Kiedy planujesz spotkanie online, musisz mieć więcej niż nadzieję, że uczestnicy zwracają uwagę! W rzeczywistości chcesz zainspirować ich do zaangażowania i obecności. Aby tak się stało, Twoje spotkanie online musi być zorganizowane. Musi być zaprojektowany i zaspokoił Twoją publiczność!.
W końcu, jaki jest inny cel? Po co marnować czas na zbieranie żołnierzy, aby przejrzeć raporty z postępów lub otworzyć linie komunikacyjne i przeprowadzić burzę mózgów, jeśli jedynym słyszanym dźwiękiem są świerszcze?
Dzięki bardziej interaktywnemu podejściu do spotkań online możesz oczekiwać wysokiego zaangażowania, lepszej absorpcji informacji i dokładniejszego zrozumienia treści. Może nawet trochę zabawy!
Przejdźmy do biznesu – czyli spotkań biznesowych!
Według artykułu opublikowanego w Harvard Business Review, kierownictwo wyższego szczebla, kierownictwo wyższego szczebla i inni decydenci spędzają prawie trzy czwarte swojego czasu na spotkaniach z innymi w celu omówienia postępów w pracy. To dużo czasu spędzonego na spotkaniach.
Nie zapominajmy też o pracownikach zdalnych. Dzięki wyrafinowanej technologii możliwe są spotkania online z zespołami i współpracownikami w różnych lokalizacjach, ale nadal istnieją wyzwania związane ze strefami czasowymi, łącznością i koordynacją projektów. To tutaj czas spędzony może zostać stracony lub niewłaściwie wykorzystany.
Czy robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby spotkania online były produktywne i dobrze wykorzystywały czas?
Jeśli chcesz:
- Znajdź prostsze sposoby na koordynację ze współpracownikami i pracownikami zdalnymi
- Pozostań w kontakcie niezależnie od czasu i odległości
- Ożyw interakcje
- Nacisk na większe uczestnictwo i skuteczność
Oto kilka pomysłów na ożywienie spotkań, aby były bardziej interaktywne i efektywne:
Najpierw zadaj sobie pytanie: czy to spotkanie jest konieczne? Czy naprawdę potrzebujesz odbyć to spotkanie?
Aby uczestnicy mogli wchodzić w interakcje i współpracować, należy wysłuchać głosów, opinii, ustaleń i wymiany informacji. W przypadku spotkania online preferowany jest dialog, a nie monolog.
Jeśli istnieje ogłoszenie lub informacja, które nie wymagają od uczestników dodawania, pracy i tylko słuchania, zastanów się, w jaki sposób wiadomość może być lepiej dopasowana do wiadomości e-mail. W przypadku spotkań, które są interaktywne i angażujące, proszenie uczestników tylko o słuchanie może spowodować utratę lub udawanie zainteresowania.
Po ustaleniu treści i celu spotkania online jako „koniecznego”, oto co dalej:
12. Zarządzaj oczekiwaniami
Pielęgnuj właściwe nastawienie wśród współpracowników, informując ich z wyprzedzeniem, że ich udział jest wymagany. W agendzie rozsyłanej przed spotkaniem online przedstaw prosty układ tego, czego każdy może oczekiwać.
Zaprezentuj problem i poinformuj uczestników, że wymagane są ich pomysły i wkład. Daje im to czas na myślenie i rozwiązywanie problemów, a także ustalanie podstawowych zasad.
Dodatkowo poinformuj ich o podstawowej oczekiwanej etykiecie, takiej jak:
- Naciśnij „wycisz”, gdy nie mówisz
- Powstrzymaj się od jedzenia i picia
- Odłóż telefony i inne elementy rozpraszające uwagę podczas pauzy
11. Zameldowanie u kolegów
W świetle niedawnej pandemii, w wyniku której miliony ludzi pracują w domu, praca zdalna może być izolowana. Po prostu planując spotkanie w poniedziałek i zaczynając od prostego pytania: „Co robiłeś w ten weekend?” możesz wywołać uczestnictwo i zachęcić kolegów do otwarcia.
Jeszcze lepiej, w zależności od wielkości spotkania, wykorzystaj ten czas wprowadzający, aby wszyscy skontaktowali się z kolegami i podziękowali im za coś, co zrobili. Duże czy małe, okazując wdzięczność za pomocą prostego imienia i wykrzyknika zadań, wdzięczność sprawia, że wszyscy czuć się bardziej połączony. To mały, ale potężny sposób na zachęcanie do tworzenia więzi społecznych na wirtualnej platformie.
Czy Twój zespół składa się z wielu pracowników zdalnych? Zaszczepić więcej poczucia więzi społecznej, wstrzykując trochę zabawy, aby pomóc przełamać lody i sprawić, by ludzie czuli się mniej samotni dzięki dystansowi społecznemu lub pracy z domu:
- Urozmaicić wstępy:
Internetowa sala konferencyjna pełna nieznajomych? Zaproś uczestników do przedstawienia się i trochę dziwacznych informacji:
-
- Ich ulubiona piosenka karaoke
- Ich charakterystyczne domowe danie?
- Najlepszy koncert, na jaki kiedykolwiek poszli
Sala konferencyjna online z tymi samymi współpracownikami? Zaproś znajome twarze do:
-
- Omów krótko dobry film, który ostatnio obejrzeli
- Podziel się, jak radzi sobie ich zwierzak
- Otwórz się na temat hobby lub osobistego projektu, którego się podjęli
- Użyj swojego mózgu:
Ćwiczenia budowania zespołu nie powinny odpaść tylko dlatego, że członkowie zespołu są bardziej rozproszeni. Podaj kryteria z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli się pojawić gotowi. Wypróbuj krótką wersję online Szarad lub Balderdash, aby uzyskać ciekawszy sposób otwarcia spotkania. - Zagrać w zgadywankę:
Innym sposobem na większe zaangażowanie ludzi jest poproszenie każdego uczestnika o zagranie w prostą wersję ISpy poprzez opisanie elementu w ich zdalnym obszarze roboczym.
10. Stwórz swój plan spotkania z wyprzedzeniem
Jeśli plan spotkania jest jasny i sprecyzowany, możesz oczekiwać takiego samego zwrotu z inwestycji podczas spotkania online! Bez planu lub przewidywania, niejasna, źle poinformowana synchronizacja doprowadzi do zamieszania i straty czasu.
Przygotuj uporządkowany program, który przedstawia kluczowe kwestie i wspomnij, czego wymaga się i czego oczekuje od uczestników. Wyślij z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem i nie zapomnij użyć ustawień zaproszeń i przypomnień, aby szybko rozpowszechniać informacje.
9. Przygotuj swoją technologię
Choć technologia jest cudowna, wciąż zdarzają się sytuacje, w których może się trochę niepokoić. Możesz mieć pewność, że wszystko działa sprawnie, testując swoją technologię i sprawdzając, czy wszystkie urządzenia są naładowane. Dowiedz się, gdzie znajdują się gniazdka elektryczne i miej pod ręką ładowarki. Przetestuj kamerę, mikrofon, połączenie internetowe i rozważ wszystko, czego możesz potrzebować:
- Czy twoje oświetlenie jest za jasne lub za słabe?
- Czy otacza Cię dużo bałaganu?
- Czy znajdujesz się w obszarze o dużym natężeniu ruchu, gdzie ludzie przychodzą i odchodzą?
- Kiedy ostatnio wyłączyłeś/zresetowałeś swoje urządzenie?
Zastanów się nad włączeniem tych punktów do e-maila z agendą przed spotkaniem, aby wszyscy byli o tym poinformowani.
8. Tchnij życie w swoją dostawę
Oczywiście, możesz skutecznie przeprowadzić spotkanie online, usuwając kluczowe elementy, ale możesz też dodać trochę pizzy, aby zaintrygować ludzi:
- Zaproś ruch
Wszyscy wiemy, jak łatwo jest zainwestować w pracę. Wstawanie z biurka to świetny pomysł, ale może zostać zapomniany, gdy jesteś w trakcie gaszenia pożaru lub pisania długiego e-maila. W pewnym momencie spotkania online potrząśnij nim trochę, zachęcając uczestników do przelania krwi. Proste ruchy, takie jak wyciąganie ramion nad głową lub kilkakrotne wstawanie i siadanie lub robienie kilku przeciągnięć na biurku, mogą zwiększyć dotlenienie mózgu i przełamać uczucie zmęczenia i letargu. - Dodaj wizualizacje
Zachęcaj do interakcji i przekazuj swoje treści do odbiorców poprzez
używając jasnych kolorów, filmów, zdjęć i żywych wezwań. Spraw, aby Twoje treści były przyswajalne i niezapomniane dzięki łatwej do zrozumienia prezentacji, która jest atrakcyjna za pomocą wizualizacji i być może dobrze umieszczonego, odpowiedniego mema! - Otrzymuj informacje zwrotne w czasie rzeczywistym
Zobacz, jak ludzie absorbują Twoje treści, przeprowadzając na miejscu ankietę. Nie tylko są zabawne, ale faktycznie przerywają program i dostarczają przydatnych informacji w czasie rzeczywistym. Służy jako narzędzie do natychmiastowego podejmowania decyzji, utrzymuje wysokie zaangażowanie i pomaga ustrukturyzować kolejne kroki.
7. Deleguj zadania
Kiedy ludzie są odpowiedzialni za wniesienie czegoś do spotkania online, takiego jak moderowanie, prowadzenie zajęć przełamujących lody lub robienie notatek, tym bardziej zaangażowana będzie każda osoba. Dodatkowo pomaga to utrzymać małe spotkania. Utrzymuj role oczywiste, włączając tylko tych, którzy muszą tam być, takich jak decydent, doradca, stażysta itp.
- Wybór moderatora
Moderator zapewnia, że spotkanie nie zostanie wykolejone. Jego/jej zadaniem jest pilnować technologii, przewodzić z autorytetem, udzielać pozwolenia na wypowiadanie się tym, którzy tego potrzebują, odpowiadać za nagrywanie i dbać o jakość dźwięku i obrazu.
6. Trzymaj się ram czasowych
Kiedy masz świadomość, że masz ograniczony czas, produktywność zwykle rośnie. Praca z limitem czasu „określa” spotkanie i nadaje mu koncentrację. Przypisz określoną ilość czasu dla każdego kluczowego punktu z 10-minutowym buforem. W ten sposób każdy może skończyć na czas lub tuż przed czasem!
5. Usuń rozproszenia
Łatwo (i bardzo często) chcesz sprawdzić pocztę e-mail lub rzucić okiem na telefon podczas spotkania online. Trzymaj się czasu i unikaj pokusy, usuwając elementy rozpraszające uwagę od samego początku: zamknij karty laptopa, wycisz telefon (lub tryb samolotowy!), zamknij okno, aby odciąć się od dźwięków w tle (lub użyj słuchawek) i oszczędzaj podjadanie na później!
(alt-tag: Kobieta siedząca przy biurku i pracująca na otwartym laptopie, siedząca przy oknie wcześnie rano)
4. Promuj współpracę
Skorzystaj ze spotkania online, aby wygenerować pomysły od uczestników. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z charakterystyką think tanku lub sesji burzy mózgów. Pozwól ludziom wymyślać własne pomysły lub odrzucać pomysły innych; Wypróbuj funkcję taką jak tablica internetowa, aby uzyskać kreatywne soki.
3. Włącz gry
Przez gamification, możesz oczekiwać, że poziom interaktywności podczas spotkania online wystrzeli w górę! Na początku zamieść małe pytanie i poproś uczestników, aby kontynuowali. Te również mogą być motywowane – przedłużony lunch, łupy firmowe, wczesny urlop itp. Na przykład:
- Wybierz obraz lub postać do umieszczenia na slajdach i poproś uczestników, aby odpowiedzieli, ile razy był widziany podczas prezentacji.
- Na koniec wrzuć prosty quiz, aby sprawdzić, czy uczestnicy rozumieją treść.
- Zbieraj cytaty od kolegów i każ im odgadnąć, kto co powiedział.
2. Zakończ z dobrze wyartykułowanymi elementami akcji
Celem spotkania online jest zebranie uczestników i zebranie się, aby poczynić postępy w kierunku następnego kroku. Można to zrobić tylko za pomocą jasnych elementów działania. Tylko wtedy, gdy wszyscy są świadomi tego, co mają robić, wszystko może się udać. Przed zakończeniem spotkania sprawdź, czy uczestnicy jasno określili swoją rolę. Poświęć kilka chwil na omówienie tego, co zostało omówione i przypisanie osoby do pracy.
1. Udostępnij podsumowanie
Podczas spotkania online wiele może się wydarzyć. Wiele pomysłów, sugestii i opinii jest rzucanych wokół, dlatego dobrze podsumowane notatki są skuteczne w utrzymaniu integralności synchronizacji.
Wybierz oprogramowanie do wideokonferencji z funkcją nagrywania lub sztuczną inteligencją, aby uchwycić wszystko, co się wydarzyło. Ręczne sporządzanie notatek jest zawsze dobrym pomysłem, ale gdy masz technologię działającą w tle, możesz wystąpić podczas spotkania, wiedząc, że reszta jest załatwiona.
Oto kilka dodatkowych sztuczek, dzięki którym Twoje następne spotkanie online będzie błyszczeć:
- Wyróżnij swoją markę we wszystkich punktach styku swojego spotkania
Rozmawiaj z potencjalnymi klientami? Nagraj własną wiadomość, która przedstawia nazwę Twojej firmy, hasło i ważne ogłoszenia, podczas gdy uczestnicy pojawiają się przed konfigurowalny pokój spotkań online. Zrób świetne pierwsze wrażenie, które jest dopracowane i profesjonalne dzięki logo i kolorom marki w interfejsie użytkownika. - Użyj sztucznej inteligencji, aby wykonać legwork
Podczas spotkania online wykonujesz pracę skierowaną do przodu. Wybierz wideokonferencje rozwiązanie, które działa w tle, aby zapewnić transkrypcje, znaczniki głośników i znaczniki daty, aby ułatwić późniejsze wyszukiwanie. - Hit Screen Share, aby „Pokazać” zamiast „Powiedz”
Z udostępnianie ekranu opcja, poruszanie się po trudnych do wyjaśnienia demonstracjach i funkcjach produktu podczas spotkania online stało się jeszcze łatwiejsze. Każdy może zrozumieć, co mówisz, kiedy widzi to na własne oczy. Przenieś uczestników na tę samą stronę, gdy każdy przebieg akcji może być pokazywany w czasie rzeczywistym.
Callbridge ożywi Twoje spotkania online. Dzięki zaawansowanej technologii, konfigurowalnym funkcjom i intuicyjnie zaprojektowanemu interfejsowi użytkownika Twoje spotkania stały się jeszcze bardziej interesujące i produktywne.
