Como hospedar uma reunião por teleconferência
Se você é como a maioria dos proprietários de pequenas empresas, teve que hospedar uma reunião por teleconferência ou t wo planeje ou faça um brainstorm com sua equipe. Você provavelmente também já percebeu que nem todas as reuniões são tão produtivas quanto poderiam ser.
Às vezes, os funcionários chegam tarde. Às vezes, eles estão com muito sono ou distraídos. Outras vezes, eles nem aparecem. É fácil se perguntar às vezes se é possível hospedar uma reunião por teleconferência em que nada dê errado.
Felizmente para você, uma reunião por teleconferência significativa e produtiva é possível. No Ponte de chamada, vimos e facilitamos reuniões suficientes para saber exatamente o que você deve fazer para hospedar a melhor reunião possível. Tudo o que você precisa fazer é seguir estas etapas rápidas e fáceis:
Etapa 1: tenha em mente um objetivo claro para a reunião antes de fazer qualquer outra coisa.
Etapa 2: Crie uma agenda de reunião por teleconferência da forma mais detalhada possível.
Etapa 3: Envie convites detalhados para reuniões e faça o acompanhamento com seus convidados.
Etapa 4: salve assuntos não relacionados para mais tarde, para que sua reunião não descarrilhe.
Etapa 5: chegue a um acordo sobre as próximas etapas para todos na reunião antes de encerrá-la.
Tenha um objetivo claro para a reunião
É fácil girar em círculos quando você Organizar uma reunião para “repassar o projeto X” ou “explorar tópicos relacionados a Y”, porque você não definiu objetivos claros para a reunião. Em vez disso, que tal definir uma meta como “definir uma direção para a campanha de outono” ou “estabelecer e concordar com uma estrutura de medição para nossos anúncios de mídia social”.
Tente ser o mais específico possível com seus objetivos, e você não apenas será capaz de dizer se sua reunião foi ou não um sucesso, mas também se você está ou não se desviando das discussões.
Criar uma agenda de reunião de teleconferência
Ninguém escreve um livro gastando 90% do tempo no prefácio. Ter uma agenda e cumpri-la o deixará muito mais perto de realmente atingir a meta para sua reunião por teleconferência que você definiu anteriormente, porque haverá um tempo alocado para discutir todos os assuntos importantes em sua reunião.
Também é importante lembrar que somos todos apenas humanos e, às vezes, os melhores de nós cometem erros, saem pela tangente ou simplesmente saem de cena para se divertir. Você deve manter sua reunião por teleconferência dentro do cronograma, mas por favor, não seja militante sobre isso. Há espaço para diversão em todas as reuniões.
Envie convites detalhados para reuniões e acompanhamento deles
No envio de convites para reuniões, a regra é “quanto mais cedo melhor”. Dessa forma, você terá tempo para lembrar gentilmente as pessoas se elas se esqueceram de RSVP em sua reunião. Dar tempo aos participantes também permite que eles se preparem para a reunião e se atualizem o que precisam saber antes da reunião.
Por que sua agenda precisa ser detalhada? Simplesmente porque quando os participantes sabem que serão questionados sobre um determinado tópico ou trabalho, eles tendem a preparar uma resposta com antecedência. Basicamente, eles estarão mais preparados para o encontro, mesmo que seja apenas para evitar serem apontados como alguém que não estava preparado.
“Estacionar” assuntos da teleconferência que não são relevantes
O que você faz quando sua reunião começa a se desviar para uma tangente não relacionada? Você poderia simplesmente dizer-lhes para pararem, mas essa pode não ser a solução mais diplomática e bem recebida. Em vez disso, tente “estacionar” essas tangentes para serem visitadas no final da reunião ou posteriormente. Algumas pessoas chamam isso de “estacionamento”.
O estacionamento também é ótimo se alguém levanta um ponto válido que precisa ser abordado, mas ainda não é explicitamente relevante para a reunião. Dessa forma, assuntos importantes ainda podem receber a atenção de que precisam enquanto sua reunião continua, sem ser impedidos por discussões fora do tópico.
Certifique-se de que os próximos passos sejam acordados
Esta etapa é essencial. No final da reunião, repita todas as próximas etapas, bem como quem irá assumir a propriedade. Uma vez que todas as partes tenham concordado com suas tarefas, ninguém pode se desculpar por estar confuso ou dizer que algo “escapou de sua cabeça”.
Graças a Deixa, você também pode enviar uma transcrição de reunião gerada por IA a todos os participantes, para que não haja confusão sobre o que precisa ser feito.
Depois de concordar em quando será a próxima reunião, você pode circular de volta para seu estacionamento e abordar quaisquer detalhes extras ou apenas bater um papo. Embora às vezes possa parecer inútil falar sobre coisas como eventos atuais e filmes quando você organiza uma reunião por teleconferência, é essencial para um ecossistema de local de trabalho positivo e funcionários felizes.
