Quando todos se reúnem para uma reunião por teleconferência, certifique-se de trazer seu jogo A. Representar sua empresa da melhor maneira e causar uma boa primeira impressão é o que o diferencia dos demais, ajudando-o a fechar um negócio ou fazer uma proposta arrasadora. Embora sua apresentação possa ser um sucesso, é a entrega que realmente conta. Todos nós temos um colega que precisa de uma revisão da etiqueta em reuniões. Aquele que decide abrir um saco barulhento de batatas fritas durante uma teleconferência. Aquele cujo alarme toca no celular, minutos depois de começar a reunião. Aqui está um curso intensivo sobre o que não fazer na próxima vez que sua equipe fizer uma teleconferência.
Indo em uma tangente
Cada equipe tem alguém que gosta de ouvir o som de sua própria voz. É o funcionário que desenvolve suas habilidades de pontificação para o público cativo, usando uma reunião como palco para fazer com que sua opinião prolixa seja ouvida ou descarrilar para o tempo da história. O truque aqui é identificar o momento em que ele está prestes a decolar e orientá-los educadamente, mas com firmeza, para o próximo ponto. Ao pegá-los desprevenidos, pelo menos por um segundo, você pode fazer com que parem de falar para que você possa seguir para outro tópico e fazer a reunião voltar ao que estava acontecendo.
Chegando mais tarde do que o programado
Uma das muitas vantagens de uma chamada em conferência com vídeo é a capacidade de ver todos em sua tela, tudo em um só lugar, independentemente da localização física real de todos. E com diferentes locais, vêm diferentes fusos horários. É fácil se envolver com a vida e ficar atrasado, mas chegar atrasado regularmente é frustrante e afeta o fluxo de todos os envolvidos. Atrasar a reunião afeta a programação de todos e torna a equipe menos produtiva em geral. Da próxima vez, um lembrete amigável para o participante atrasado pode ser apenas o que eles precisam ouvir para chegar a tempo para a reunião seguinte.
Interrompendo e interrompendo fora da curva
Estar ciente de cortar outras pessoas durante uma chamada em conferência ajuda a manter o fluxo da conversa nos trilhos. Ter outra pessoa sequestrando o proverbial pódio no meio de uma ideia pode desestabilizar toda a reunião. Além disso, é confuso para todos os outros que estão na chamada tentando acompanhar quem está falando. Lembre-se de deixar que cada pessoa diga o que pensa e espere por uma pausa na conversa para ganhar seus dois centavos. Se alguém intervir muito cedo, saltando e mudando de assunto antes de terminar, evite a difícil luta pelo poder agradecendo a opinião deles, mas deixe claro que você ainda não estava pronto para seguir em frente - e depois continue de onde parou.
Remexendo e mexendo
Todo mundo tem um hábito nervoso, mas quando você está em uma teleconferência, é melhor evitar ficar inquieto. Afinal, tudo está na tela para que seus colegas não apenas vejam você, mas também ouçam você batendo a caneta ao som de sua música favorita. É aquele som de fundo constante e audível de dedos batendo ou balançando os pés que atrapalha a reunião. Normalmente, lançar um olhar ou puxar a pessoa de lado após a reunião é o suficiente para interromper o comportamento ansioso. E na maioria dos casos, a pessoa nem percebe que está fazendo isso!
Comer e beber na frente de todos para ver
Há um horário e um lugar para almoçar ou fazer um lanche, e geralmente não é ao mesmo tempo que uma chamada em conferência agendada. Pegar um pedaço antes ou depois de se sentar e começar a trabalhar é muito mais preferível e atencioso do que mastigar biscoitos e fazer migalhas ou sorver um smoothie com um canudo. E não nos esqueçamos de como um alimento fica sem graça quando fica preso entre os dentes!
Estar preocupado com seu telefone
Newsflash: você está em uma chamada em conferência. Levantar para atender uma chamada pessoal ou digitar em seu telefone para atender e-mails causa distração. Isso não só quebra o seu foco, mas também perturba as pessoas ao seu redor. Além disso, dividir sua atenção não produz os melhores resultados, e tentar ser astuto fazendo isso embaixo da mesa ainda é óbvio. Seus companheiros podem ver isso. Claro, existem circunstâncias atenuantes e emergências, mas uma boa regra é colocar o telefone no modo silencioso ou deixá-lo em sua mesa.
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Sempre há espaço para melhorias quando se trata de garantir que todos estejam de acordo com a etiqueta apropriada de teleconferência. Dominar essas habilidades de conferência é apenas metade de uma reunião produtiva. A outra metade? Usando a plataforma de colaboração de sala de reunião de áudio, vídeo e SIP da Callbridge, que torna as reuniões e conferências contínuas e sem estresse, para que você possa se concentrar em outras coisas, como transmitir seu ponto de vista de forma clara e precisa.
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