Se você quiser o seu reuniões virtuais para começar bem, prepare-se para o sucesso executando uma sessão de preparação para ter certeza de que tudo está funcionando bem. Aprenda como testar seu microfone para que você possa ter uma reunião online cristalina.
Mas primeiro, vamos examinar algumas outras coisas.
Ser capaz de usar a tecnologia para participar de reuniões fora do escritório, visitar um novo local em um país diferente, reunir-se com nossos pares no exterior e mais vem com suas vantagens e, às vezes, desvantagens.
Pode ser frustrante quando a tecnologia decide ficar com problemas ou não funcionar quando deveria. Conexão ruim, uso impróprio de software e não praticar antes de ir ao vivo podem ser problemáticos. Em vez disso, conduza uma reunião livre de frustração quando você for através de alguns princípios básicos de preparação (incluindo como testar seu microfone) antes de ir ao ar:
1. Envie convites para todos os participantes
Seria uma pena se você tivesse sua apresentação e reunião configuradas, mas ninguém apareceu, ou as pessoas que precisavam aparecer não puderam porque não receberam as informações necessárias para participar. Certifique-se de que todos os participantes tenham o que eles precisam para estar presentes: a hora, a data e os detalhes da reunião são os básicos, mas pense em qualquer outra coisa que possa ser útil, como a agenda da reunião, um resumo de quem é quem, dependendo do tamanho da reunião online, etc.
2. Faça uma execução de teste
Especialmente com um cliente importante ou uma oportunidade de desenvolvimento de novos negócios, veja como sua apresentação virtual flui, examinando-a com antecedência. Envie o link a um colega e peça que participe e faça anotações. Dessa forma, você pode ver onde seus slides precisam ser aprimorados ou trabalhados e pode ter uma ideia da plataforma de videoconferência para navegação e ritmo.
3. Equipamento de teste
Uma das tarefas pré-reunião mais importantes que você pode fazer é testar seu equipamento. Experimente dias antes da sua reunião e (ou) experimente apenas alguns momentos antes de estar ao vivo. Na verdade, lembre os participantes por e-mail de verificarem seus equipamentos para ter certeza de que tudo está funcionando corretamente em seu lado também. Atrasos de latência e vídeo cortados apenas por causa de uma conexão de Internet ruim tornam a reunião on-line improdutiva - além disso, é frustrante quando seu áudio e vídeo não estão à altura! Verifique o seu largura de banda e solicite que outros verifiquem o deles também para obter a experiência mais tranquila possível.
Ao escolher uma plataforma de videoconferência para suas necessidades, fique atento para um Teste de Diagnóstico de Chamada que mostra como você testa seu microfone e outras funções. Esse recurso pequeno, mas poderoso, é especialmente útil ao verificar seu áudio e vídeo e geralmente pode ser encontrado em Configurações quando o recurso de videoconferência está aberto.
Depois de selecionar seu modo de reunião, (modo de conversa / colaboração, modo de sala de perguntas e respostas ou modo de apresentação / webinar), a ferramenta de teste de diagnóstico de chamada aparecerá e executará alguns diagnósticos para você:
- Microfone
Isso solicitará que você verifique seu microfone falando nele enquanto observa para ver se as barras se movem. - Reprodução de Áudio
Há um prompt de reprodução de áudio onde uma peça musical será reproduzida e perguntará se você pode ouvir o áudio dos alto-falantes. - Entrada de áudio
Determine se o áudio está entrando e saindo do microfone. Se você falar no microfone, consegue ouvir a reprodução da sua voz? Se você ouvir um eco durante uma reunião, os alto-falantes de outro participante podem estar muito altos. - Velocidade de conexão
Esta função verificará a velocidade da sua conexão em tempo real para áudio e videoconferência para determinar quantos Mbps você é capaz de baixar e enviar. 
Vídeo
Você pode ver o seu feed de vídeo? Isso testará sua câmera para ver se você é capaz de ver uma imagem em movimento ou não.
A qualquer momento durante uma reunião online, você pode acessar as Configurações e testar seu microfone. Não há necessidade de executar um teste de diagnóstico todas as vezes, embora, para sua tranquilidade e segurança, não faça mal fazê-lo no início, antes do início da reunião. Se em algum momento durante a reunião virtual você não tiver certeza do que está acontecendo com o seu microfone ou se um participante estiver tendo problemas com o deles, geralmente é uma solução rápida e um simples clique para voltar ao assunto.
Veja como testar seu microfone:
- Selecione a engrenagem Configurações na barra de ferramentas direita.
- Selecione a guia Áudio / Vídeo.
- Clique no menu suspenso abaixo de Configurações de áudio.
- Selecione um dos seguintes:
- Padrão - Microfone externo (embutido)
- Microfone externo (embutido)
- Dispositivo ZoomAudio (Virtual)
- Clique em Reproduzir teste de som para ver se o microfone está captando
Mais uma dica profissional: considere abrir sua sala de reunião antes de qualquer chat de vídeo ou chamada em conferência para permitir que os participantes apareçam e se instalem. Você nunca sabe quem pode ou não ter experiência com tecnologia, então isso permite que por alguns momentos as pessoas se instalem e testem sua conexão. Se estiverem enfrentando dificuldades técnicas, eles podem executar um Teste de diagnóstico de chamada ou tentar solucionar um pouco por conta própria.
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