Jeśli jesteś prawnikiem lub pracujesz w branży prawniczej, nie możesz lekceważyć potęgi zwięzłej komunikacji. Czy to między współpracownikami, czy też zarządzanie relacjami klient-prawnik; omawianie rozwiązań lub zarządzanie konfliktami - sposób, w jaki całkiem dosłownie przedstawiasz swoją wersję historii, może być różnicą między sukcesem a porażką.
Ustawienie tonu zaczyna się od wysyłania i odbierania wiadomości, które są krystalicznie czyste. Do niedawna kancelarie prawnicze w dużym stopniu polegały na połączeniach konferencyjnych jako preferowanym sposobie komunikacji. Ponieważ jednak wideokonferencje zapewniają więcej korzyści, które prowadzą do lepszej produktywności, zwiększonych oszczędności kosztów, zadowolenia i bezpieczeństwa pracowników oraz lepszego utrzymania klientów, firmy polegają na technologii komunikacji dwukierunkowej, aby angażować biznes.
Istnieje wiele korzyści płynących z wideokonferencji. To, co kiedyś uważano za futurystyczne i może kosztować nawet dziesiątki tysięcy dolarów, obecnie ta technologia jest wymagana do prowadzenia firmy - i nie kosztuje prawie tyle. Ponadto oprogramowanie zostało znacznie dopracowane i wyrafinowane. Jest intuicyjny w użyciu, wdrażaniu i udostępnianiu.
Jeśli jesteś kancelarią prawniczą, która chce:
- Szybsze przesyłanie informacji, danych i wsparcia dla klienta
- Wzmocnij kulturę korporacyjną i komunikację wewnętrzną
- Usprawnij i uprość skomplikowane zadania związane z rozliczeniami i administracją
- Wejdź i skoncentruj się na spotkaniach z klientami bez zakłóceń, przerw w rozmowach lub rozpraszania uwagi
- Zarządzaj wszechstronnością połączeń lokalnych lub zagranicznych
Następnie przyjrzyj się wideokonferencjom jako części strategii biznesowej. Pamiętaj o poniższych pytaniach, które pomogą Ci zdecydować, która platforma jest najlepsza dla potrzeb Twojej firmy.
Najpierw najważniejsze. W połączeniach konferencyjnych nie ma nic nieproduktywnego. W rzeczywistości są niezwykle skuteczne w różnych zastosowaniach. W tym poście nie chodzi o zastępowanie połączeń konferencyjnych wideokonferencją. Chodzi tylko o to, aby pokazać, że wykorzystując oba, możesz zapewnić większą wartość, aby dotrzeć do klientów głębiej.
Połączenia konferencyjne są doskonałe dla:
- Prowadzenie zaimprowizowanych lub zaplanowanych dyskusji dotyczących rozwoju sprawy
- Wycinanie długich wątków e-maili, aby przejść od razu do punktu
- Specjalizacja i udostępnianie informacji na określone tematy
- Umieszczenie decydentów w tej samej przestrzeni
- Umożliwienie transkrypcji konferencji i nagrywania w celu dalszego podziału informacji
Dodaj kolejny wymiar, który zapewnia wideokonferencja, a zobaczysz, jak wszechstronna jest Twoja oferta nie tylko dla klientów, ale także dla współpracowników w biurze i przełożonych. Działy HR, IT i inne również odnoszą duże korzyści.
Co zapewnia wideokonferencja?
Komunikacja z klientem jest podstawą sukcesu każdej kancelarii.
Ostatecznie sprowadza się to do:
1) budowanie zaufania do klienta oraz
2), a następnie utrzymywanie go.
Te dwa krytyczne kroki są podstawa doskonałej komunikacji z klientami że:
- Zaspokaja ich potrzeby i zapewnia klientom pozytywne doświadczenia, sprawiając, że czują się priorytetowi, co stawia Cię jako orędownika ich sprawy.
- Buduje Twoją reputację. W branży, w której poczta pantoflowa jest warta tyle samo, co złoto, reputacja Twojej kancelarii jest Twoją wizytówką. Większość firm prawniczych stara się o biznes w oparciu o swoje doświadczenie.
- Chcesz się wyróżniać? Podejdź do strategii komunikacji z klientem za pomocą najnowocześniejszych narzędzi i metod, które dostarczą Ci kluczowych spostrzeżeń potrzebnych do wzajemnego zrozumienia.
- Tworzy harmonię między Tobą a Twoim klientem. Bieżąca komunikacja na każdym etapie procesu ma na celu uniknięcie zamiatania czegokolwiek pod dywan lub braku wychowania.
Zwłaszcza na początku, gdy klient próbuje tylko dowiedzieć się, czy lubi Cię jako prawnika i chce Cię zatrudnić, a jednocześnie próbujesz ocenić, czy ma problem prawny, możesz mu pomóc w rozwiązaniu.
Bardzo ważne jest, aby od samego początku położyć podwaliny pod właściwą komunikację. Nie pozwól, aby kiepskie metody komunikacji, złe zarządzanie relacjami i niewłaściwe wykorzystanie czasu wpłynęły na to, jak traktowani są Twoi klienci.
Zamiast tego dodaj do miksu wideokonferencji, która jest z nimi związana 3 kluczowe korzyści:
Kluczowa korzyść nr 1
Wysokie standardy bezpieczeństwa przez cały czas trwania połączenia.
Dbanie o bezpieczeństwo danych klienta jest najwyższym priorytetem dla każdego prawnika. Spotkania online bez względu na to, czy są krótkie, czy wydłużone, powinny być wyposażone we wszystkie niezbędne działania oparte na najlepszych praktykach w celu odpowiednich środków bezpieczeństwa:
- Obowiązkowe, aby zapewnić dostęp do a bezpieczne połączenie konferencyjne
- Musi mieć możliwość kontrolowania uczestników rozmowy
- W razie potrzeby dodaj dodatkowe warstwy zabezpieczeń (blokada spotkania, jednorazowy kod dostępu itp.)
- Zagwarantuj, że uczestnicy rozmowy są JEDYNYMI uczestnikami rozmowy
- Portal połączeń konferencyjnych
Kluczowa korzyść nr 2
Łatwa transmisja wysyłania i odbierania informacji.
W kontaktach z klientami ważne jest, aby zapewnić łatwą w użyciu, intuicyjnie zaprojektowaną technologię komunikacyjną, która pomaga bardziej niż przeszkadza. Platforma, która jest przyjazna dla użytkownika i można ją dostosować tak, aby odzwierciedlała Twoją markę, okazuje się przyjemniejszym doświadczeniem.
Ponadto wybierz platformę wyposażoną w funkcje, które wspierają Twoją rozmowę, takie jak:
- Udostępnianie ekranu do przeglądania dokumentów i plików w czasie rzeczywistym online. Udostępniając swój pulpit, możesz dołączyć innych uczestników, aby mogli zobaczyć i zobaczyć dokładnie to, co widzisz. Każdy sposób działania jest „widoczny”, co zapewnia lepszą współpracę, lepszą komunikację i przyspieszone uczestnictwo. Udostępnianie ekranu sprawia, że każdy czat jest bardziej dynamiczny i łatwiejszy do ułatwienia.
- Nagrania spotkań do dokładnego opisywania przeszłych wydarzeń, szczegółów i historii. Używany podczas Konferencja wideo (lub połączenie konferencyjne), nagranie zapewnia większy obraz tego, co się dzieje. Zwłaszcza w przypadku zadawania trudnych pytań nagranie spotkania może okazać się korzystne na późniejszym etapie, podczas przeglądania dalszych szczegółów, ponieważ mowa ciała, niuanse i ton głosu osoby są wyraźniej widoczne za pośrednictwem wideo.
- Nagrania wideo i audio również działają bardzo dobrze, jeśli ktoś nie może teraz uczestniczyć lub oglądać, ponieważ zamiast tego może to obejrzeć później.
- Transkrypcje AI pomóc tobie i zespołowi być obecnym i zachować przestrzeń, zamiast dzielić uwagę na robienie notatek i słuchanie. Dzięki szczegółowym transkrypcjom, które zawierają znaczniki mówcy oraz znaczniki czasu i daty, możesz kontynuować składanie zeznań lub inną komunikację wideo bez martwienia się, czy wykryto jakieś informacje. Daty, nazwiska, miejsca oraz wspólne tematy i tematy są filtrowane i rejestrowane w celu łatwego przywołania i uzyskania bardziej szczegółowych danych po konferencji.
Szczegółowe informacje, które są zawarte w tagach prelegenta, datownikach i łatwych do odczytania notatkach tekstowych, oszczędzają czas. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zeznań lub innych procesów sądowych, w tym nakazów itp.
Kluczowa korzyść nr 3
Dostęp do wszystkich uzyskanych informacji po zakończeniu rozmowy.
Jest to szczególnie ważne i korzystne w przypadku technologii wideokonferencji streszczenia rozmów i transkrypcje zorganizowane na końcu synchronizacji. Dane pokonferencyjne, które są otagowane i tak łatwe do przeszukiwania, jak poczta e-mail, sprawiają, że praca jest łatwiejsza i bardziej wydajna. Ponadto wszystkie informacje, w tym wysłane łącza, multimedia, filmy i nagrania, a także pliki i dokumenty, są zapisywane w chmurze, co zapewnia bardziej scentralizowaną, łatwą ścieżkę nawigacji, do której Ty i każdy członek Twojego zespołu lub firmy ma dostęp.
Podsumowanie rozmowy wideo, które ma wszystko w jednym miejscu, sprawia, że udostępnianie informacji jest bardziej płynne i bezproblemowe. Nic nie wpada między pęknięcia, gdy wszystko jest przed tobą rozłożone.
Teraz, gdy korzyści są nieco bardziej oczywiste, jest bardziej jasne, jak wprowadzenie wideokonferencji do codziennego życia może znacząco wpłynąć na jakość komunikacji. Zobacz, jak przepływ rzeczy staje się bardziej płynny, gdy wszyscy są połączeni. Klienci chcą wiedzieć, że dbasz o ich potrzeby, a pracownicy chcą mieć poczucie, że ich wyższa kadra kierownicza im wierzy.
Rozważając rozwiązania wideokonferencyjne dla swojej firmy prawniczej, oto 6 pytań, które musisz najpierw zadać:
6. W jaki sposób włączysz wideokonferencje do swojej praktyki?
Gdzie znajduje się Twoja firma w odniesieniu do posterunków policji, szpitali, sądów, aresztów itp.? Czy w tych miejscach można przesyłać filmy i inne formy komunikacji w ramach procedur prawnych? Jak obeznani z technologią są Twoi klienci?
5. Jak często planujesz planować wideokonferencje?
Zwróć uwagę na wielkość swojej firmy i przyszłość rozwoju. Co więcej, czy inne działy również wskoczą na modę? To doskonała okazja dla działu HR, aby pozostać w kontakcie z innymi firmami i zatrudniać za granicą.
4. Czy użyjesz wideokonferencji do dodatkowych szkoleń i webinariów?
Dla praktyków prawa, którzy chcą poprawić swoje umiejętności; Do łączenia partnerów i siostrzanych firm prawniczych; zostać mentorem lub szkolić IT - korzystanie z wideokonferencji to skuteczny i opłacalny sposób wykorzystania technologii do wzmocnienia pozycji ludzi w ich roli.
HR może użyć wideokonferencje rozwiązania przyspieszające i usprawniające proces rekrutacji i zatrudniania poprzez otwieranie puli talentów za granicą. Dział IT jest w stanie szybko rozwiązać wszelkie problemy techniczne i zaoferować wsparcie za pośrednictwem czatów tekstowych oraz pomocy udostępnianie ekranu i czat wideo, oferują skomplikowane wskazówki, nawigację i konfigurację - w dowolnym miejscu i czasie.
3. Ilu prawników i klientów chce korzystać z tej technologii?
Zastanów się, jak działa Twój zespół, omawiając cechy i zalety strategii komunikacji bardziej skoncentrowanej na wideo. Czy wzmocni to równowagę między życiem zawodowym a prywatnym? Czy prawnicy mogą pracować w domu w niektóre dni? Dotyczy to również klientów. Czy reagują na potencjalnie bardziej wirtualny tryb FaceTime? Czy wprowadzenie bardziej internetowego podejścia do spotkań i relacji prawnik-klient pozwoli zaoszczędzić czas podróży i poprawi produktywność?
2. Jakiego zwrotu z inwestycji można się spodziewać?
Dowiedz się, jaki będzie przybliżony zakres użycia. Dzięki szybkim obliczeniom porównaj i porównaj bieżącą ilość czasu spędzonego w określonych przypadkach między czasem podróży a zasobami. Dodaj je, aby obliczyć godziny w miesiącu i zobaczyć, jak wdrożenie wideokonferencji może mieć znaczenie.
1. Jak usprawniona jest technologia, na którą patrzysz?
Zbadaj, jak oprogramowanie do komunikacji dwukierunkowej może zintegrować się z istniejącą infrastrukturą i jak to zrobić wpływają na przepływ pracy. Poszukaj czegoś, co uprości procesy; jest łatwy w użyciu dla każdego; łączy się ze zdalną wirtualną siłą roboczą i oferuje aplikacje oraz funkcje, które zapewniają wartość i bardziej znaczące interakcje.
Zadaj kolejne pytania, aby się zastanowić:
• Jakie funkcje bezpieczeństwa są uwzględnione?
• Ilu uczestników jest zakwaterowanych?
• Czy jest dostępna obsługa klienta?
• Jakie funkcje są uwzględnione? Czy jest nagranie? Udostępnianie ekranu? Streszczenia?
• Jak wygląda mobilność? Czy jest jakaś aplikacja?
Łącząc połączenia konferencyjne i wideokonferencje do każdego dnia: od spotkań wewnętrznych, przez wdrażanie pracowników i ciągłą naukę, do wirtualne zeznania co więcej, staje się oczywiste, że aby podążać z duchem czasu, firmy prawnicze muszą przejść na cyfryzację.
Oferty online otwierają drzwi do większej działalności, produktywności oraz większego zaufania i dostępności dla klientów. Wzmożona komunikacja sprawia, że rola każdego - osobnego lub jako całości - jest bardziej skuteczna.
Pozwól Callbridge zapewnić Twojej firmie prawniczej najlepsze w swojej klasie, zaawansowane konferencje, które budują silną kulturę komunikacji w Twoim bezpośrednim zespole i biurze, jednocześnie rzucając światło na to, jak zarządzać i pielęgnować relacje z klientami.
Zapewnienie dwukierunkowej platformy komunikacyjnej, która zachęca do jasnej i zwięzłej komunikacji na sali sądowej i poza nią, zaczyna się od technologii, która została zaprojektowana w celu wypełnienia luki między spotkaniami osobistymi i online.
Zestaw usług cyfrowych Callbridge umożliwia:
- Informuj pracowników i klientów dzięki łatwemu przesyłaniu i dostępowi do informacji
- Zawsze utrzymuj prywatne i bezpieczne połączenie
- Uprość i połącz funkcje, takie jak Transkrypcja AI, Nagrywanie ze spotkania i Udostępnianie ekranu które zwiększają produktywność, efektywność i uczestnictwo
- Zachęcaj do spędzania czasu twarzą w twarz w czasie rzeczywistym dzięki wysokiej jakości konferencjom wideo i audio
- I nie tylko!
Dowiedz się, w jaki sposób rozwiązania wideokonferencyjne Callbridge mogą zapewnić Twojej firmie przewagę nad konkurencją, wykorzystując wykonaną pracę i sposób obsługi klientów.
