Se você é advogado ou trabalha na área jurídica, não há como subestimar o poder da comunicação sucinta. Seja entre colegas ou gerenciando relacionamentos cliente-advogado; discutir soluções ou gerenciar conflitos - a maneira como você literalmente apresenta o seu lado da história pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Definir o tom começa com o envio e recebimento de mensagens claras. Não muito tempo atrás, os escritórios de advocacia dependiam muito das chamadas em conferência como o meio de comunicação preferido. No entanto, como a videoconferência apresenta mais benefícios que levam a melhor produtividade, maior economia de custos, felicidade e segurança do funcionário e melhor retenção de clientes, as empresas estão contando com a tecnologia de comunicação bidirecional para envolver os negócios.
Os benefícios da videoconferência são muitos. O que antes era pensado como futurístico e poderia custar até dezenas de milhares de dólares, hoje em dia, essa tecnologia é necessária para administrar um negócio - e não custa quase tanto. Além disso, o software foi significativamente refinado e sofisticado. É intuitivo de usar, implementar e compartilhar.
Se você é um escritório de advocacia procurando:
- Seja mais imediato com a transmissão de informações, dados e suporte para um cliente
- Fortalecer a cultura corporativa e a comunicação interna
- Melhore e simplifique tarefas complicadas de faturamento e administração
- Concentre-se e concentre-se nas reuniões com o cliente sem estática, chamadas interrompidas ou distração
- Gerencie a versatilidade de uma chamada local ou internacional
Em seguida, considere a videoconferência como parte de sua estratégia de negócios. Lembre-se das seguintes perguntas que o ajudarão a decidir qual plataforma é a melhor para as necessidades de sua empresa.
Primeiras coisas primeiro. Não há nada improdutivo nas chamadas em conferência. Na verdade, eles são extremamente eficazes para uma variedade de usos. Esta postagem não é sobre a substituição de chamadas em conferência por videoconferência. É apenas para mostrar que, ao utilizar ambos, você pode agregar mais valor para ir mais fundo com os clientes.
A chamada em conferência é excelente para:
- Tendo discussões improvisadas ou agendadas sobre um desenvolvimento no caso
- Cortar longas conversas de e-mail para ir direto ao ponto
- Especialização e compartilhamento de informações sobre tópicos específicos
- Colocando os tomadores de decisão no mesmo espaço
- Habilitando a transcrição e gravação da conferência para detalhamento de informações
Acrescente a próxima dimensão que a videoconferência oferece e você verá como suas ofertas são mais completas não apenas para seus clientes, mas também para colegas de escritório e superiores. RH, TI e outros departamentos também se beneficiam muito.
O que a videoconferência oferece?
A comunicação com o cliente está na vanguarda do sucesso de todo escritório de advocacia.
No final do dia, tudo se resume a:
1) construir confiança em um cliente e
2) em seguida, mantê-lo.
Essas duas etapas críticas são a base para fornecer excelente comunicação com os clientes que:
- Atende às necessidades deles e oferece experiências positivas aos clientes, fazendo com que se sintam uma prioridade, posicionando você como um defensor de sua causa.
- Constrói sua reputação. Em um setor em que o boca a boca vale tanto quanto ouro, a reputação do seu escritório de advocacia é o seu cartão de visita. A maioria dos escritórios de advocacia está disputando negócios com base em sua experiência.
- Quer se destacar? Aborde a estratégia de comunicação com o cliente com ferramentas e métodos de última geração que fornecem os principais insights de que você precisa para se entender.
- Cria harmonia entre você e seu cliente. A comunicação contínua em cada ponto de contato do processo funciona para evitar que qualquer coisa seja varrida para debaixo do tapete ou deixada de lado.
Especialmente no início, quando o cliente está apenas tentando descobrir se gosta de você como advogado e deseja contratá-lo, enquanto, ao mesmo tempo, você está tentando avaliar se ele tem um problema jurídico que você pode ajudá-lo a resolver.
É muito importante estabelecer uma base de comunicação adequada desde o início. Não deixe que métodos de comunicação abaixo da média, má gestão de relacionamento e uso impróprio do tempo afetem a forma como seus clientes são tratados.
Em vez disso, adicione ao mix de videoconferência que vem com estes 3 benefícios principais:
Benefício principal # 1
Padrões de alta segurança durante toda a duração da chamada.
Manter as informações do seu cliente seguras e protegidas é a principal prioridade de todo advogado. Reuniões online sejam curtos ou estendidos, devem ser equipados com todas as etapas de melhores práticas necessárias para medidas de segurança adequadas:
- Obrigatório para fornecer acesso a um chamada de conferência segura
- Deve ser capaz de controlar os participantes de uma chamada
- Adicione camadas extras de segurança, se necessário (bloqueio de reunião, código de acesso único, etc.)
- Garantir que os participantes da chamada sejam os ÚNICOS participantes da chamada
- Portal de teleconferência
Benefício principal # 2
Fácil transmissão de envio e recebimento de informações.
Ao lidar com clientes, é importante fornecer tecnologia de comunicação fácil de usar e projetada de forma intuitiva que ajuda mais do que atrapalha. Uma plataforma fácil de usar e que pode ser personalizada para refletir sua marca é uma experiência mais agradável.
Além disso, opte por uma plataforma repleta de recursos que suportam sua conversa, como:
- Compartilhamento de tela para examinar documentos e arquivos online em tempo real. Ao compartilhar sua área de trabalho, você pode incluir outros participantes para ver e ver exatamente o que você está vendo. Cada curso de ação é tornado “visível” para uma colaboração mais aprimorada, comunicação intensificada e participação acelerada. O compartilhamento de tela torna qualquer bate-papo mais dinâmico e fácil de facilitar.
- Gravações de reuniões para recontagem precisa de eventos passados, detalhes e história. Usado durante um Videoconferência (ou chamada em conferência), uma gravação fornece uma imagem maior do que está acontecendo. Especialmente ao fazer algumas perguntas difíceis, gravar uma reunião pode revelar-se benéfico no futuro, ao revisar para obter mais detalhes, já que a linguagem corporal, as nuances e o tom de voz de uma pessoa são transmitidos com mais clareza através do vídeo.
- As gravações de vídeo e áudio também funcionam muito bem se alguém não puder comparecer ou assistir agora, pois poderá ver mais tarde.
- Transcrições AI ajude você e sua equipe a estarem presentes e manter o espaço em vez de dividir sua atenção entre tomar notas e ouvir. Com transcrições detalhadas feitas para você incluir tags de locutor e carimbos de data e hora, você pode continuar com um testemunho ou outra comunicação baseada em vídeo sem se preocupar se a informação foi capturada ou não. Datas, nomes, lugares e temas e tópicos comuns são todos filtrados e registrados para facilitar a recuperação e dados mais aprofundados após a conferência.
As informações detalhadas fornecidas com tags de alto-falante, carimbos de data e notas de fala e texto fáceis de ler economizam seu tempo. Isso é especialmente útil para depoimentos ou outros processos judiciais, incluindo mandados, etc.
Benefício principal # 3
Acesso a todas as informações adquiridas após o término da ligação.
É especialmente importante e benéfico para a tecnologia de videoconferência fornecer resumos de chamadas e transcrições organizado no final da sincronização. Os dados pós-conferência que são marcados e são tão fáceis de pesquisar quanto seu e-mail tornam seu trabalho mais fácil e eficiente. Além disso, todas as informações, incluindo links enviados, mídia, vídeos e gravações, além de arquivos e documentos, são salvos na nuvem para um caminho de navegação mais centralizado e de fácil acesso que você e qualquer pessoa de sua equipe ou empresa podem acessar.
Um resumo da videochamada que tem tudo em um só lugar torna o compartilhamento de informações mais fácil e contínuo. Nada cai entre as rachaduras quando tudo é colocado diante de você.
Agora que os benefícios são um pouco mais óbvios, está mais claro como a implementação de videoconferência em seu dia a dia pode impactar muito a qualidade de sua comunicação. Observe como o fluxo das coisas se torna mais ágil quando todos estão conectados. Os clientes querem saber que você está cuidando de suas necessidades e os funcionários querem sentir que a alta administração confia neles.
Como você está considerando soluções de videoconferência para seu escritório de advocacia, aqui estão 6 perguntas que você precisa fazer primeiro:
6. Como você incorporará a videoconferência à sua prática?
Onde está sua empresa em relação a delegacias de polícia, hospitais, tribunais, centros de detenção, etc? Esses locais permitem o envio de vídeos e outras formas de comunicação para procedimentos legais? Quão experiente em tecnologia é sua clientela?
5. Com que frequência você planeja agendar videoconferências?
Observe o tamanho da sua empresa e o que o futuro reserva para crescimento. Além disso, os outros departamentos também entrarão na onda? Esta é uma excelente oportunidade para o RH se manter em contato com outras empresas e contratar internacionalmente.
4. Você usará a videoconferência para treinamento adicional e webinars?
Para profissionais do direito que desejam melhorar seu conjunto de habilidades; Para conectar sócios e escritórios de advocacia irmãos; tornar-se um mentor ou treinar TI - utilizar videoconferência é uma maneira eficiente e econômica de usar a tecnologia para capacitar as pessoas em suas funções.
RH pode usar vídeo conferência soluções para agilizar e melhorar o recrutamento e o processo de contratação, abrindo o pool de talentos no exterior. A TI é capaz de resolver rapidamente quaisquer problemas técnicos e oferecer suporte por meio de bate-papos de texto e com a ajuda Compartilhamento de tela e bate-papo por vídeo oferecem orientação, navegação e configuração complicadas - em qualquer lugar, a qualquer hora.
3. Quantos advogados e clientes estão dispostos a usar essa tecnologia?
Considere como sua equipe opera discutindo os recursos e benefícios de uma estratégia de comunicação mais centrada em vídeo. Isso fortalecerá o equilíbrio entre vida pessoal e profissional? Os advogados podem trabalhar em casa alguns dias? Isso se aplica a clientes também. Eles respondem a um tempo de face potencialmente mais virtual? A implementação de uma abordagem mais online para reuniões e relacionamentos advogado-cliente economizará tempo de viagem e aumentará a produtividade?
2. Qual ROI você pode esperar?
Mergulhe em qual será a extensão aproximada de uso. Com um cálculo rápido, compare e contraste a quantidade atual de tempo gasto em certas instâncias entre o tempo de viagem e os recursos. Some para calcular as horas de tempo por mês e veja como a implementação de videoconferência pode fazer a diferença.
1. Quão simplificada é a tecnologia que você está procurando?
Investigue como o software de comunicação bidirecional pode se integrar à sua infraestrutura existente e como isso pode impactar seu fluxo de trabalho. Procure algo que simplifique os processos; é fácil para todos usarem; conecta-se à força de trabalho virtual remota e oferece aplicativos e recursos que fornecem valor e interações mais significativas.
Perguntas de acompanhamento para ponderar:
• Quais recursos de segurança estão incluídos?
• Quantos participantes estão acomodados?
• Existe suporte ao cliente?
• Quais recursos estão incluídos? Existe gravação? Compartilhamento de tela? Resumos?
• Como é a experiência móvel? Existe um aplicativo?
Ao combinar a chamada em conferência e vídeo conferência em seu dia a dia: de reuniões internas, a integração de funcionários e aprendizagem contínua, a depoimentos virtuais e mais, torna-se óbvio que, para acompanhar os tempos, os escritórios de advocacia precisam adotar a tecnologia digital.
As ofertas online abrem as portas para mais negócios, produtividade e maior confiança e acessibilidade para os clientes. A comunicação intensificada torna o papel de todos - separados ou como um todo - mais eficaz.
Deixe que a Callbridge forneça ao seu escritório de advocacia a melhor conferência sofisticada da classe, que constrói uma cultura de comunicação poderosa dentro de sua equipe imediata e escritório, enquanto mostra como gerenciar e nutrir relacionamentos com clientes.
O fornecimento de uma plataforma de comunicação bidirecional para encorajar a comunicação clara e concisa dentro e fora da sala de audiências começa com a tecnologia projetada para preencher a lacuna entre as reuniões presenciais e online.
O conjunto de serviços digitais de Callbridge funciona para:
- Mantenha funcionários e clientes informados com fácil transmissão e acessibilidade de informações
- Mantenha uma conexão privada e segura o tempo todo
- Simplifique e conecte-se com recursos como Transcrição AI, Gravação de reuniões e Compartilhamento de tela que aumentam a produtividade, eficiência e participação
- Incentive mais tempo presencial em tempo real com vídeo e audioconferência de alta qualidade
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