker med papirarbeid og analoge filer sakte erstattet.

Vurder følgende fordeler med videokonferanser for offentlige etater:

10. Bedre livskvalitet

Å koble til team og kolleger på tvers av avdelinger og andre sektorer krever reisetid og å være til stede. Eller gjør det? Med videokonferanser er det bare å sette opp et online møte og ut går behovet for å måtte kjøre, parkere og møte opp når beslutningstaking eller problemløsning kan gjøres via video. Bistand mellom byråer får en helt ny betydning når det gjelder å fremme de ansattes karriere. Tenk på all opplæring, rekruttering og ansettelse til spesialiserte offentlige jobber. Videokonferanseteknologi arbeider for å effektivisere innsatsen ved å ta opp opplæringsprogrammer for undervisning; rekrutteringsvideoer for rekrutteringskampanjer og planlagt ut ansettelsespakker for ombordstigning.

9. Arbeidsmiljøforbedringer

Tverrkontorskommunikasjon påvirker i stor grad kvaliteten på arbeidet som utføres mellom avdelinger så vel som i en avdeling. Samarbeidet forbedres kraftig når kommunikasjonen er i rask hastighet, spesielt i en kritisk situasjon, eller en PR-snafu. På en mindre dramatisk tone har til og med arbeidere som er nye foreldre eller som kommer inn fra en annen kultur eller et annet land nå muligheten til å integrere seg i arbeidsstyrken jevnere.

8. Mannstimer brukt mer effektivt

Å kutte ned kostnader betyr å spare tid, og å spare tid betyr at arbeidstid kan brukes mer effektivt andre steder. Videokonferanser underbygger produktiviteten og gir tilbake mer arbeidstid som er en verdifull ressurs i regjeringen. Tenk deg dollarene du sparer når en høyt profilerte advokats reisegebyrer plutselig ikke eksisterer. Å redusere reisetiden sparer sjelefred og skattebetalers dollar over tid.

7. Kutt kostnadene ved juridiske prosesser

Skattyters penger kan brukes andre steder når videokonferanser er på bildet. Attester, høringer, avsetninger, disse kan gjøres uten å måtte vogne innsatte til og fra fengsel; Advokater er ikke pålagt å forlate kontoret så ofte, og vitner kan gi detaljerte kontoer fra personvernet og sikkerheten til sitt eget hjem. Videre kan de fleste andre små tidsrettsrelaterte scenarier holdes uten reise og pendling. Med et enkelt oppsett og klar internettforbindelse kan mange rettslige prosesser utføres sømløst på skjermen.

6. Samhandle med publikum

Når kommunikasjonslinjene mellom regjeringen og publikum blir åpne og mer gjennomsiktige, er det en bedre følelse av tillit og forståelse. Ved å bruke en slik fremoverrettet teknologi som videokonferanser for PR, setter høyttaleren ut i det fri. Det er mindre røyk og speil, og representanter for offentlig sektor kan frimodig ta opp klager og spørsmål ved å snakke til publikum personlig.

5. Kommuniser med innbyggerne

Innbyggerengasjement i samfunnet er viktig hvis et spørsmål må høres eller gjøres oppmerksom på det. Selv om rådhus og offentlige arrangementer notorisk ikke er veldig godt besøkt, kan videokonferanser bidra til å få disse tallene opp. Innbyggere kan ringe inn (hvor som helst, ved hjelp av et gratis internasjonalt oppringingsnummer) og se hva som skjer. De kan delta ved å stille spørsmål via chat, dempe og løfte en hånd, eller være gjestetaler, avhengig av størrelsen på samlingen. Videokonferanser hjelper med å gi en stemme til menneskene som vil snakke, uavhengig av hvor de er geografisk lokalisert.

4. Samarbeid gjort enkelt

Enten du brainstormer ideer til samfunnstilbud og programmer eller jobber sammen som et team som kommer med en beredskapsplan, er det til tider obligatorisk å samarbeide på farten. Et effektivt kommunikasjonssystem som en brukervennlig videokonferanseplattform på forespørsel, gjør sammenkobling enklere og mer beriket. Så lenge det er en internettforbindelse, kan deltakere fra forskjellige regioner, land og kontorer berøre basen "lokalt" i en online møterom som bringer alle sammen.

3. Møter på farten

Viktige møter trenger ikke å bli forsinket eller planlagt på grunn av reisetid eller plutselige endringer i siste øyeblikk i avdelingslederens tidsplan. Videokonferanser gir myndighetene mer mobilitet og fleksibilitet når det gjelder geografisk avstand eller motstridende tidsplaner. Og hvis en nøkkelspiller ikke kan lage videokonferansen? Innspilling og se senere er det nest beste alternativet.

2. Kommunikasjon med offentlig sikkerhet etter behov

Videokommunikasjon åpner en direkte kontaktlinje i en nødssituasjon. Teamene kan forbedre beredskapstiden og vurdere hvilken beredskap som må tas i betraktning i tilfelle en krise der innbyggerne er i fare. Dette er en effektiv kommunikasjonsform for treningsformål og hvis det oppstår en nødsituasjon et eksternt sted.

1. Tverrdepartemental harmoni

Raskere beslutningstaking med færre ressurser bidrar til å gjøre arbeidsplassen smidigere. Bedre samarbeid har bare blitt mulig takket være videokonferanser, noe som gjør hvert prosjekt mer synlig eller bedre delegert blant arbeidere og medarbeidere.

La Callbridge toveis videokonferanseplattform styrke arbeidsflyten mellom statlige kontorer og samtidig redusere de totale driftskostnadene. Den brukervennlige nettleserbaserte programvaren uten nedlasting er rask, pålitelig og kobler deg rundt i verden - eller bare mellom kontorer. Med samarbeidsfunksjoner som dokumentdeling, og skjermdeling, kan arbeidet gjøres mer hensiktsmessig.

Start din gratis 30-dagers prøveperiode her.