As reuniões remotas se tornaram uma parte essencial de como o trabalho é feito em todo o mundo. Mesmo se você estiver morando em uma cidade grande, será útil se você estiver localizado em uma parte da cidade e seu escritório estiver na outra. Chamadas em conferência e vídeo conferência fazer parecer que literalmente não há distância entre o remetente e o destinatário, mudando a maneira como nos comunicamos. É realmente incrível que vivemos em uma era em que podemos manter escritórios em Cingapura, Londres, Nova York e mães que moram em subúrbios - tudo na mesma página trabalhando juntos.
Portanto, agora que sua empresa integrou os melhores talentos e você estabeleceu um ritmo de reunião eficaz, existe o estigma de que os gerentes preferem reuniões presenciais em vez de remotas. Embora isso seja tradicionalmente verdade, também o é a capacidade de se adaptar e configurar trabalhadores remotos com as melhores ferramentas do comércio para ser mais produtivo e envolvente (e cibersegurança!) reuniões que levam a números e metas esmagadoras.
Uma vez que regras diferentes se aplicam quando você não está em uma reunião cara a cara, uma conversa sobre “as regras de ouro” envolve todos para que cada sincronização possa ser entregue e recebida de uma forma que produza resultados. Aqui estão as principais regras a serem lembradas em uma relação de trabalho remota:
ANTES DO ENCONTRO
Familiarize-se com sua tecnologia
Ligar a câmera de vídeo e enviar um código para sua chamada em conferência é fácil. Mas se familiarizar um pouco melhor com a execução do software e do hardware pode ser útil se - Deus me livre - houver uma dificuldade tecnológica durante a teleconferência. Evite quaisquer soluços ao ficar online 5 minutos antes do previsto para que possa configurar o mais cedo; ou tenha um plano pronto para entrar em ação. Até mesmo conduzir um ensaio de gravação de vídeo é uma jogada inteligente!
Adicionar camadas a um espaço compartilhado
Um espaço compartilhado não é uma sala de reuniões. Na verdade, é a sala de reuniões que mantém os espaços compartilhados como flipcharts, um quadro branco online, telas compartilhadas e muito mais. Os trabalhadores remotos podem sentir a segunda melhor coisa do que estar fisicamente lá, sendo influenciados por uma combinação desses espaços durante a chamada em conferência.
Estabeleça uma agenda, compartilhe-a com antecedência
Uma chamada de conferência remota envolve esforço e planejamento para garantir que todos possam comparecer. Ao destacar os tópicos cobertos e compartilhar a agenda com antecedência, você pode economizar momentos preciosos aderindo a um plano. Dessa forma, os participantes sabem o que está por vir e podem ouvir ativamente, bem como vir preparados com sua parte da reunião.
Convide alguns selecionados
Quanto maior o número de pessoas presentes na teleconferência, menor é a expectativa de contribuir com a discussão. De 1 a 10 participantes é o ideal.
DURANTE O ENCONTRO
Mantenha o objetivo da reunião na frente e no centro
Em palavras simples, lembre a todos o que precisa ser feito até o final da teleconferência. Anote no quadro branco online, por exemplo, para que todos possam ver claramente e use-o para aterrar os participantes se eles se desviarem muito do curso durante a discussão.
Funções de chamada em conferência do Gamify
As funções podem ser atribuídas a diferentes participantes, como facilitador, cronometrista e escriba, para tomar nota de todos os pontos de ação e decisões tomadas. Para reuniões recorrentes, desenhe nomes e altere as funções para que seja decidido no início da reunião e - surpresa! - pode ser você! Esta A gamificação garantirá que as pessoas continuem engajadas
Todo mundo tem uma introdução
Os participantes estão mais dispostos a participar do chamada em conferência quando eles entendem melhor quem está na chamada com eles. Uma rápida introdução de todos na reunião, (mesmo se houver um ícone ou imagem) adiciona um toque de humanidade e faz com que os trabalhadores remotos se sintam vistos e ouvidos!
Incentive uma pequena conversa fiada
Conectar-se com colegas remotos faz com que sua presença seja sentida na reunião. Uma rápida atualização do dia, o clima, os planos para o fim de semana - faz com que eles se sintam conhecidos no mundo real e também no mundo digital.
APÓS A REUNIÃO
Faça um acompanhamento
Resuma os principais pontos e avanços da reunião a serem enviados. A parte que o torna envolvente? Adicione um elemento de diversão e camaradagem. Um GIF, vídeo ou foto engraçada ajuda a tornar o e-mail ou mensagem de bate-papo memorável, o que, por sua vez, deixará todos ansiosos pelo e-mail de acompanhamento após reuniões futuras.
Números de menção
A saúde e a produtividade de uma relação de trabalho remota dependem de atingir metas, atingir números e alcançar objetivos de desempenho. Reserve um tempo para discuti-los na reunião ou envie um e-mail de acompanhamento descrevendo as mudanças, realizações, melhorias, etc.
Deixe o software de conferência de alto desempenho da Callbridge dar vida às chamadas de conferência de negócios. Sua plataforma de sala de reunião de primeira classe preenche a lacuna para reuniões virtuais e no mundo real. Com recursos de colaboração excepcionais Que incluem Compartilhamento de tela, compartilhamento de arquivos, apresentação de documentos e bate-papo em grupo, a excepcional tecnologia audiovisual da Callbridge nutre relacionamentos de trabalho remotos.
