Jak zorganizować spotkanie konferencyjne
Jeśli jesteś jak większość właścicieli małych firm, musiałeś być gospodarzem spotkanie telekonferencyjne lub dwa w zamówieniu lub burza mózgów ze swoim zespołem. Prawdopodobnie już zdałeś sobie sprawę, że nie wszystkie spotkania są tak produktywne, jak mogłyby być.
Czasami pracownicy spóźniają się. Czasami są zbyt senni lub rozkojarzeni. Innym razem w ogóle się nie pojawiają. Czasami łatwo się zastanawiać, czy w ogóle możliwe jest zorganizowanie telekonferencji, na której nic się nie dzieje.
Na szczęście dla Ciebie możliwe jest sensowne i produktywne spotkanie konferencyjne. W Callbridge'a, widzieliśmy i prowadziliśmy wystarczającą liczbę spotkań, aby dokładnie wiedzieć, co należy zrobić, aby zorganizować jak najlepsze spotkanie. Wszystko, co musisz zrobić, to wykonać następujące szybkie i łatwe kroki:
Krok 1: Zanim zrobisz cokolwiek innego, miej na uwadze jasny cel spotkania.
Krok 2: Stwórz możliwie najbardziej szczegółowy plan spotkania telekonferencyjnego.
Krok 3: Wyślij szczegółowe zaproszenia na spotkania i skontaktuj się z gośćmi.
Krok 4: Zachowaj niepowiązane tematy na później, aby spotkanie nie zostało przerwane.
Krok 5: Przed zakończeniem spotkania uzgodnij kolejne kroki dla wszystkich uczestników.
Miej jasny cel spotkania
Łatwo jest kręcić się w kółko, gdy Zorganizować spotkanie „przejrzeć projekt X” lub „zgłębić tematy związane z Y”, ponieważ nie wyznaczyłeś jasnych celów spotkania. Zamiast tego, co powiesz na wyznaczenie celu, takiego jak „ustal kierunek jesiennej kampanii” lub „ustal i uzgodnij ramy pomiaru dla naszych reklam w mediach społecznościowych”.
Postaraj się jak najdokładniej określić swoje cele, a nie tylko będziesz w stanie stwierdzić, czy Twoje spotkanie zakończyło się sukcesem, ale także czy schodzisz z kursu w swoich dyskusjach.
Utwórz plan spotkania dla telekonferencji
Nikt nie pisze książki, spędzając 90% czasu na przedmowie. Posiadanie programu i trzymanie się go przybliży Cię o wiele bliżej do rzeczywistego osiągnięcia celu spotkania telekonferencyjnego, które wyznaczyłeś wcześniej, ponieważ będzie wyznaczony czas na omówienie wszystkich ważnych tematów na spotkaniu.
Ważne jest również, aby pamiętać, że wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i czasami najlepsi z nas popełniają błędy, idą na styczne lub po prostu wygłupiają się dla zabawy. Powinieneś dotrzymywać terminu telekonferencji, ale nie bądź bojowy. Na każdym spotkaniu jest miejsce na zabawę.
Wysyłaj szczegółowe zaproszenia na spotkania i kontynuuj je
Wysyłając zaproszenia na spotkania, obowiązuje zasada „im wcześniej, tym lepiej”. W ten sposób masz czas, aby delikatnie przypomnieć ludziom, że zapomnieli odpowiedzieć na Twoje spotkanie. Danie uczestnikom czasu pozwala również na przygotowanie się do spotkania i szybkie opanowanie tego, co powinni wiedzieć przed spotkaniem.
Dlaczego Twój program musi być szczegółowy? Po prostu dlatego, że kiedy uczestnicy wiedzą, że zostaną zapytani o określony temat lub pracę, będą mieli tendencję do przygotowania odpowiedzi z wyprzedzeniem. Zasadniczo będą lepiej przygotowani na spotkanie, nawet jeśli ma to na celu uniknięcie wyróżnienia ich jako kogoś, kto nie był przygotowany.
Tematy spotkań telekonferencji „Park”, które nie są istotne
Co robisz, gdy twoje spotkanie zaczyna odpływać w niepowiązaną styczną? Możesz po prostu powiedzieć im, żeby przestali, ale to może nie być najbardziej taktowne i dobrze przyjęte rozwiązanie. Zamiast tego spróbuj „zaparkować” te styczne do odwiedzenia pod koniec spotkania lub w późniejszym czasie. Niektórzy nazywają to „parkingiem”.
Parking jest również świetny, jeśli ktoś podnosi ważny punkt, którym należy się zająć, ale nadal nie jest on wyraźnie związany ze spotkaniem. W ten sposób ważne tematy mogą nadal być przedmiotem ich uwagi, podczas gdy twoje spotkanie trwa, bez przeszkód w dyskusjach niezwiązanych z tematem.
Upewnij się, że kolejne kroki zostały uzgodnione
Ten krok jest niezbędny. Na koniec spotkania powtórz wszystkie kolejne kroki, a także kto przejmie własność. Gdy wszystkie strony zgodzą się na swoje zadania, nikt nie może usprawiedliwić swojej dezorientacji lub stwierdzenia, że coś „wypadło im z głowy”.
Dzięki Replika, możesz również wysłać transkrypcję spotkania wygenerowaną przez sztuczną inteligencję do wszystkich uczestników, aby nie było wątpliwości, co należy zrobić.
Po uzgodnieniu terminu następnego spotkania możesz wrócić na parking i zająć się dodatkowymi szczegółami lub po prostu porozmawiać. Chociaż czasami rozmawianie o bieżących wydarzeniach i filmach podczas telekonferencji może wydawać się bezcelowe, jest to niezbędne dla pozytywnego ekosystemu miejsca pracy i zadowolonych pracowników.
