Jak wideokonferencje mogą usprawnić przepływ pracy między biurami rządowymi

Kiedy wszystkie departamenty i agencje współpracują jako jednolity front, wtedy w pełni funkcjonujący organ rządowy jest naprawdę sumą swoich części. Ale w jaki sposób wszystkie części harmonijnie wymieniają się pomysłami na bieżąco lub na bieżąco z sytuacjami awaryjnymi i nagłymi zmianami w polityce? Tradycyjne sposoby dokumentacji i komunikacji z pewnością nigdy nie wyjdą w pełni z mody, ale ponieważ wideokonferencje stają się preferowanym sposobem komunikacji, stosy dokumentów i plików analogowych są powoli zastępowane.

Rozważ następujące zalety wideokonferencji dla agencji rządowych:

10. Lepsza jakość życia

Łączenie się z zespołami i współpracownikami z różnych działów i innych sektorów wymaga czasu na podróż i obecności. Czy to prawda? Dzięki wideokonferencjom po prostu umów się na spotkanie online i nie musisz prowadzić samochodu, zaparkować i stawić się, gdy jakiekolwiek decyzje lub rozwiązanie problemu można wykonać za pomocą wideo. Pomoc między agencjami nabiera zupełnie nowego znaczenia, jeśli chodzi o rozwój kariery pracowników. Pomyśl o wszystkich szkoleniach, rekrutacji i zatrudnianiu do specjalistycznych prac rządowych. Technologia wideokonferencji usprawnia wysiłki poprzez nagrywanie tutoriale do nauczania; filmy rekrutacyjne do kampanii rekrutacyjnych i zaplanowane pakiety rekrutacyjne do wdrożenia.

9. Ulepszenia środowiska pracy

Komunikacja między biurami ma duży wpływ na jakość pracy wykonywanej między działami, a także w jednym dziale. Współpraca jest znacznie lepsza, gdy komunikacja odbywa się z prędkością technologii, zwłaszcza w krytycznej sytuacji lub w przypadku snafu public relations. Mówiąc mniej dramatycznie, nawet pracownicy, którzy są nowymi rodzicami lub przybywają z innej kultury lub kraju, mają teraz możliwość płynniejszej integracji na rynku pracy.

8. Efektywniejsze wykorzystanie godzin pracy

Obniżenie kosztów oznacza oszczędność czasu, a oszczędność czasu oznacza, że ​​roboczogodziny można efektywniej wykorzystać w innym miejscu. Wideokonferencje zwiększają produktywność i zwraca więcej godzin pracy, co jest cennym zasobem rządu. Wyobraź sobie dolary zaoszczędzone, gdy honoraria za podróże znanego prawnika nagle znikają. Skrócenie czasu podróży pozwala z czasem zaoszczędzić spokój i pieniądze podatników.

7. Obniż koszty procesów prawnych

Pieniądze podatnika można wykorzystać gdzie indziej, gdy na zdjęciu jest wideokonferencja. Świadectwa, przesłuchania, zeznania, można to zrobić bez konieczności wożenia osadzonych do iz więzienia; Prawnicy nie muszą tak często opuszczać biura, a świadkowie mogą przedstawić szczegółowe sprawozdania dotyczące prywatności i bezpieczeństwa ich własnego domu. Ponadto większość innych drobnych scenariuszy związanych z sądami można przeprowadzić bez podróży i dojazdów do pracy. Dzięki prostej konfiguracji i jasnemu połączeniu internetowemu wiele procesów sądowych można bezproblemowo przeprowadzić na ekranie.

6. Interakcja z publicznością

Kiedy linie komunikacji między rządem a społeczeństwem stają się otwarte i bardziej przejrzyste, pojawia się większe poczucie zaufania i zrozumienia. Korzystanie z takiej technologii skierowanej do przodu, jak wideokonferencje dla public relations, stawia mówcę na otwartej przestrzeni. Jest mniej dymu i luster, a przedstawiciele sektora publicznego mogą śmiało odpowiadać na skargi i pytania, osobiście zwracając się do opinii publicznej.

5. Komunikuj się z obywatelami

Zaangażowanie obywateli w życie społeczności jest ważne, jeśli trzeba wysłuchać lub uświadomić sobie jakąś sprawę. Podczas gdy w ratuszach i imprezach publicznych notorycznie nie ma zbytniej frekwencji, wideokonferencje mogą pomóc w podniesieniu tych liczb. Obywatele mogą dzwonić przez telefon (z dowolnego miejsca, korzystając z bezpłatnego międzynarodowego numeru dostępowego) i sprawdzać, co się dzieje. Mogą w nim uczestniczyć, zadając pytania na czacie, wyłączając wyciszenie i podnosząc rękę lub będąc gościem, w zależności od wielkości zgromadzenia. Wideokonferencje pomagają zabrać głos osobom, które chcą zabrać głos, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

4. Współpraca stała się łatwa

Niezależnie od tego, czy zastanawiasz się nad pomysłami na oferty i programy społeczności, czy też pracujesz razem jako zespół opracowujący plan awaryjny, współpraca w locie jest czasami obowiązkowa. Skuteczny system komunikacji, taki jak łatwa w użyciu platforma wideokonferencyjna na żądanie, sprawia, że ​​łączenie sił jest prostsze i bardziej wzbogacone. Dopóki istnieje połączenie internetowe, uczestnicy z różnych regionów, krajów i biur mogą łączyć się z bazą „lokalnie” w usłudze sala spotkań online który łączy wszystkich.

3. Spotkania w ruchu

Ważne spotkania nie muszą być opóźniane ani przekładane z powodu czasu podróży lub nagłych zmian w harmonogramie szefa działu w ostatniej chwili. Wideokonferencje zapewniają rządowi większą mobilność i elastyczność, jeśli chodzi o odległość geograficzną lub sprzeczne harmonogramy. A jeśli kluczowy gracz nie może przeprowadzić wideokonferencji? Nagranie a oglądanie później jest drugą najlepszą opcją.

2. Komunikacja na żądanie dotycząca bezpieczeństwa publicznego

Komunikacja wideo otwiera bezpośrednią linię kontaktu w sytuacji awaryjnej. Zespoły mogą skrócić czas reagowania w sytuacjach kryzysowych i ocenić, jakie zarządzanie kryzysowe należy wziąć pod uwagę w przypadku kryzysu, w którym obywatele są w niebezpieczeństwie. Jest to skuteczna forma komunikacji w celach szkoleniowych oraz na wypadek sytuacji awaryjnej w odległej lokalizacji.

1. Harmonia międzyresortowa

Szybsze podejmowanie decyzji przy użyciu mniejszej ilości zasobów pomaga usprawnić pracę w miejscu pracy. Lepsza współpraca była możliwa tylko dzięki wideokonferencjom, dzięki czemu każdy projekt jest bardziej widoczny lub lepiej delegowany wśród pracowników i współpracowników.

Niech Dwukierunkowa platforma wideokonferencyjna firmy Callbridge usprawnić przepływ pracy między urzędami, jednocześnie zmniejszając ogólne koszty eksploatacji. Jego łatwe w użyciu, oparte na przeglądarce oprogramowanie bez pobierania jest szybkie, niezawodne i łączy Cię na całym świecie - lub tylko między biurami. Dzięki funkcjom współpracy, takim jak udostępnianie dokumentów i udostępnianie ekranupracę można wykonać szybciej.

Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny tutaj.