Todo mundo, independentemente da área de atuação, participa de uma teleconferência ou reunião online pelo menos uma vez por semana. É seguro presumir que a maioria de nós já seja especialista nessas reuniões virtuais, certo? Infelizmente, não. Todos nós já estivemos naquela reunião das 9h da manhã com pessoas pedindo freneticamente seus PINs de acesso, obrigados a ouvir a música de espera de outra pessoa e, claro, suportando aqueles intermináveis 5 minutos em que as únicas palavras ditas são "Olá, você consegue me ouvir?".
Aqui estão 10 regras de ouro para chamadas em conferência que você pode usar para resgatar suas reuniões de segunda-feira e sua sanidade.
10. Vá com calma e habilite a gravação automática.
Os engenheiros adoram recursos e widgets extras nos aplicativos. Uma das melhores economias de tempo, no entanto, é o recurso de gravação, que mais tarde é transformado em uma transcrição pelo Cue. Perdeu algo em uma chamada? Ouça a gravação ou verifique a transcrição mais tarde. Callbridge vem com gravação automática. Ligue-o e sua gravação de chamadas começará assim que você entrar na linha.
9. Disque pelo menos 10 minutos antes da chamada.
Tente não encurtar o tempo de atendimento. 10 minutos deve ser mais do que suficiente para você carregar documentos, responder perguntas e discutir assuntos não relacionados com seus colegas. E se você estiver em apuros, 10 minutos devem ser suficientes para você entrar em contato com o seu provedor de serviços (nós!) Para ajudá-lo.
8. Faça a devida diligência.
Quantas vezes alguém o convidou para uma teleconferência usando um novo provedor de serviços sem ter pelo menos uma teleconferência prática para ver como as coisas funcionam? A maioria dos sistemas de conferência é muito fácil de descobrir, mas nem todos têm os mesmos códigos de tecla, convenções de interface do usuário ou recursos. Cause uma boa impressão no seu cliente - se for um novo sistema de conferência, experimente primeiro.
7. Reserve um minuto para se apresentar a você e aos participantes
Alguns serviços de conferência telefônica, como o Callbridge, têm a capacidade de identificar e exibir os participantes individualmente. Melhor ainda: familiarize-se com a voz de cada participante. Isso permitirá que você acompanhe melhor as tarefas, os acompanhamentos e a duração da reunião.
6. Não corte custos quando se trata de clientes.
A web tem muitos métodos de discagem gratuita para você escolher. Esteja ciente de que muitas dessas tecnologias parecem oferecer grandes benefícios, mas são, na verdade, “trabalhos em andamento”. É melhor investir um pouco de dinheiro do que correr o risco de perder uma venda ou criar uma má impressão em uma reunião importante. Nem custa muito.
5. Fale claramente e enuncie corretamente.
Vivemos em um mundo globalizado. Mesmo que seu negócio se limite à América do Norte, lembre-se de que você pode ter muitos participantes para os quais o inglês não é a primeira língua. Falar com ritmo não apenas o retratará como um orador claro, mas também dará aos outros tempo para fazer anotações.
4. Não se envolva em conversas paralelas.
Todos passaram por pelo menos 12 anos de escola onde aprenderam a ficar calados e deixar o professor falar. Por que, assim que colocamos nossos ternos, esta lição voa pela janela? Conversas paralelas resultam em confusão, ruído ambiente e, para não mencionar, são totalmente rudes. O Callbridge facilita o gerenciamento de toda a conversa - você pode levantar a mão para falar ou fazer anotações na janela de bate-papo.
3. Dê às pessoas a chance de falar.
As reuniões têm tudo a ver com conversas ativas. Independentemente de sua antiguidade na empresa, estudos mostram que a gestão ditatorial resulta em liderança ruim e leva a falhas de comunicação. Deixe seus colegas de trabalho falarem. Você pode não apenas aprender algo novo, mas também permitir que eles sintam que sua contribuição é desejada.
2. Disque usando o número de telefone e PIN corretos.
Desculpe ser repetitivo ... é que recebemos muitos e-mails de última hora pedindo o número de discagem. Além disso, algumas chamadas usam códigos de acesso exclusivos para segurança. Felizmente, você pode encontrar seu PIN no e-mail ou convite por SMS que você recebeu!
1. Se você não tem nada a dizer, silencie-se.
Você já se perguntou por que o ruído começa a aumentar em grandes chamadas em conferência? Você já se perguntou de onde vem essa digitação desesperada? Se você está batendo papo com seus amigos no Facebook, silencie-se. Todos podem ouvir sua digitação! Pressione * 6 ou o botão mudo na interface de usuário do Callbridge e você poderá ouvir (e fazer um pequeno trabalho lateral) sem que ninguém mais saiba.
E agora, faça algumas chamadas em conferência produtivas e agradáveis!
