Ile spotkań roboczych przesiedziałeś? Przynajmniej garstka w tym miesiącu. Z pewnością znalazłeś się na porannym spotkaniu online, podczas którego omawiasz status lub rozwój projektu. Jeśli nie, być może uczestniczyłeś w webinarium, prezentacji, warsztatach lub zajęciach online. Może brałeś udział w burzy mózgów lub prowadzisz wirtualna prezentacja sprzedażowa. Niezależnie od tego, w jaki sposób się pojawisz, spotkanie online zazwyczaj składa się z tych samych ruchomych części: przyjdź i zorganizuj, pokaż się i dzwonek.
To ta sama formuła, ale nie musi to być to samo doświadczenie. Jeśli zauważysz, że ludzie nie są tak zaangażowani, jak byś chciał, lub frekwencja spada, czas wrócić do tablicy kreślarskiej i zobaczyć, gdzie można poprawić przebieg spotkania.
Nie martw się jednak, to nie jest tak duże zadanie, jak mogłoby się wydawać! Oto kilka sposobów tworzenia spotkań, aby były bardziej użyteczne i konstruktywne.
Po pierwsze – co sprawia, że spotkanie jest bezużyteczne? Nieprzydatne spotkanie, które może przeszkodzić bardziej niż pomoc, ma miejsce, gdy nikt go nie prowadzi, program wydaje się sporadyczny, dyskusja schodzi z toru lub trwa zbyt długo i nie ma celów do osiągnięcia (decyzja do podjęcia, temat do omówienia, problem do rozwiązania, rozwiązanie do znalezienia, osoba do zatrudnienia, data do uzgodnienia itp.).
Konstruktywne spotkanie? Wyjątkowe narzędzia oraz wyjątkowe funkcje i praktyki wprowadzane w ruch. Oto 5 cech, które budują siłę i zwiększają integralność Twojego spotkania online:
1. Mając określony cel i cel
Przed skonfigurowaniem spotkania online zadaj sobie pytanie: „Czy muszę przerwać przepływ pracy spotkaniem?” Wiedząc dokładnie, czego potrzebujesz, określi charakter Twojej prośby i ostatecznie spotkania.
Stamtąd możesz rozpoznać, czy wystarczy przygotować dokument, który uczestnicy mogą przeczytać i przekazać Ci informacje zwrotne w swoim czasie, czy też potrzebujesz tylko jednej lub dwóch osób, aby pojawiły się zamiast całego zespołu.
2. Wyraźnie delegowane role
Dla efektywnego spotkania, które faktycznie gdzieś Cię zaprowadzi, zaciągnij następujące role i ich odpowiednie osoby:
Kierowca: Lider spotkania, który przede wszystkim zebrał wszystkich razem.
Osoba zatwierdzająca: właściciel lub interesariusz, który może podjąć ostateczną decyzję.
Współtwórcy: Ci, którzy mają informacje i dane i mogą osiągnąć cel spotkania.
Informed People: Ci, którzy wiedzą przed i po spotkaniu, ale nie muszą uczestniczyć.
Pro-tip: Oprogramowanie do wideokonferencji, które integruje się z narzędziami do zarządzania projektami i kalendarzami, jest zdecydowanie preferowane w porównaniu z rozwiązaniami, które nie są kompatybilne.
3. Przyjazna struktura
Podczas gdy wszystkie spotkania powinny pozwalać na pewną swobodę i przestrzeń na improwizację, stworzenie pojemnika, który szanuje czas i energię ludzi, jest podstawą spotkań, które inspirują pomysły, zamiast je wyciskać. Utwórz agendę, która zawiera zarys tematów dyskusji i użyj timera, aby być na bieżąco.
Poinformuj, że poszczególne osoby mają określoną ilość czasu na odpowiedź. Przedstaw ideę parkingu, na którym pomysły są „zaparkowane”, jeśli istnieje potencjał, ale w tej chwili nigdzie nie idą.
4. Wyczyść punkty akcji
Tak więc każdy powiedział, co ma do powiedzenia, a cel, który należało przedyskutować, ma teraz punkty działania i orientację. Pro-tip: Nie kończ spotkania bez wezwania do działania – czy będzie spotkanie uzupełniające? Kto odpowiada za to, co dalej? Czy każda osoba wie, za co jest odpowiedzialna? Jaki jest termin? Upewnij się, że sporządzono odpowiednie notatki, sporządzono nagrania i zaktualizowano narzędzie do zarządzania projektami.
Dobra, teraz dla zabawy
5. Zabawa w wstrzykiwaniu
Oczywiście, każdy zespół ma swoje własne podejście do tworzenia kultury firmy lub dodania odrobiny emocji, ale utrzymanie tego elementu zabawy i zaskoczenia wymaga trochę dodatkowego wysiłku.
Spróbuj przełamać lody za pomocą pytania zamieszczonego na tablicy online lub zorganizuj profesjonalną, ale beztroską aktywność, taką jak Virtual Show and Tell. Jest mnóstwo ćwiczenia integracyjne do wybrania z.
Gdy już opanujesz 5 cech, które utrwalają to, co sprawia, że spotkanie jest udane, jesteś gotowy do odkrywania funkcji wideokonferencji firmy Calbridge, które kształtują teksturę i przepływ synchronizacji. Pozostaw to technologii, aby spotkania były konstruktywne dzięki funkcjom i narzędziom, które wzmacniają obecność i zaangażowanie.
Pro-Tip: Och, a jeśli naprawdę chcesz się dostać jak najwięcej z Twoich spotkań (zabawa w cenie) – zawsze używaj wideo i przypominaj również uczestnikom.
Oto, jak odejść od uczucia zmęczenia i poczuć się bardziej rozpalonym:
Automatyczna transkrypcja
Dzięki charakterystycznej funkcji Callbridge Cue™, nikt nie musi się stresować, czy zapisał „to”. Uczestnicy nie muszą się martwić ani przegapić kolejnego zdania, gdy Cue™ automatycznie transkrybuje nagrania.
Ponadto Cue™ automatycznie udostępnia znaczniki głośników oraz znaczniki czasu i daty. Rób notatki, jeśli chcesz, ale możesz być pewien, że to wszystko załatwione za Ciebie!
Uzyskaj głębsze zrozumienie emocji
Oceń emocjonalną temperaturę swojego spotkania online za pomocą Analizy Nastrojów; Zaawansowana funkcja, która wyciąga pozytywne i negatywne emocje, aby zapewnić dokładniejsze zrozumienie niuansów i znaczenia w grze.
Bonus: Zobacz pasek wglądu, aby lepiej określić, gdzie i jakie pytania zadano podczas spotkania
Podnieś wirtualne tło
Niech zestaw wirtualnych teł firmy Callbridge stanowi scenę dla Twojego przybycia i obecności. Wybierz rzeczywiste ustawienia, abstrakcyjne kolory i kształty lub prześlij własny, niestandardowy i markowy projekt.
Zachęcaj do ściślejszych połączeń
Obsługuj mniejsze grupy, które chcą połączyć się w przestrzeni odizolowanej od głównego spotkania z Breakout Rooms. Wykorzystaj te przestrzenie, aby ułatwić dyskusje typu spin-off, pracować nad osobnymi zadaniami lub wspierać 1:1.
Współpracuj twórczo
Pozwól uczestnikom wyrazić to, co mają do przekazania, używając koloru, kształtu, dźwięku, wideo i obrazów za pomocą tablicy online. Każdy może dodawać i udostępniać w czasie rzeczywistym. Możesz nad nim pracować teraz lub zapisać i wrócić do niego później.
Współpracuj z Callbridge, a szybko zyskasz orientację w sposobie prowadzenia i uczestnictwa w spotkaniach online, zwłaszcza w przypadku integracji z innymi firmami, w tym Slack i Kalendarz Google . Korzystanie z najnowocześniejszych funkcji, takich jak Analiza sentymentów, Transkrypcja, Udostępnianie ekranui nie tylko, już masz przewagę nad innymi programami do wideokonferencji na rynku.
