ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਲਕਾਂ ਵਾਂਗ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ ਕਰਨੀ ਪਵੇਗੀ ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਜਾਂ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਨਾਲ ਕ੍ਰਮ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਜਾਂ ਬ੍ਰੇਨਸਟਾਰਮ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਇਦ ਹੁਣ ਤੱਕ ਇਹ ਵੀ ਸਮਝ ਲਿਆ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਸਾਰੀਆਂ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਓਨੀਆਂ ਲਾਭਕਾਰੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਜਿੰਨੀਆਂ ਉਹ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਕਈ ਵਾਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇਰ ਨਾਲ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ. ਕਈ ਵਾਰ ਉਹ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਨੀਂਦ ਜਾਂ ਧਿਆਨ ਭਟਕਾਉਂਦੇ ਹਨ. ਹੋਰ ਵਾਰ, ਉਹ ਬਿਲਕੁਲ ਦਿਖਾਈ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ. ਕਈਂ ਵਾਰੀ ਹੈਰਾਨ ਹੋਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ ਜੇ ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ ਕਰਨਾ ਵੀ ਸੰਭਵ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਕੁਝ ਵੀ ਗਲਤ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ.
ਖੁਸ਼ਕਿਸਮਤੀ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ, ਇੱਕ ਸਾਰਥਕ ਅਤੇ ਲਾਭਕਾਰੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਸੰਭਵ ਹੈ. ਤੇ ਕਾਲਬ੍ਰਿਜ, ਅਸੀਂ ਕਾਫ਼ੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨੂੰ ਵੇਖਿਆ ਅਤੇ ਸਹੂਲਤ ਦਿੱਤੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਇਹ ਪਤਾ ਲੱਗ ਸਕੇ ਕਿ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਬੈਠਕ ਦੀ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ ਕਰਨ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੀ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਇਨ੍ਹਾਂ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਆਸਾਨ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਦੀ ਹੈ:
ਕਦਮ 1: ਤੁਹਾਡੇ ਕੁਝ ਵੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਮਨ ਵਿਚ ਇਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਰੱਖੋ.
ਕਦਮ 2: ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਬਣਾਓ ਜੋ ਜਿੰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਵਿਸਤਾਰ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇ.
ਕਦਮ 3: ਵਿਸੇਸ ਮੀਟਿੰਗ ਸੱਦੇ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਮਹਿਮਾਨਾਂ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕਰੋ.
ਕਦਮ 4: ਅਣ-ਸੰਬੰਧਤ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਟ੍ਰਾਇਲ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ.
ਕਦਮ 5: ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰੇਕ ਲਈ ਅਗਲੇ ਕਦਮਾਂ ਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੋ.
ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਪੱਸ਼ਟ ਉਦੇਸ਼ ਰੱਖੋ
ਚੱਕਰਾਂ ਵਿੱਚ ਘੁੰਮਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ "ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ X 'ਤੇ ਜਾਓ" ਜਾਂ "Y ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਪੜਚੋਲ ਕਰੋ", ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਟੀਚੇ ਨਹੀਂ ਰੱਖੇ ਹਨ। ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ, "ਪਤਝੜ ਮੁਹਿੰਮ ਲਈ ਇੱਕ ਦਿਸ਼ਾ 'ਤੇ ਸੈਟਲ ਕਰੋ", ਜਾਂ "ਸਾਡੇ ਸੋਸ਼ਲ ਮੀਡੀਆ ਵਿਗਿਆਪਨਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਮਾਪ ਫਰੇਮਵਰਕ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੋ" ਵਰਗੇ ਟੀਚੇ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਸੈੱਟ ਕਰਨਾ ਹੈ।
ਆਪਣੇ ਟੀਚਿਆਂ ਨਾਲ ਜਿੰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਨਿਸ਼ਚਤ ਹੋਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਨਾ ਸਿਰਫ ਇਹ ਦੱਸਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਵੋਗੇ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਸਫਲ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਇਹ ਵੀ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀਆਂ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਵਿਚ ਸਹੀ ਪੈ ਰਹੇ ਹੋ ਜਾਂ ਨਹੀਂ.
ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਬਣਾਓ
ਕੋਈ ਵੀ ਆਪਣਾ 90% ਸਮਾਂ ਅਖਾੜੇ 'ਤੇ ਬਿਤਾ ਕੇ ਕੋਈ ਕਿਤਾਬ ਨਹੀਂ ਲਿਖਦਾ. ਇਕ ਏਜੰਡਾ ਹੋਣਾ ਅਤੇ ਇਸ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਰਹਿਣਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿਚ ਤੁਹਾਡੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਟੀਚਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੇ ਬਹੁਤ ਨੇੜੇ ਦੇਵੇਗਾ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤਹਿ ਕੀਤਾ ਸੀ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿਚ ਸਾਰੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਿਸ਼ਿਆਂ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਵਟਾਂਦਰੇ ਲਈ ਇਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮਾਂ ਹੋਵੇਗਾ.
ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖਣਾ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਕਿ ਅਸੀਂ ਸਾਰੇ ਇਨਸਾਨ ਹੀ ਹਾਂ, ਅਤੇ ਕਈ ਵਾਰ ਸਾਡੇ ਵਿੱਚੋਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਗਲਤੀਆਂ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਰੰਗੀਨ ਬੰਨ੍ਹਦੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਸਿਰਫ ਮਨੋਰੰਜਨ ਲਈ ਮੂਰਖਤਾ ਭਰੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ. ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੀ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸਮਾਂ ਸਾਰਣੀ 'ਤੇ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਇਸ ਬਾਰੇ ਅੱਤਵਾਦੀ ਨਾ ਬਣੋ. ਹਰ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿਚ ਕੁਝ ਮਨੋਰੰਜਨ ਲਈ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ.
ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਮੀਟਿੰਗ ਸੱਦੇ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਫਾਲੋ ਅਪ ਕਰੋ
ਮੁਲਾਕਾਤਾਂ ਦੇ ਸੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਭੇਜਦਿਆਂ, ਨਿਯਮ "ਪਹਿਲਾਂ, ਬਿਹਤਰ" ਹੁੰਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਹੌਲੀ ਹੌਲੀ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ ਦਾ ਸਮਾਂ ਹੈ ਜੇ ਉਹ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿਚ ਆਰਐਸਵੀਪੀ ਨੂੰ ਭੁੱਲ ਗਏ ਹਨ. ਆਪਣੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸਮਾਂ ਦੇਣਾ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਿਆਉਂਦੇ ਹਨ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਣਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ.
ਤੁਹਾਡੇ ਏਜੰਡੇ ਨੂੰ ਵਿਸਥਾਰਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਕਿਉਂ ਲੋੜ ਹੈ? ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਭਾਗੀਦਾਰ ਜਾਣਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਵਿਸ਼ੇ ਜਾਂ ਨੌਕਰੀ ਬਾਰੇ ਪੁੱਛਿਆ ਜਾਵੇਗਾ, ਤਾਂ ਉਹ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਉੱਤਰ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ ਝੁਕਣਗੇ. ਅਸਲ ਵਿੱਚ, ਉਹ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਲਈ ਵਧੇਰੇ ਤਿਆਰ ਹੋਣਗੇ, ਭਾਵੇਂ ਇਹ ਸਿਰਫ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵਜੋਂ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚਣਾ ਹੈ ਜੋ ਤਿਆਰ ਨਹੀਂ ਸੀ.
"ਪਾਰਕ" ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਜੋ ਪ੍ਰਸੰਗਕ ਨਹੀਂ ਹਨ
ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਕਿਸੇ ਗੈਰਸੰਬੰਧਿਤ ਛੂਹੇ ਵਿਚ ਚਲੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ? ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬੱਸ ਰੋਕਣ ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਪਰ ਇਹ ਸ਼ਾਇਦ ਸਭ ਤੋਂ ਕੁਸ਼ਲ ਅਤੇ ਵਧੀਆ receivedੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੱਲ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦਾ. ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਅਖੀਰ ਵਿਚ ਜਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿਚ ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ ਇਹਨਾਂ ਟੇਨਜੈਂਟਸ ਦਾ ਦੌਰਾ ਕਰਨ ਲਈ "ਪਾਰਕਿੰਗ" ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ. ਕੁਝ ਲੋਕ ਇਸ ਨੂੰ “ਪਾਰਕਿੰਗ” ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਪਾਰਕਿੰਗ ਬਹੁਤ ਵਧੀਆ ਹੈ ਜੇ ਕੋਈ ਉੱਚਿਤ ਪੁਆਇੰਟ ਉਠਾਉਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਉਸ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ, ਪਰ ਅਜੇ ਵੀ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ relevantੁਕਵਾਂ ਨਹੀਂ ਹੈ. ਇਸ ,ੰਗ ਨਾਲ, ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਿਸ਼ਿਆਂ 'ਤੇ ਅਜੇ ਵੀ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਧਿਆਨ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਜਾਰੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਬਿਨਾਂ ਵਿਸ਼ਾ-ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਦੁਆਰਾ.
ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਸਹਿਮਤ ਹਨ
ਇਹ ਕਦਮ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ. ਬੈਠਕ ਦੇ ਅੰਤ ਤੇ, ਅਗਲੇ ਸਾਰੇ ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਓ, ਨਾਲ ਹੀ ਇਹ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੌਣ ਮਾਲਕੀਅਤ ਲੈ ਰਿਹਾ ਹੈ. ਇੱਕ ਵਾਰ ਜਦੋਂ ਸਾਰੀਆਂ ਧਿਰਾਂ ਆਪਣੇ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਸਹਿਮਤ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਕੋਈ ਵੀ ਭੁਲੇਖੇ ਵਿੱਚ ਪੈਣ, ਜਾਂ ਇਹ ਕਹਿਣ ਦਾ ਬਹਾਨਾ ਨਹੀਂ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਕਿ ਕੁਝ "ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਮਨ ਨੂੰ ਤਿਲਕ ਗਿਆ".
ਦਾ ਧੰਨਵਾਦ ਕਯੂ, ਤੁਸੀਂ ਸਾਰੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਏਆਈ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਵੀ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਕਿ ਇਸ ਬਾਰੇ ਕੋਈ ਉਲਝਣ ਨਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ.
ਅਗਲੀ ਮੁਲਾਕਾਤ ਕਦੋਂ ਹੋਵੇਗੀ ਇਸ ਨਾਲ ਸਹਿਮਤ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਤੁਸੀਂ ਫਿਰ ਆਪਣੀ ਪਾਰਕਿੰਗ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਾਧੂ ਵੇਰਵੇ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਸਿਰਫ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ. ਹਾਲਾਂਕਿ ਇਹ ਵਰਤਮਾਨ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਅਤੇ ਫਿਲਮਾਂ ਵਰਗੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਨਾ ਬੇਅਰਥ ਜਾਪਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਕਾਨਫਰੰਸ ਕਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮੇਜ਼ਬਾਨੀ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਇਹ ਇੱਕ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਕੰਮ ਵਾਲੀ ਜਗ੍ਹਾ ਦੇ ਵਾਤਾਵਰਣ ਅਤੇ ਖੁਸ਼ਹਾਲ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ.
