Kiedy coś tak wielkiego jak pandemia wpływa na świat, nieuchronnie zmienia to, jak działa świat. Krok po kroku, przemierzając nieznane terytorium, każda branża i każda firma uczy się, jak dostosować się i odnieść sukces w tej nowej normie – zwłaszcza prawnej.
System prawny podlegał wielu restrykcjom i ograniczeniom, w wyniku czego wpłynął na częstotliwość i dostępność wniosków, postępowań przygotowawczych, procesów i całego procesu sądowego.
Jako prawnik z pewnością doświadczyłeś na własnej skórze konsekwencji konieczności pracy w domu. Wirtualne spotkania stały się walutą, ponieważ poprzednie procesy i systemy przekształciły się w przestrzeń online. Przy oczywiście zmieniającym się krajobrazie prawnym wideokonferencje stają się podstawowym rozwiązaniem w wielu postępowaniach sądowych, poczynając od egzaminów na odkrycie.
Wideokonferencja pozwala obu stronom adwokata na zdobycie niezbędnych i krytycznych faktów, dowodów, wsparcia, roszczeń, dowodów i obrony w procesie bez konieczności wchodzenia do sądu.
Zakładając, że Twoja kancelaria dokonała przejścia online – zwiększenie liczby spotkań zdalnych, wzmocnienie działu IT, nauka obsługi udostępnianie ekranu i wirtualne tła, dostosowując się do krótszych, bardziej zwięzłych spotkań i prezentacji online - teraz możesz zobaczyć, jak technologia zapewnia możliwość łatwej komunikacji zdalnej.
Przyjrzyjmy się głębiej, jak to nabiera kształtu w różnych implikacjach prawnych.
Jedną z najbardziej poręcznych i zaawansowanych funkcji wideokonferencji jest nagrywanie. Pobicie rekordu w trakcie spotkania online zapewnia uczestnikom od początku do końca, w pełni przechwycone nagranie wszystkiego, co wydarzyło się podczas synchronizacji.
Może to być jednak zmiana proceduralna dla wielu firm i przedsiębiorstw. Czy przed przejściem do sieci i większością osób pracujących w domu nagrywano rozmowy zespołu? Kto robił notatki ze spotkania? Ile czasu poświęcono na zebranie? Spraw, aby ruch był bardziej płynny, dzięki zastosowaniu technologii, która wykonuje najtrudniejsze zadania, takie jak przechwytywanie audio, wideo, zrzuty ekranu, wysłane linki i dokumenty.
Oprócz korzyści płynących z nagrywania zazwyczaj towarzyszą transkrypcja i inteligentne podsumowania, dwie funkcje, które usprawniają proces odkrywania badań. Nie tylko niuanse i język ciała są uchwycone za pomocą wideo, ale także ton głosu, wzorce myślowe i słownictwo można rozpoznać dzięki znacznikom mówcy, zaawansowanym algorytmom i wspólnym tematom.
Po drugiej stronie medalu kryje się jednak kilka wyzwań, które należy rozważyć w przyszłych postępowaniach sądowych i śledztwach. Nagrywanie masowe budzi trzy problemy z punktu widzenia przechowywania danych:
Mnożenie danych
Gdy nagrywanych jest coraz więcej wymian online, gromadzi się więcej plików, a także rozmiar plików wideo. Wraz ze wzrostem ilości danych zwiększa się jednocześnie możliwość bezpiecznego przechowywania i pobierania.
Zarządzanie rekordami
Bezpieczne przechowywanie danych jest konieczne, ponieważ udostępniane i omawiane informacje mogą być bardzo poufne i nie powinny być widoczne dla nikogo innego. Zastanów się, jak i gdzie te pliki są przechowywane. Kto lub co jest zabezpieczeniem? Kto ma dostęp i jak jest chroniony?
odkrycie
Wcześniej możliwe było, że spotkania były nagrywane audio lub zapisywane w dokumencie edytora tekstu, co ograniczało dokładność i zakres przekazywanych informacji.
Być może dane zostały zebrane w prezentacji lub programie. Obecnie potencjał tworzenia bardziej szczegółowych plików elektronicznych i transkrypcji jest znacznie korzystniejszy niż kiedykolwiek. Nagrane spotkania online mogą przechwytywać dźwięk i / lub wideo wraz z całą zawartością spotkania, która obejmuje każdą transakcję i wymianę w trakcie spotkania.
Pamiętaj o wartości mimiki, gestykulacji i wszystkiego, co jest komunikowane bez mówienia.
Coś do zapamiętania:
Dostęp do nagranych spotkań może okazać się zarówno pozytywny i negatywny jako „ślad cyfrowy” może być podstawą do późniejszego wykorzystania. Upewnij się, że Twoje środki ochrony prywatności i bezpieczeństwa są aktualne i przejrzyste, ponieważ wnioski o wykrycie pozwów mogą obejmować spotkania wideo tak samo często, jak e-maile i dokumenty.
Aby zapewnić ogólną dokładność i przejrzystość, ustaw zasady, które zapewnią spójność podczas wideokonferencji. Organizowanie danych, decydowanie o wytycznych i ogólnie ustalanie przepływu lub procedury w przypadku spotkań online zapewni ograniczenie zagrożeń bezpieczeństwa, eksplorację danych i łatwość dostępu do informacji:
- Zdecyduj o konwencji nazewnictwa dla spotkań i kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nagraniami. Gdzie będą znajdować się nagrania i jakie są zasady administracyjne dotyczące przechowywania, dostępności, usuwania, wykrywania itp.?
- W zależności od wielkości spotkania deleguj obowiązki związane z nagrywaniem na jednego lub kilku uczestników. Wybierz uczestnika z każdego działu, przełożonego lub kierownika, który będzie odpowiedzialny za nagrywanie różnych rodzajów spotkań. Kto będzie moderatorem i jakie zasady, zasady i procedury należy wprowadzić dla różnych wirtualnych spotkań?
- Jaki „widok” chcesz zapisać? Kiedy już zdecydujesz, kto jest moderatorem (a może jest ich kilku), wybierz, które z różnych opcji spotkań odpowiadają potrzebom Twojej firmy i kto będzie nagrywał z jakiego komputera – lub punktu obserwacyjnego.
- Miej oko na koniec podsumowania oraz raporty dostarczane przez platformę wideokonferencyjną i określić, kto jest za nie odpowiedzialny. Kto je otrzyma i jak będzie można uzyskać do nich dostęp?
- Unikaj zakłócania odkrycia dzięki zeznaniom wideokonferencyjnym, które:
Ustal fizyczną lokalizację deponenta i sposób, w jaki zostanie logistycznie skonfigurowany do połączenia się z wirtualnym spotkaniem
Przyjdź z inną opcją, jeśli protokolant sądowy i oskarżyciel nie mogą pojawić się w tym samym miejscu
Dostarcz eksponaty do deponenta pocztą z wyprzedzeniem lub drogą elektroniczną podczas składania depozytu
Działaj płynnie - przetestuj technologię przed dniem wirtualnego składania
Połącz wielu prawników i uczestników z różnych lokalizacji geograficznych
są uzgadniane przez wszystkich co do tego, czy zostaną nagrane – uzyskaj zgodę - Miej zasady przechowywania, które opisują sposób przechowywania wideokonferencji, a później niszczenie go po pewnym czasie.
Po zakończeniu spotkania online nagrania są zapisywane w chmurze i pozostają dostępne za pośrednictwem portalu firmy lub moderatora. Zezwolenie niektórym uczestnikom na dostęp jest środkiem ochrony prywatności i bezpieczeństwa. Ogólne zarządzanie dokumentacją, protokoły operacyjne i dostęp powinny być ustalane poprzez dyskusję i opracowywanie zasad i procedur.
Zapobiegaj naruszeniom bezpieczeństwa i podsłuchiwaniu wideo dzięki technologii, która sprawia, że każda wymiana online jest bezpieczna i prywatna. Zezwól na użycie jednorazowego kodu dostępu lub jednej osoby, która zapisuje rekord podczas spotkania. Poszukaj funkcji, takich jak:
- Jednorazowy kod dostępu: Każde połączenie jest szyfrowane unikalnym i prywatnym kodem, który jest ważny tylko dla określonego i zaplanowanego połączenie konferencyjne.
- Blokada spotkania: Zaraz po pojawieniu się uczestników aktywuj tę funkcję, aby uniemożliwić niechcianym uczestnikom interwencję. Każdy, kto pojawi się późno, będzie musiał poprosić moderatora o pozwolenie.
- Security Code: Jeśli program spotkania online wymaga omówienia bardzo wrażliwych informacji, dodaj kolejną warstwę bezpieczeństwa z dodatkowym kodem wymaganym przy wejściu na konferencję.
Technologia, która jest łatwo dostępna i stanowi podstawę do istnienia odkryć, okazuje się coraz bardziej rozpowszechniona. Idąc dalej, jest mało prawdopodobne, aby postępowanie osobiste miało pierwszeństwo. Jeśli legalne odkrycie i inne procesy można przeprowadzić online, możliwe, że nadal będą one odbywać się online.
Jeśli chodzi o uciekanie się do oprogramowanie do wideokonferencji zamiast pojawiać się osobiście,
korzyści – w tym oszczędność kosztów, mniej podróży, więcej czasu, współpraca zdalna, wzrost produktywności, mniej opóźnień – z pewnością przewyższają wyzwania:
Wyzwanie 1:
Tradycyjnie każda ze stron znajduje się zazwyczaj w fizycznej obecności swojego radcy prawnego, który jest zobowiązany do dostarczenia, pomocy i wyjaśnienia dokumentów i eksponatów podczas egzaminu.
Rozwiązanie:
Zamiast tego dzięki wideokonferencji jest to okazja do planowania z wyprzedzeniem. Adwokaci i radcy prawni muszą z wyprzedzeniem uporządkować każdy dowód, eksponat, dokument i dowód. Powinien być czytelny, oznaczony, uporządkowany, zatytułowany i wysłany pocztą lub gotowy do zwolnienia w formie elektronicznej. Upewnij się, że adresy są aktualne, poprawnie napisane, a wszyscy, którzy potrzebują danych, są uwzględnieni w cyfrowej transakcji lub pocztą.
Wyzwanie 2:
Ocena zachowania i opanowania świadków może być niejasna dzięki połączeniu wideo, a nie będąc obecnymi w tym samym fizycznym miejscu.
Rozwiązanie:
Test technologii przeprowadzony w dniach poprzedzających wirtualne spotkanie zapewni, że uczestnik będzie widoczny wyraźnie i w całości. Stwórz przewodnik po wideokonferencjach dla klientów, współpracowników i innych prawników w Twojej firmie, który zawiera obowiązkowe praktyki dotyczące projekcji głosu, oświetlenia, postawy, akceptowalnego tła i wszelkie inne informacje, które sprawiają, że odkrywanie wideo jest precyzyjne, dopracowane i profesjonalne.
Wyzwanie 3:
Otoczenie, które nie jest instytucjonalne lub wydaje się nie być tak neutralne lub odpowiednie, może być drażniące, wprowadzające w błąd lub prowadzić do niewystarczającego egzaminu.
Rozwiązanie:
Dostarcz przykładowe filmy i samouczki online o tym, jak powinien przebiegać proces składania wideokonferencji, rozmowy informacyjnej, przedprocesowej lub próbnej. Nakreśl, co jest akceptowalne oraz jakie ustawienia i tła prowadzą do pomyślnego egzaminu. Podaj przykłady kiepskich filmów i tego, czego nie robić.
Wyzwanie 4:
Nie przebywanie w tej samej przestrzeni fizycznej naraża badanie na potencjalne nadużycia lub nadużycia.
Rozwiązanie:
Pełna przejrzystość dyskusji jest wymagana od początku do końca. Zgoda z wyraźnym monitem na początku spotkania zapewnia, że wszyscy są zgodni. Ponadto zapewnianie edukacji i szkoleń w zakresie najlepszych praktyk podczas egzaminów utrwala procesy, aby upewnić się, że są usprawnione i zgodne ze standardami.
Jeśli chodzi o rzeczywistą jakość komunikacji podczas badań w celu odkrycia za pomocą wideokonferencji, oto kilka najlepszych praktyk:
• Odłóż na bok czas – przed, w trakcie i po
Meldunki, wywiady, zeznania, spotkania, zeznania - upewnij się, że jest trochę czasu na przygotowania, wystarczająco dużo czasu w trakcie i trochę czasu później, aby przemyśleć i przejrzeć nagranie lub podsumowania.
• Upewnij się, że wszystkie technologie działają
Gdy liczy się czas, nie daj się złapać, próbując naprawiać i rozwiązywać problemy techniczne, gdy wszyscy czekają. Pokaż się na wideokonferencji nieco wcześniej i przetestuj swój mikrofon, głośnik i połączenie.
Sprawdź, czy wszystko jest naładowane, dostępne są dodatkowe przewody, mocne Wi-Fi itp. Skorzystaj z testów audio i wideo oferowanych przez platformy konferencyjne na poziomie korporacyjnym.
• Podwójnie sprawdź miejsce
Wybierz miejsce, które jest ciche, sterylne i wolne od zakłóceń. Najlepiej sprawdza się biała ściana lub zamknięte pomieszczenie z prostym, niezakłócającym tłem.
• Trzymaj się czasu
Z wyprzedzeniem poinformuj o długości spotkania, aby każdy mógł odpowiednio zaplanować. Podobnie jak w przypadku osobistego spotkania, stwórz plan, trzymaj się go i chroń czas wszystkich.
• Sprawdź połączenie audio i wideo
Użyj zestawu słuchawkowego, aby zminimalizować sprzężenie i zmaksymalizować słyszenie i projekcję. Korzystaj z wideokonferencji z wysokiej jakości funkcjami audio/wideo.
Pozwól Callbridge zapewnić kancelarii prawnej technologię wideokonferencji, która sprawi, że procedury przedprocesowe będą przebiegać sprawnie w środowisku wirtualnym. Dzięki niesamowitemu potencjałowi prowadzenia wielu osobistych postępowań online, możliwość obniżenia kosztów, większej pracy z domu, przyspieszenia procesów sądowych i uzyskania większej ilości informacji w szybszym tempie jest na wyciągnięcie ręki.
Dwukierunkowa platforma komunikacyjna Callbridge ma moc pogłębienia i nadania wymiaru sposobowi prowadzenia działalności przez firmy prawnicze. Nagrane spotkania online dają wszystkim stronom poczucie bycia twarzą w twarz, ale z bezpiecznej i zdrowej odległości. Ponadto zapewnia bardziej elastyczną frekwencję, a przy odpowiednim przemyśleniu, planowaniu i przygotowaniu jest odpowiednim substytutem spotkań osobistych.
