Quando você está planejando uma reunião online, mais do que espera que os participantes estejam prestando atenção! Na verdade, você deseja inspirá-los a estarem envolvidos e presentes. Para que isso aconteça, sua reunião online precisa ser estruturada. Precisa ser projetado e atendido ao seu público.
Afinal, qual é o propósito de outra forma? Por que gastar tempo reunindo as tropas para analisar relatórios de progresso ou abrir as linhas de comunicação para fazer um brainstorming de um tom se o único som ouvido são os grilos?
Com uma abordagem mais interativa para suas reuniões online, você pode esperar alto envolvimento, melhor absorção de informações e uma compreensão mais completa de seu conteúdo. Talvez até um pouco divertido!
Vamos ao que interessa - reuniões de negócios, quero dizer!
De acordo com um artigo da Harvard Business Review, a alta administração, executivos de nível C e outros tomadores de decisão passam quase três quartos de seu tempo reunindo-se com outras pessoas para discutir o andamento do trabalho. É muito tempo gasto em reuniões.
Não vamos esquecer os trabalhadores remotos também. Graças à tecnologia sofisticada, reuniões online com equipes e colegas em diferentes locais são possíveis, mas ainda existem desafios com fusos horários, conectividade e coordenação de projetos. É aqui que o tempo gasto pode se perder ou ser mal utilizado.
Você está fazendo tudo o que pode para garantir que suas reuniões online sejam produtivas e aproveitem bem o tempo?
Se você está procurando:
- Encontre maneiras mais simples de coordenar com colegas e funcionários remotos
- Fique conectado independentemente do tempo ou distância
- Revigore as interações
- Pressione por mais participação e eficácia
Então, aqui estão algumas idéias para animar as reuniões e torná-las mais interativas e eficazes:
Em primeiro lugar, pergunte-se: esta reunião é imperativa? Você realmente precisa fazer esta reunião?
Para que os participantes interajam e colaborem, vozes, opiniões, descobertas e compartilhamento de informações devem ser ouvidas. No caso de uma reunião online, um diálogo é preferível a um monólogo.
Se houver um anúncio ou informação que não exija que os participantes façam acréscimos, trabalhem e apenas ouçam, considere como sua mensagem pode ser mais adequada em um e-mail. Para reuniões interativas e envolventes, pedir aos participantes que ouçam apenas pode fazer com que percam ou finjam interesse.
Assim que o conteúdo e o propósito de uma reunião online forem estabelecidos como "necessários", aqui está o que fazer a seguir:
12. Gerenciar expectativas
Cultive a mentalidade certa entre os colegas, informando-os com antecedência de que sua participação é necessária. Na agenda enviada antes da reunião online, apresente um layout simples do que todos podem esperar.
Exponha o problema e diga aos participantes que suas idéias e contribuições são solicitadas. Isso lhes dá tempo para pensar e resolver problemas, ao mesmo tempo que estabelece algumas regras básicas.
Além disso, diga a eles algumas regras básicas de etiqueta esperadas, como:
- Pressione “mudo” quando você não estiver falando
- Evite comer ou beber
- Deixe os telefones de lado e outras distrações em pausa
11. Faça check-in com colegas
À luz de uma pandemia recente com milhões de pessoas trabalhando em casa como resultado, o trabalho remoto pode parecer um isolamento. Simplesmente planejando uma reunião para uma segunda-feira e começando com uma pergunta simples: “O que você fez neste fim de semana?” você pode obter a participação e incentivar os colegas a se abrirem.
Melhor ainda, dependendo do tamanho da sua reunião, use este tempo de introdução para fazer com que todos se aproximem e agradeçam a um colega por algo que fizeram. Grande ou pequeno, ao mostrar apreço com um simples xingamento e gritar uma tarefa, a gratidão funciona para fazer com que todos sinta-se mais conectado. Esta é uma maneira pequena, mas poderosa, de incentivar a ligação social em uma plataforma virtual.
Sua equipe inclui muitos trabalhadores remotos? Incentive mais um senso de vínculo social injetando um pouco de diversão para ajudar a quebrar o gelo e fazer as pessoas se sentirem menos solitárias com o distanciamento social ou trabalhando em casa:
- Spice Up Introduções:
Sala de reuniões online cheia de estranhos? Convide os participantes a se apresentarem e algumas informações peculiares:
-
- A música de karaokê favorita deles
- Seu prato caseiro exclusivo
- O melhor show que eles já foram
Sala de reuniões online com os mesmos colegas? Convide rostos conhecidos para:
-
- Discuta brevemente um bom filme que eles viram recentemente
- Compartilhe como está o animal de estimação
- Fale sobre um hobby ou projeto pessoal que eles assumiram
- Use seu cérebro:
Os exercícios de construção de equipes não devem cair no esquecimento apenas porque os membros da equipe estão mais dispersos. Forneça os critérios com antecedência para que os participantes possam aparecer prontos. Experimente uma versão curta online de Charades ou Balderdash para uma maneira mais interessante de abrir a reunião. - Jogar um jogo de adivinhação:
Outra maneira de tornar as pessoas mais engajadas é pedir a cada participante para jogar uma versão simples do ISpy, descrevendo um item em sua área de trabalho remota.
10. Crie sua agenda de reunião com antecedência
Se a agenda da sua reunião for clara e articulada, você pode esperar o mesmo ROI da sua reunião online! Sem nenhum plano ou premeditação, uma sincronização vaga e mal informada levará à confusão e perda de tempo.
Prepare uma agenda estruturada que descreva as principais questões e mencione o que é necessário e esperado dos participantes. Envie com pelo menos um dia de antecedência e não se esqueça de usar sua configuração de convites e lembretes para divulgar informações rapidamente.
9. Prepare sua tecnologia
Por mais maravilhosa que seja a tecnologia, ainda há ocasiões em que ela pode ficar um pouco instável. Sinta-se confiante de que tudo está funcionando perfeitamente, testando sua tecnologia e verificando se todos os dispositivos estão carregados. Saiba onde estão suas tomadas elétricas e tenha seus carregadores por perto. Teste sua câmera, microfone, conexão com a Internet e considere tudo o mais que você possa precisar:
- A sua iluminação está muito clara ou muito fraca?
- Você está cercado por muita desordem?
- Você está em uma área de tráfego intenso, onde as pessoas estão indo e vindo?
- Quando foi a última vez que você desligou / redefiniu seu dispositivo?
Considere incluir esses pontos no e-mail da agenda pré-reunião para que todos estejam informados.
8. Respire vida em sua entrega
Claro que você pode conduzir sua reunião online de forma eficaz decifrando itens importantes, mas você também pode adicionar um toque especial para manter as pessoas intrigadas:
- Convidar Movimento
Todos nós sabemos como é fácil investir no trabalho. Levantar-se da mesa é uma ótima ideia, mas pode ser esquecido quando você estiver no meio de um incêndio ou de um longo e-mail. Em algum ponto de sua reunião online, agite um pouco fazendo com que os participantes movam seu sangue. Movimentos simples, como esticar os braços acima da cabeça, levantar-se e sentar-se algumas vezes, ou fazer alguns alongamentos na mesa, podem aumentar o oxigênio para o cérebro e trabalhar para quebrar os sentimentos de cansaço e letargia. - Adicionar recursos visuais
Incentive a interação e faça chegar o seu conteúdo ao seu público ao
usando cores brilhantes, vídeos, fotos e chamadas rápidas. Torne seu conteúdo digerível e inesquecível com uma apresentação simples de entender que é atraente com o uso de recursos visuais e talvez um meme adequado e bem colocado! - Obtenha feedback em tempo real
Veja como as pessoas estão absorvendo seu conteúdo conduzindo uma pesquisa no local. Além de serem divertidos, eles interrompem o programa e fornecem informações em tempo real úteis. Ele serve como uma ferramenta de tomada de decisão instantânea, mantém alto o engajamento e ajuda a estruturar as próximas etapas.
7. Delegar Tarefas
Quando as pessoas são responsáveis por contribuir com algo para a reunião online, como moderar, executar uma atividade quebra-gelo ou tomar notas, mais engajada cada pessoa ficará. Além disso, isso ajuda a manter as reuniões pequenas. Mantenha as funções óbvias, incluindo apenas aqueles que precisam estar presentes, como um tomador de decisões, consultor, estagiário, etc.
- Selecionando um moderador
Um moderador garante que a reunião não seja prejudicada. Seu trabalho é ficar de olho na tecnologia, liderar com autoridade, dar permissão para falar a quem precisa, ser responsável pela gravação e cuidar para que a qualidade de áudio e vídeo seja cuidada.
6. Atenha-se ao cronograma
Quando você está ciente do tempo limitado de que dispõe, a produtividade tende a aumentar. Trabalhar com um limite de tempo “enquadra” a reunião e dá a ela o foco. Atribua um período específico de tempo para cada ponto-chave com um buffer de 10 minutos. Dessa forma, todos podem terminar no prazo ou um pouco antes do tempo!
5. Remova distrações
É fácil (e muito comum) querer verificar seu e-mail ou dar uma olhada no telefone durante uma reunião online. Atenha-se ao tempo e evite a tentação removendo as distrações desde o início: desligue as guias do seu laptop, coloque o telefone no modo silencioso (ou modo avião!), Feche a janela para desligar o ruído de fundo (ou use fones de ouvido) e salve o lanche para depois!
(alt-tag: mulher sentada à mesa trabalhando em um laptop aberto sentada perto da janela no início da manhã)
4. Promova a colaboração
Use uma reunião online para gerar ideias dos participantes. Reserve algum tempo para assumir as características de um think tank ou sessão de brainstorming. Permitir que as pessoas apresentem suas próprias idéias ou tirem partido das idéias de outros; Experimente um recurso como o quadro branco online para que sua criatividade flua.
3. Incorporar jogos
Através da gamification, você pode esperar que os níveis de interatividade em sua reunião on-line aumentem! Inclua uma pequena pergunta no início e faça com que os participantes façam o mesmo. Isso também pode ser incentivado - almoço prolongado, brindes da empresa, licença antecipada, etc. Por exemplo:
- Selecione uma imagem ou personagem para incorporar aos slides e faça com que os participantes respondam quantas vezes ela foi vista durante a apresentação.
- Jogue um questionário simples no final para testar a compreensão dos participantes sobre o conteúdo.
- Colete citações de colegas e faça-os adivinhar quem disse o quê.
2. Termine com itens de ação bem articulados
O objetivo de uma reunião online é reunir os participantes e se unirem para avançar em direção à próxima etapa. Isso só pode ser feito com itens de ação claros. Quando todos estão cientes do que devem fazer, só então as coisas podem ser feitas. Antes de terminar a reunião, verifique se os participantes estão bem informados sobre suas funções. Passe alguns momentos repassando o que foi discutido e designando a pessoa para o trabalho.
1. Compartilhe o resumo
Muita coisa pode acontecer em uma reunião online. Muitas ideias, sugestões e opiniões são lançadas, e é por isso que notas bem resumidas são eficazes para manter a integridade da sincronização.
Escolha um software de videoconferência que vem com um recurso de gravação e / ou recursos de IA para capturar tudo o que caiu. Fazer anotações manualmente é sempre uma boa ideia, mas quando você tem a tecnologia trabalhando em segundo plano, você pode executar durante a reunião sabendo que o resto está resolvido.
Aqui estão mais alguns truques para fazer sua próxima reunião online brilhar:
- Divulgue sua marca em todos os pontos de contato de sua reunião
Propondo para clientes em potencial? Grave sua própria mensagem que apresenta o nome da sua empresa, slogan e anúncios importantes enquanto os participantes aparecem no sala de reunião online personalizável. Cause uma ótima primeira impressão, polida e profissional, com o logotipo e as cores da marca na interface do usuário. - Use IA para fazer o trabalho braçal
Em uma reunião online, você está fazendo o trabalho voltado para o futuro. Escolha um vídeo conferência solução que funciona em segundo plano para fornecer transcrições, etiquetas de orador e carimbos de data para facilitar a pesquisa posterior. - Clique em Compartilhamento de tela para “Mostrar” em vez de “Contar”
Com o Compartilhamento de tela Como opção, ficou mais fácil navegar por demonstrações difíceis de explicar e recursos do produto durante uma reunião online. Todos podem entender o que você está dizendo quando são capazes de ver diante de seus olhos. Traga os participantes para a mesma página quando cada curso de ação puder ser mostrado em tempo real.
Deixe Callbridge revigorar suas reuniões online. Com tecnologia sofisticada, recursos personalizáveis e uma interface de usuário projetada intuitivamente, suas reuniões acabaram de ficar mais interessantes e produtivas.
