Zastanawiasz się, jak zorganizować wirtualne spotkanie? Jeszcze lepiej, wciąż zastanawiasz się, czym jest wirtualne spotkanie? Oto dobra wiadomość; W tej chwili zorganizowanie wirtualnego spotkania nie może być prostsze, a jeśli nadal nie wiesz, co to jest, jesteś we właściwym miejscu.
Gotowy, aby przyjrzeć się bliżej?
Wirtualne spotkanie to…
Inaczej nazywane spotkaniem online lub wideokonferencją i konferencją audio w ramach konferencji internetowych, definicja spotkania wirtualnego jest zgodna z Edukacja jest: „Wirtualne spotkania to interakcje w czasie rzeczywistym, które odbywają się przez Internet przy użyciu zintegrowanego dźwięku i obrazu, narzędzi do czatu i udostępniania aplikacji”. Podobnie jak spotkanie osobiste, spotkanie wirtualne gromadzi uczestników w celu dzielenia się pomysłami, konwersacji i współpracy w dynamicznym otoczeniu między dwoma lub więcej punktami końcowymi, z wyjątkiem tego, że zamiast fizycznej obecności używane jest urządzenie.
Spotkanie wirtualne ma kluczowe znaczenie dla kondycji rozwijającej się firmy. Każdy, od pracownika do kierownika projektu, kierownika wyższego szczebla i Specjalista HR musi polegać na technologii komunikacji grupowej, aby móc wykonywać swoją pracę i wypełniać lukę między innymi ludźmi w czasie i przestrzeni. Firmy farmaceutyczne i informatyczne, kancelarie prawne, małe i korporacyjne przedsiębiorstwa i wiele innych czerpią korzyści z natychmiastowego i trafnego podejścia do komunikacji wideo.
To jest wirtualne spotkanie:
Dzięki możliwości komunikowania się z kimkolwiek, w dowolnym miejscu i czasie, wirtualne spotkania pozwalają firmom rozwijać się niezależnie od lokalizacji. Bariery przestrzenne, które normalnie blokowałyby relacje robocze, ciągłość i produktywną współpracę, zniknęły dzięki wirtualnym spotkaniom, które zachęcają do nawiązywania kontaktów. Niektóre z ogólnych korzyści obejmują:
- Skrócony czas dojazdu
- Obniżenie kosztów transportu, podróży i zakwaterowania
- Zwiększenie produktywności = Mniej nadmiarowości
- Lepsze utrzymanie pracowników
- Przewaga konkurencyjna
A jeśli chodzi o biznes, zastanów się, jak włączenie wideocentrycznego podejścia do strategii komunikacji działa, aby wspierać:
- Bardziej cyfrowa i połączona siła robocza
- Dostęp do zarządzania
- Ulepszony globalny kultura komunikacji
- Lepsza niezawodność, która oznacza szybsze rezultaty
- Mniejsze redundancje oraz aktualne dane i informacje
- Lepsza wartość
- Nadal nie wiesz, jak rozpocząć wideokonferencję? Oto jak skonfigurować spotkanie wirtualne:
Wybierz odpowiednie oprogramowanie
Zastanów się nad kilkoma kwestiami logistycznymi, zanim podejmiesz zobowiązanie z usługodawcą.
Jak myślisz, jak często będziesz musiał korzystać z oprogramowania? Jeśli szukasz wideokonferencji przystosowanej do pracy w przedsiębiorstwie, zastanów się, gdzie będą znajdować się uczestnicy; w domu czy w sali konferencyjnej? Jeśli jest to pierwsze, konferencje internetowe są bardziej odpowiednie, łatwiejsze i wygodniejsze w użyciu.
Zobacz, jakie funkcje są dostępne. Czy jest wyposażony w udostępnianie ekranu (idealny do obsługi klienta IT i prezentacji); tablica internetowa (przydatna do celów edukacyjnych lub do kreatywnej burzy mózgów); lub udostępnianie dokumentów (ułatwia udostępnianie materiałów informacyjnych, ważnych dokumentów i wprowadzanie nowych talentów) itp.
Wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz wirtualnego spotkania
Dlaczego w ogóle zwołujecie spotkanie? Czy jest to wewnętrzne (ogłoszenia, onboarding, sesje tkanek, spotkanie zarządu) czy zewnętrzne (przemówienie sprzedażowe, rozwój nowego biznesu)? Pomyśl o strukturze i przyczynie, a wtedy w naturalny sposób inne elementy ułożą się na swoim miejscu, jak frekwencja.
Zdecyduj, kto musi wziąć udział
Spotkania wirtualne są szczególnie skuteczne w przypadku zgrywania ludzi w tym samym czasie, w innym miejscu. Więc jeśli masz uczestników za granicą, w domu lub na korytarzu, możesz łatwo i skutecznie łączyć się niezależnie od lokalizacji. Tak długo, jak wszyscy są świadomi potencjalnej różnicy czasu lub korzystają z harmonogramu stref czasowych, uczestnictwo jest łatwe. Pamiętaj jednak, że należy zapraszać tylko niezbędne osoby. Oszczędź czas i pieniądze, włączając tylko niezbędnych uczestników. W przypadku innych osób nagraj spotkanie, aby wysłać je później.
Utwórz zarys
Ustalenie planu porządku uporządkuje Twoje myśli, dzięki czemu będziesz mógł odbyć terminowe, krystalicznie czyste i wciągające wirtualne spotkanie. Ponadto pomoże uczestnikom dowiedzieć się, czego się od nich oczekuje. Co muszą wnieść? Czy jest jakiś materiał, który trzeba odświeżyć przed synchronizacją? Jak długo potrwa spotkanie? Dołączenie krótkiego układu pozwoli uniknąć zamieszania i pomoże uczestnikom poczuć się przygotowanym.
Wyślij zaproszenia i przypomnienia
Wspaniałą rzeczą w wirtualnych spotkaniach jest to, że możesz je teraz zorganizować jako niezaplanowaną sesję lub zaplanować z wyprzedzeniem. W początkowym zaproszeniu łatwo jest wprowadzić wszystkie niezbędne informacje, takie jak godzina, data i inne ważne informacje, ponieważ odbywa się to automatycznie. Ustaw przypomnienia, aby pomóc koordynować rozmowy, aby przypomnieć uczestnikom o nadchodzącej synchronizacji. W przypadku pilniejszych spotkań, które muszą odbyć się na miejscu, użyj powiadomień SMS, aby uruchomić szczegóły spotkania bezpośrednio na urządzeniach uczestników. Koniec z marnowaniem czasu na oczekiwanie na spóźnionych lub nie przybyłych.
Wykorzystaj funkcje do bardziej efektywnych spotkań wirtualnych
Odpowiednie oprogramowanie do wideokonferencji do wirtualnego spotkania będzie wyposażone w wiele praktycznych i wygodnych funkcji, które poprawią jakość korzystania z Internetu. Aby uzyskać najlepsze wyniki, upewnij się, że wybrana technologia zawiera:
- Udostępnianie ekranu: Natychmiast udostępnij swój ekran uczestnikom, aby poprowadzić prezentację lub rozwiązać problem IT.
- Nagranie: Nagraj teraz, aby obejrzeć później. Idealny dla uczestników, którzy nie mogą uczestniczyć w rozmowie.
- zapis: Automatyczne transkrypcje wszystkich nagranych spotkań zapewniają, że żaden pomysł nie zostanie pominięty.
- Tablica online: Kreatywny sposób wyrażania koncepcji i grafik za pomocą obrazów, kolorów i kształtów.
Dołącz na wynos
Z czym chcesz, aby uczestnicy wyszli na koniec wirtualnego spotkania? Jaki był cel i jakie są kolejne kroki? Upewnij się, że wszyscy odchodzą znając cel i co należy zrobić dalej.
Kontynuuj e-mailem
Postaraj się, aby była jak najkrótsza i zwięzła, ale w dalszej wiadomości e-mail należy umieścić następujące informacje: podsumowanie protokołu spotkania, kolejne kroki, kluczowe osiągnięcie spotkania (powinno być zgodne z celem spotkania) oraz nagranie (jeśli zostało nagrane). ).
Najlepsze praktyki dotyczące spotkań wirtualnych
Teraz, gdy już lepiej rozumiesz, w jaki sposób wirtualne spotkanie może wzmocnić komunikację między nadawcą a odbiorcą, jest kilka etykieta podążać. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:
Technologia: Sprawdź przed spotkaniem, aby upewnić się, że Twoja technologia jest zaktualizowana i działa. Upewnij się, że Twój mikrofon, głośniki i kamera są gotowe do pracy. Sprawdź swoje ustawienia, a jeśli jesteś moderatorem, uruchom poczekalnię i upewnij się, że wszyscy są automatycznie wyciszeni.
Udział: Przejrzyj plan spotkania i przejrzyj jego przebieg, zanim wszystko się zacznie. W ten sposób możesz przygotować się, gdzie są przerwy i przerwy oraz zaplanować pytania do zadania uczestnikom. Spróbuj dołączyć aktywność za pomocą tablicy online i funkcji udostępniania ekranu, aby „pokazać” zamiast „powiedzieć”.
Zaręczynowy: Uczestnicy są bardziej skłonni przyswoić Twoje informacje, gdy sprawisz, że Twoja przesyłka będzie interesująca. Zamiast po prostu przekazywać statystyki i suche metryki, opowiedz historię z początkiem, środkiem i końcem. Osadzaj niezbędne dane i informacje, używając obrazów, filmów, jasnych kolorów i podkreślając ważne słowa.
Baw się dobrze: Nie zapomnij, aby wirtualne spotkanie stało się towarzyskie! Otwórz wirtualne spotkanie za pomocą pytań do przełamywania lodów. Pytania, które są trochę bardziej osobiste, dobrze sprawdzają się w małych grupach, np. „Co robiłeś w ten weekend?” lub „Powiedz nam, co oglądasz w serwisie Netflix”.
W przypadku większych grup możesz być bardziej niejasny i zabawny: „Jaka jest osobista wymówka, której używasz przez cały czas?” lub „Który bohater filmu lub książki przypomina ci ciebie?”
A na spotkaniu rozważ zadanie odpowiedniego pytania, takiego jak „Kiedy ostatni raz rozmawiałeś w grupie?” lub coś bardziej wyjątkowego, jak: „Gdybyś mógł mieć ogon zwierzęcia, co by to było?”
Chodzi o to, by poznać się w profesjonalnym środowisku, ale w bardziej swobodnym tonie. Lodołamacz wzbudza odpowiednie emocje, stymuluje naukę i zachęca do budowania więzi. Wszystkie doskonałe umiejętności do wprowadzenia do wirtualnego stołu!
Wybierz Callbridge jako platformę komunikacji grupowej i obserwuj wzrost produktywności i zaangażowania, gdy nauczysz się organizować wirtualne spotkanie. Dzięki funkcjom premium, takim jak współdzielenie ekranu, transkrypcja i podsumowania wspomagana sztuczną inteligencją, a także zwiększone środki bezpieczeństwa, zero pobrań i dostosowywanie, możesz sprawić, że każde wirtualne spotkanie trafi do domu z uczestnikami.
