Każdy, niezależnie od branży, uczestniczy w telekonferencji lub spotkaniu online przynajmniej raz w tygodniu. Można śmiało założyć, że większość z nas jest już ekspertami w tych wirtualnych spotkaniach, prawda? Niestety, nie. Wszyscy byliśmy na tym spotkaniu o 9:00 rano, gdzie ludzie gorączkowo pytali o swoje kody dostępu, byliśmy zmuszeni słuchać czyjejś muzyki w oczekiwaniu na połączenie i oczywiście znosiliśmy te wieczne 5 minut, kiedy jedyne słowa, które wypowiadaliśmy, to: „Halo, słyszysz mnie?”.
Oto 10 złotych zasad dotyczących połączeń konferencyjnych, których możesz użyć, aby uratować poniedziałkowe spotkania i zachować zdrowie psychiczne.
10. Uspokój się i włącz automatyczne nagrywanie.
Inżynierowie uwielbiają dodatkowe funkcje i widżety w aplikacjach. Jednak jednym z najlepszych sposobów oszczędzania czasu jest funkcja nagrywania, która jest później przekształcana w transkrypcję przez Cue. Przegapiłeś coś w rozmowie? Posłuchaj nagrania lub sprawdź transkrypcję później. Callbridge jest wyposażony w automatyczne nagrywanie. Włącz go, a nagrywanie rozmowy rozpocznie się natychmiast po podłączeniu do linii.
9. Zadzwoń co najmniej 10 minut przed rozmową.
Staraj się nie skracać czasu na rozmowę. 10 minut powinno wystarczyć na przesłanie dokumentów, udzielenie odpowiedzi na pytania i omówienie niepowiązanych kwestii z innymi osobami. A jeśli znajdziesz się w kłopotach, 10 minut powinno wystarczyć na skontaktowanie się z dostawcą usług (nami!), Aby Ci pomóc.
8. Wykonaj należytą staranność.
Ile razy ktoś zaprosił Cię na telekonferencję przy użyciu nowego usługodawcy bez odbycia przynajmniej próbnej telekonferencji, aby zobaczyć, jak to działa? Większość systemów konferencyjnych jest dość łatwa do odgadnięcia, ale nie wszystkie mają te same kluczowe kody, konwencje interfejsu użytkownika lub funkcje. Zrób dobre wrażenie na kliencie - jeśli to nowy system konferencyjny, wypróbuj go najpierw.
7. Poświęć chwilę, aby przedstawić siebie i swoich uczestników
Niektóre usługi telekonferencji, takie jak Callbridge, umożliwiają identyfikację i wyświetlanie poszczególnych rozmówców. Co więcej – poznaj głos każdego uczestnika. Pozwoli Ci to lepiej śledzić działania, działania następcze i protokoły.
6. Nie tnij kosztów, jeśli chodzi o klientów.
W Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych metod łączenia się przez telefon. Należy pamiętać, że wiele z tych technologii wydaje się oferować ogromne korzyści, ale w rzeczywistości „prace w toku”. Lepiej zainwestować trochę pieniędzy, niż ryzykować utratę sprzedaży lub wywrzeć złe wrażenie na ważnym spotkaniu. To nawet nie kosztuje tak dużo.
5. Mów wyraźnie i poprawnie wymawiaj.
Żyjemy w zglobalizowanym świecie. Nawet jeśli Twoja firma ogranicza się do Ameryki Północnej, pamiętaj, że możesz mieć wielu uczestników, dla których angielski nie jest ich pierwszym językiem. Mówienie w tempie nie tylko przedstawi Cię jako wyraźnego mówcę, ale także da innym czas na zrobienie notatek.
4. Nie angażuj się w rozmowy poboczne.
Wszyscy przeszli co najmniej 12 lat w szkole, gdzie nauczyli się milczeć i pozwolić nauczycielowi mówić. Dlaczego tak się dzieje, że jak tylko założymy nasze garnitury na tej lekcji, wylatuje przez okno? Rozmowy na boku powodują zamieszanie, hałas otoczenia, a nie wspominając, są po prostu niegrzeczne. Callbridge ułatwia zarządzanie całą rozmową - możesz podnieść rękę, aby mówić lub zapisywać notatki w oknie czatu.
3. Daj ludziom szansę porozmawiania.
Spotkania dotyczą aktywnych rozmów. Badania wykazały, że bez względu na staż pracy w firmie dyktatorskie zarządzanie skutkuje słabym przywództwem i prowadzi do nieporozumień. Pozwól swoim współpracownikom mówić. Nie tylko możesz nauczyć się czegoś nowego, ale także pozwolisz im poczuć, że ich wkład jest poszukiwany.
2. Zadzwoń, używając prawidłowego numeru telefonu i kodu PIN.
Przepraszam, że się powtarzam… po prostu otrzymujemy wiele e-maili z ostatniej chwili z prośbą o numer telefonu. Ponadto niektóre połączenia używają unikalnych kodów dostępu w celu zapewnienia bezpieczeństwa. Na szczęście możesz znaleźć swój kod PIN w otrzymanym e-mailu lub zaproszeniu SMS!
1. Jeśli nie masz nic do powiedzenia, wycisz się.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego podczas dużych połączeń konferencyjnych zaczyna narastać hałas? Czy zadałeś sobie pytanie, skąd bierze się to desperackie pisanie na maszynie? Jeśli rozmawiasz ze znajomymi na Facebooku, wycisz się. Każdy może usłyszeć, jak piszesz! Naciśnij * 6 lub przycisk wyciszenia w interfejsie użytkownika Callbridge, a będziesz mógł słuchać (i trochę popracować z boku) bez wiedzy nikogo innego.
A teraz przejdź do kilku produktywnych i przyjemnych połączeń konferencyjnych!
