A quantas reuniões de trabalho você já assistiu? Pelo menos um punhado este mês. Certamente você se encontrou em uma reunião online matinal discutindo o status ou o desenvolvimento de um projeto. Se não, talvez você tenha participado de um webinar, apresentação, workshop ou aula online. Talvez você tenha participado de uma sessão de brainstorming ou esteja liderando um apresentação de vendas virtual. Independentemente da forma como você apareceu, uma reunião on-line geralmente compreende as mesmas partes móveis: aparecer e hospedar, ser apresentado a e participar.
É a mesma fórmula, mas não precisa ser a mesma experiência. Se você está descobrindo que as pessoas não estão tão engajadas quanto você gostaria ou se a participação está diminuindo, é hora de voltar à prancheta e ver onde você pode melhorar o fluxo da reunião.
Não se preocupe, não é uma tarefa tão grande quanto você possa imaginar! Aqui estão algumas maneiras de organizar reuniões para torná-las mais úteis e construtivas.
As primeiras coisas primeiro - o que torna uma reunião inútil? Uma reunião inútil que pode atrapalhar mais do que ajudar é o que acontece quando ninguém a conduz, a agenda parece esporádica, a discussão sai do caminho ou demora muito e não há metas a atingir (uma decisão a tomar, tópico a discutir, problema resolver, uma solução a encontrar, pessoa a contratar, data a combinar, etc.).
Uma reunião construtiva? Ferramentas excepcionais, além de recursos e práticas excepcionais colocados em ação. Estas são as 5 qualidades que aumentam a força e aumentam a integridade da sua reunião online:
1. Ter um objetivo e uma meta definidos
Antes de marcar uma reunião online, pergunte-se: “Devo interromper o fluxo de trabalho com uma reunião?” Saber exatamente o que você precisa determinará a natureza de sua solicitação e, por fim, a reunião.
A partir daí, você pode discernir se tudo o que você precisa é preparar um documento que os participantes possam ler e fornecer feedback em seu próprio tempo, ou se você só precisa que uma ou duas pessoas apareçam em vez de toda a equipe.
2. Funções claramente delegadas
Para uma reunião eficaz que realmente leva você a algum lugar, aliste as seguintes funções e seus respectivos indivíduos:
O Motorista: O líder da reunião que reuniu todos em primeiro lugar.
O aprovador: o proprietário ou parte interessada que pode tomar a decisão final.
Os Colaboradores: Aqueles que possuem as informações e os dados e podem atingir o objetivo da reunião.
As Pessoas Informadas: Aqueles que estão por dentro antes e depois da reunião, mas não são obrigados a comparecer.
Pro-dica: O software de videoconferência que se integra com ferramentas de gerenciamento de projeto e calendários é muito preferido em vez de soluções que não são compatíveis.
3. Uma Estrutura Acolhedora
Embora todas as reuniões devam permitir alguma liberdade e espaço para serem improvisados, criar um contêiner que respeite o tempo e a energia das pessoas é a base para reuniões que inspiram ideias em vez de espremê-las. Crie uma agenda que descreva os tópicos de discussão e use um cronômetro para manter o controle.
Deixe claro que os indivíduos têm um determinado período de tempo para responder. Apresente a ideia de um estacionamento, onde as ideias vão ser “estacionadas” se houver potencial, mas não vão a lugar nenhum agora.
4. Pontos de ação claros
Então, todos falaram e o objetivo que precisava ser discutido agora tem pontos de ação e orientações. Pro-dica: Não termine a reunião sem uma chamada à ação - haverá uma reunião de acompanhamento? Quem é responsável pelo que vem a seguir? Cada pessoa sabe pelo que é responsável? Qual é o prazo? Certifique-se de que as notas adequadas sejam feitas, as gravações sejam feitas e a ferramenta de gerenciamento de projetos tenha sido atualizada.
Ok, agora para a parte divertida
5. Injetando diversão
Claro, cada equipe tem sua própria abordagem quando se trata de criar a cultura da empresa ou adicionar uma pequena dose de entusiasmo, mas manter esse elemento de diversão e surpresa é o que exige um pouco mais de esforço.
Experimente quebrar o gelo com uma pergunta postada no quadro branco online ou organizar uma atividade profissional, porém leve, como o Virtual Show e Tell. Existem muitos exercícios de construção de equipes para escolher.
Assim que você tiver um controle firme sobre as 5 qualidades que solidificam o que contribui para uma boa reunião, você está pronto para explorar os recursos de videoconferência do Calbridge que moldam a textura e o fluxo de suas sincronizações. Deixe que a tecnologia torne as reuniões construtivas com recursos e ferramentas que aumentam a presença e o envolvimento.
Pro-Tip: Ah, e se você realmente deseja obter o máximo de suas reuniões (diversão incluída) - sempre use o vídeo e lembre os participantes também.
Veja como deixar de se sentir cansado para se sentir mais animado:
Transcrição Automática
Com o recurso de assinatura Cue ™ da Callbridge, ninguém precisa se preocupar se escreveu “aquilo”. Os participantes não precisam se preocupar ou perder a próxima frase quando o Cue ™ transcrever as gravações automaticamente.
Além disso, o Cue ™ fornece tags de alto-falante e carimbos de data e hora automaticamente. Faça anotações se quiser, mas tenha a certeza de que está tudo resolvido para você!
Obtenha uma compreensão mais profunda das emoções
Avalie a temperatura emocional de sua reunião online com a análise de sentimento; Um recurso sofisticado que extrai emoções positivas e negativas para lhe dar uma compreensão mais completa das nuances e do significado em jogo.
Bônus: veja a Barra de Insight para obter uma indicação melhor de onde e que tipo de perguntas foram feitas durante a reunião
Abra um plano de fundo virtual
Deixe o conjunto de fundos virtuais de Callbridge definir o cenário para sua chegada e presença. Escolha configurações do mundo real, cores e formas abstratas ou carregue seu próprio design personalizado e de marca.
Incentive conexões mais estreitas
Atenda a grupos menores que desejam se conectar em um espaço isolado da reunião principal com salas de descanso. Use esses espaços para facilitar discussões adicionais, trabalhar em tarefas separadas ou suporte 1: 1.
Colabore de forma criativa
Deixe os participantes expressarem o que eles têm a compartilhar usando cores, formas, sons, vídeos e imagens com a ajuda do Quadro Branco Online. Todos podem adicionar e compartilhar em tempo real. Você pode trabalhar nisso agora ou salvá-lo e revisitá-lo mais tarde.
Trabalhe com a Callbridge e você rapidamente ganhará impulso em como suas reuniões online são conduzidas e atendidas, especialmente com integrações de terceiros, incluindo Slack e Google Calendar. Usando recursos de última geração, como Análise de Sentimentos, Transcrição, Compartilhamento de telae mais, você já está em vantagem em comparação com outro software de videoconferência do mercado.
