Quer saber como configurar uma reunião virtual? Melhor ainda, ainda está se perguntando o que é uma reunião virtual? Aqui estão as boas notícias; Neste momento, não poderia ser mais fácil marcar uma reunião virtual e se você ainda não tem certeza do que é, você está no lugar certo.
Pronto para ver mais de perto?
Uma reunião virtual é ...
Também conhecido como uma reunião online ou videoconferência e audioconferência sob a égide da webconferência, a definição de reunião virtual de acordo com educause é: “As reuniões virtuais são interações em tempo real que ocorrem na Internet usando áudio e vídeo integrados, ferramentas de bate-papo e compartilhamento de aplicativos”. Assim como uma reunião pessoal, uma reunião virtual reúne participantes para compartilhar ideias, conversar e colaborar em um ambiente dinâmico entre dois ou mais terminais, exceto que, em vez de estar fisicamente presente, um dispositivo é usado.
Uma reunião virtual é crítica para a saúde de uma empresa em crescimento. Qualquer um, desde um funcionário a um gerente de projeto, executivo de nível c, e Profissional de RH tem que contar com a tecnologia de comunicação de grupo para poder fazer seu trabalho e preencher a lacuna entre outros humanos no tempo e no espaço. Empresas farmacêuticas e de TI, escritórios de advocacia, pequenas e grandes empresas e muito mais, todos se beneficiam do imediatismo e da relevância de ter uma abordagem de comunicação centrada em vídeo.
Esta é uma reunião virtual:
Por serem capazes de se comunicar com qualquer pessoa, em qualquer lugar e a qualquer hora, as reuniões virtuais permitem que os negócios floresçam independentemente da localização. Barreiras espaciais que normalmente bloqueariam as relações de trabalho, continuidade e colaborações produtivas não existem mais com reuniões virtuais que incentivam a conexão. Alguns dos benefícios gerais incluem:
- Tempo reduzido de deslocamento
- Reduzindo os custos de transporte, viagem e acomodação
- Aumente a produtividade = menos redundância
- Melhor retenção de funcionários
- Vantagem competitiva
E quando se trata de negócios, considere como a incorporação de uma abordagem centrada em vídeo à sua estratégia de comunicação funciona para apoiar:
- Uma força de trabalho mais conectada e digitalmente habilitada
- Acesso à gestão
- Um global aprimorado cultura de comunicação
- Melhor confiabilidade que resulta em resultados mais rápidos
- Reduzidas redundâncias e dados e informações atualizados
- Melhor valor
- Ainda não está claro como começar a videoconferência? Veja como configurar uma reunião virtual:
Escolha o software certo
Considere um pouco de logística antes de assumir um compromisso com um provedor de serviços.
Com que frequência você acha que precisará usar o software? Se você está procurando uma videoconferência pronta para empresas, pense onde os participantes estarão localizados; em casa ou na sala de reuniões? Se for o primeiro, a conferência baseada na web é mais adequada, mais fácil e conveniente de usar.
Dê uma olhada em quais recursos são fornecidos. Ele vem com compartilhamento de tela (perfeito para apresentações e atendimento ao cliente de TI); um quadro branco online (útil para fins educacionais ou brainstorming de trabalho criativo); ou compartilhamento de documentos (torna o compartilhamento de folhetos, documentos importantes e a integração de novos talentos muito mais simplificada), etc.
Saiba por que você precisa de uma reunião virtual
Por que vocês estão convocando uma reunião em primeiro lugar? É interno (anúncios, integração, sessões de tissue, reunião de gerenciamento) ou externo (discurso de vendas, desenvolvimento de novos negócios)? Pense na estrutura e na razão e, naturalmente, outras peças se encaixarão, como o atendimento.
Decida quem precisa comparecer
As reuniões virtuais são especialmente eficazes para encurralar as pessoas ao mesmo tempo, em um lugar diferente. Portanto, se você tiver participantes no exterior, em casa ou no corredor, poderá se conectar de maneira fácil e eficaz, independentemente da localização. Desde que todos estejam cientes de uma possível diferença de fuso horário ou usem o Programador de Fuso Horário, é fácil participar. Lembre-se, entretanto, de que apenas as pessoas necessárias devem ser convidadas. Economize tempo e dinheiro incluindo apenas participantes que são essenciais. Para qualquer outra pessoa, grave a reunião para enviar mais tarde.
Crie um esboço
Definir uma agenda deixará seus pensamentos organizados para que você tenha uma reunião virtual oportuna, clara e envolvente. Além disso, ajudará os participantes a saber o que se espera deles. O que eles precisam contribuir? Há algum material que eles precisam revisar antes da sincronização? Quanto tempo vai durar a reunião? Incluir um layout breve evitará confusão e ajudará os participantes a se sentirem preparados.
Envie convites e lembretes
O que é ótimo sobre as reuniões virtuais é que você pode hospedar uma agora como uma sessão improvisada ou agendar com antecedência. É fácil inserir todas as informações necessárias no convite inicial, como hora, data e outras informações importantes, porque é automático. Defina os lembretes para ajudar a coordenar suas chamadas para lembrar os participantes da próxima sincronização. Para reuniões mais urgentes que precisam ocorrer no local, use notificações por SMS para disparar detalhes da reunião diretamente para os dispositivos dos participantes. Não há mais perda de tempo esperando por chegadas tardias ou não participantes.
Utilize recursos para reuniões virtuais mais eficazes
O software de videoconferência certo para sua reunião virtual virá com uma infinidade de recursos práticos e convenientes para aprimorar sua experiência online. Para obter os melhores resultados, certifique-se de que a tecnologia escolhida vem carregada com:
- Compartilhamento de tela: Compartilhe instantaneamente sua tela com os participantes para conduzir uma apresentação ou resolver um problema de TI.
- Gravação: Acerte o registro agora para assistir mais tarde. Perfeito para participantes que não podem atender uma chamada.
- transcrição: Transcrições automáticas de todas as reuniões gravadas garantem que nenhuma ideia seja deixada para trás.
- Quadro Branco Online: Uma maneira criativa de expressar conceitos e gráficos usando imagens, cores e formas.
Incluir Take Away
No final de sua reunião virtual, com o que você deseja que os participantes saiam? Qual foi o propósito e quais são as próximas etapas? Certifique-se de que todos saiam sabendo o objetivo e o que precisa ser feito a seguir.
Acompanhamento com um e-mail
Seja o mais breve e agradável possível, mas aqui está o que deve ser incluído em um e-mail de acompanhamento: Resumo das atas da reunião, próximas etapas, a realização principal da reunião (deve corresponder ao objetivo da reunião) e a gravação (se você a gravou )
Práticas recomendadas para reuniões virtuais
Agora que você entendeu melhor como uma reunião virtual pode fortalecer a comunicação entre o remetente e o destinatário, há alguns etiqueta seguir. Aqui estão algumas coisas a serem lembradas:
Tecnologia: Faça uma verificação antes da reunião para ter certeza de que sua tecnologia está atualizada e funcionando. Certifique-se de que seu microfone, alto-falantes e câmera estejam prontos para uso. Verifique suas configurações e, se estiver moderando, abra uma sala de espera e certifique-se de que todos estejam automaticamente no modo mudo.
Participação: Revise o esboço da reunião e analise o fluxo antes que as coisas comecem a andar. Dessa forma, você pode se preparar para as pausas e os intervalos e planejar as perguntas a serem feitas aos participantes. Tente incluir uma atividade usando o quadro branco online e usando o recurso de compartilhamento de tela para "mostrar" em vez de "dizer".
Envolvimento: Os participantes são mais propensos a absorver suas informações quando você torna sua entrega interessante. Em vez de apenas transmitir estatísticas e métricas áridas, conte uma história com começo, meio e fim. Incorpore os dados e informações necessários usando imagens, vídeos, cores brilhantes e destacando palavras importantes.
Divirta-se: Não vamos esquecer de tornar um encontro virtual social! Abra a reunião virtual com perguntas para quebrar o gelo. Perguntas um pouco mais pessoais funcionam bem em pequenos grupos, como, "O que você fez neste fim de semana?" ou “Diga-nos o que você está assistindo no Netflix”.
Com grupos maiores, você pode ser mais vago e divertido, "Qual é a desculpa pessoal que você usa o tempo todo?" ou "Qual personagem de filme ou livro infantil lembra você de você?"
E em uma reunião, considere fazer uma pergunta relevante como: “Quando foi a última vez que você falou em um grupo?” ou algo um pouco mais exclusivo, como "Se você pudesse ter qualquer cauda de animal, qual seria?"
A ideia é conhecer-se num ambiente profissional mas com um tom mais descontraído. Um quebra-gelo inspira emoção apropriada, estimula o aprendizado e encoraja a união. Todas as habilidades excelentes para trazer para a mesa virtual!
Escolha Callbridge como sua plataforma de comunicação de grupo e observe como a produtividade e o engajamento aumentam quando você aprender a configurar uma reunião virtual. Com recursos premium que incluem Compartilhamento de tela, transcrição e resumos com tecnologia de IA, além de medidas de segurança reforçadas, zero downloads e personalização, você pode fazer qualquer reunião virtual chegar em casa com os participantes.
