Quando se trata de fazer mais trabalho com mais rapidez, parece que sempre há novas tendências surgindo. Salas de concentração para discussão focada; trabalho flexível para maior felicidade do funcionário; cabines de telefone para privacidade - e estes estão apenas arranhando a superfície. Se isso significa agilizar a mesma qualidade de trabalho ou melhor de uma forma que seja otimizada, por todos os meios, a empresa deve entrar no movimento e ver o que funciona.
Alguns dos obstáculos que qualquer tipo de equipe enfrenta, seja inicial ou empresarial, inclui reunir membros da equipe para uma sincronização rápida ou reunião virtual. Não é incomum planejar uma reunião com antecedência quando se trata de grandes sessões de brainstorming e avaliações, mas são os encontros menores que tendem a cair no esquecimento. E eles são tão benéficos! As sincronizações menores para compartilhar o progresso, remover obstáculos e ficar alinhado exigem largura de banda mental e presença física (ou virtual!) Também. Deixá-los cair no chão pode ser mais prejudicial à saúde de sua empresa do que você imagina.
Entre, levante-se reuniões virtuais. Sinta o pulso da sua empresa realizando reuniões raras, menores e casuais com colegas, literalmente de pé. Às vezes, não há necessidade de formalidades. Em uma reunião em pé, o tom é mais fluido, menos intrusivo e pode ser muito mais esclarecedor sem a necessidade de sentar e deixá-lo abafado. Aqui estão algumas coisas que você deve e não deve implementar na próxima vez que fizer uma reunião stand-up.
Ligue a câmera
Normalmente, há pelo menos uma pessoa presente com seu laptop ou desktop por perto. Mantenha funcionários remotos informados, convidando-os para o stand-up e tornando-a uma reunião virtual. Com vídeo conferência e recursos de compartilhamento de tela, é fácil ingressar por meio de um link de reunião e fazer com que eles se sintam presentes.
Fique de pé
Tudo bem, isso pode ser óbvio, mas permanecer fiel a esta regra torna todas as outras mais fáceis de seguir. Ficar de pé durante uma reunião virtual mantém os oradores concentrados e evita que falem monotonamente. Remova as cadeiras ou empurre-as para a lateral da sala ou faça a sincronização em um ambiente mais casual.
Não deixe os membros da equipe vagarem
É fácil para um pensamento se tornar um trem desgovernado, mas com reuniões em pé, mantenha-o sucinto. Se não for valioso para todos os presentes, evite dizê-lo. Ou mantenha um limite de tempo para cada palestrante.
Mantenha os stand-ups pouco frequentes
Estes íntimos reuniões virtuais só deve acontecer quando necessário, portanto, um fluxo regulamentado que exige que todos se encontrem ao mesmo tempo no mesmo dia não é necessário, a menos que seu fluxo de trabalho exija isso.
Vá para o curto e doce
As pessoas estão de pé, portanto, a própria natureza desse tipo de reunião virtual é breve. Atualizações importantes devem ser compartilhadas sem os detalhes. Pense nele como o carretel de destaques desde o último stand-up - não mais do que 15 minutos e mais detalhes podem ser incluídos em um e-mail de acompanhamento.
Não espere pela sua equipe
Comece na hora certa. Qualquer um que perder ou chegar tarde fará o possível para conseguir da próxima vez. Isso ajuda a manter a programação de todos funcionando sem problemas.
Manter a integridade estrutural
Informal, rápido, mas focado no laser, uma reunião virtual stand-up não deve se afastar muito dos membros da equipe que compartilham atualizações de progresso, status de trabalho atual e onde eles estão travando.
Mantenha sua ferramenta de gerenciamento de projetos à mão
Abra o quadro branco online ou compartilhe arquivos instantaneamente para que todos estejam em sintonia com o fluxo dos projetos. Rever o que está em movimento, pendente ou necessário para começar ajuda a equipe a ter uma visão geral.
Mantenha-se focado em objetivos com 3 perguntas
Não tem certeza de como a reunião virtual stand-up deve fluir? Faça com que cada membro da equipe responda às seguintes perguntas para manter a produtividade:
1) O que você alcançou desde a última reunião stand-up?
2) O que você tem em movimento até a próxima reunião stand-up?
3) Existem bloqueios ou desafios que o impedem de realizar o que se propôs a fazer?
Não tente apresentar novas idéias
Em vez disso, concentre-se nas 3 perguntas. Trazer uma nova ideia irá desviar o ritmo da reunião virtual stand-up e torná-la mais longa para todos. Se a inspiração bater, mencione-a em um e-mail de acompanhamento.
Incentive outras formas de comunicação da equipe
O stand-up é vantajoso para a comunicação de primeira linha, mas não deve ser a única maneira pela qual a equipe toca a base, especialmente para trabalhadores remotos. Mantenha todos informados por meio de sessões mais detalhadas e mais longas ou por meio de chat de texto durante a semana de trabalho.
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