Spotkania na odległość stały się istotną częścią pracy na całym świecie. Nawet jeśli mieszkasz w dużym mieście, możesz wypełnić tę lukę, jeśli znajdujesz się w jednej części miasta, a twoje biuro znajduje się w drugiej. Połączenia konferencyjne i wideokonferencje sprawiają wrażenie, jakby dosłownie nie było odległości między nadawcą a odbiorcą, zmieniając sposób, w jaki się komunikujemy. To naprawdę niesamowite, że żyjemy w epoce, w której możemy mieć biura w Singapurze, Londynie, Nowym Jorku i pozostające w domu matki mieszkające na przedmieściach – wszystkie pracujące razem na tej samej stronie.
Więc teraz, gdy Twoja firma zatrudniła największe talenty i ustanowiłaś efektywny rytm spotkań, istnieje piętno, że menedżerowie wolą spotkania osobiste, a nie zdalne. Chociaż jest to tradycyjnie prawdą, podobnie jest z możliwością dostosowania i skonfigurowania pracowników zdalnych za pomocą najlepszych narzędzi w branży w celu zwiększenia produktywności i zaangażowania (i cyberbezpieczeństwo!) spotkania, które prowadzą do bicia liczb i miażdżenia bramek.
Ponieważ, gdy nie uczestniczysz w spotkaniu twarzą w twarz, obowiązują różne zasady, rozmowa na temat „złotych zasad” obejmuje wszystkich, dzięki czemu każda synchronizacja może zostać dostarczona i odebrana w sposób, który przyniesie rezultaty. Oto kluczowe zasady, o których należy pamiętać w przypadku pracy zdalnej:
PRZED SPOTKANIEM
Zapoznaj się ze swoją technologią
Włączenie kamery wideo i wysłanie kodu do połączenia konferencyjnego jest łatwe. Ale trochę dokładniejsze zapoznanie się z działaniem oprogramowania i sprzętu może wprawić Cię w dobry nastrój, jeśli - nie daj Boże - podczas telekonferencji wystąpią problemy technologiczne. Zapobiegaj czkawkom, przechodząc do trybu online 5 minut przed terminem, aby móc skonfigurować wcześniej; albo przygotuj plan b gotowy do działania. Nawet przeprowadzenie próby nagrania wideo to sprytne posunięcie!
Dodaj warstwy do udostępnionej przestrzeni
Wspólna przestrzeń nie jest salą konferencyjną. W rzeczywistości jest to sala konferencyjna, w której znajdują się wspólne przestrzenie, takie jak flipcharty tablica online, wspólne ekrany i nie tylko. Pracownicy zdalni mogą poczuć się drugą najlepszą rzeczą po fizycznym przebywaniu, będąc pod wpływem kombinacji tych przestrzeni podczas połączenia konferencyjnego.
Ustal program i udostępnij go z wyprzedzeniem
Zdalne połączenie konferencyjne wymaga wysiłku i planowania, aby każdy mógł w niej uczestniczyć. Podkreślając poruszone tematy i udostępniając wcześniej program, możesz zachować cenne chwile, trzymając się planu. W ten sposób uczestnicy wiedzą, co się dzieje i mogą aktywnie słuchać, a także przygotować się do swojej części spotkania.
Zaproś kilku wybranych
Im wyższa liczba uczestników połączenia konferencyjnego, tym mniejsze oczekiwania dotyczące udziału w dyskusji. 1-10 uczestników jest idealne.
PODCZAS SPOTKANIA
Utrzymuj cel spotkania z przodu i na środku
W prostych słowach, przypomnij wszystkim, co należy osiągnąć przed zakończeniem telekonferencji. Na przykład zanotuj go na tablicy online, aby każdy mógł go wyraźnie zobaczyć i użyj go do uziemienia uczestników, jeśli zbaczą z kursu podczas dyskusji.
Role połączeń konferencyjnych Gamify
Role mogą być przydzielane różnym uczestnikom, takim jak moderator, chronometrażysta i skryba, aby zanotowali wszystkie punkty działań i podjęte decyzje. W przypadku spotkań cyklicznych narysuj imiona i zmień role, aby zadecydowano na początku spotkania i - niespodzianka! - możesz to być Ty! To grywalizacja zapewni ludziom zaangażowanie.
Każdy dostaje wprowadzenie
Uczestnicy chętniej biorą udział w połączenie konferencyjne kiedy lepiej zrozumieją, kto jest z nimi na wezwanie. Szybkie wprowadzenie wszystkich uczestników spotkania, (nawet jeśli jest ikona lub obraz) dodaje odrobinę człowieczeństwa i sprawia, że pracownicy zdalni czują się widziani i słyszani!
Zachęcaj do krótkiej rozmowy
Łączenie się ze zdalnymi kolegami sprawia, że ich obecność jest odczuwalna na spotkaniu. Szybkie podsumowanie ich dnia, pogoda, plany na weekend - sprawiają, że czują się znani zarówno w świecie rzeczywistym, jak i cyfrowym.
PO SPOTKANIU
Połącz działania następcze
Podsumuj główne punkty i przełomy spotkania, które zostaną przesłane. Część, która sprawia, że jest to wciągające? Dodaj element zabawy i koleżeństwa. GIF, wideo lub zabawne zdjęcie pomaga zapamiętać wiadomość e-mail lub czat, co z kolei sprawi, że wszyscy z niecierpliwością czekają na kolejną wiadomość e-mail po przyszłych spotkaniach.
Wspomnij o liczbach
Zdrowie i produktywność relacji w pracy zdalnej zależą od osiągania celów, osiągania liczb i osiągania celów wydajnościowych. Zarezerwuj czas na omówienie ich na spotkaniu lub wyślij e-mail uzupełniający z opisem zmian, osiągnięć, ulepszeń itp.
Niech wydajne oprogramowanie konferencyjne firmy Callbridge tchnie życie w biznesowe połączenia konferencyjne. Jego pierwszorzędna platforma do sal konferencyjnych wypełnia lukę w wirtualnych i rzeczywistych spotkaniach. Z wyjątkowe funkcje współpracy Które obejmują udostępnianie ekranu, udostępnianie plików, prezentowanie dokumentów i czat grupowy, wyjątkowa technologia audiowizualna firmy Callbridge wspiera zdalną współpracę.
