Quando algo tão grande como uma pandemia afeta o mundo, inevitavelmente muda a forma como o mundo funciona. Passo a passo, percorrendo território desconhecido, cada setor e cada negócio está aprendendo a se adaptar e ter sucesso neste novo normal - principalmente jurídico.
O sistema legal passou por várias restrições e limitações e, como resultado, impactou a frequência e disponibilidade de moções, pré-julgamentos, julgamentos e a totalidade do processo de litígio como um todo.
Como profissional do direito, certamente você já experimentou em primeira mão as implicações de ter que trabalhar em casa. As reuniões virtuais se tornaram a moeda conforme os processos e sistemas anteriores mudaram para se transformar em um espaço online. Com um cenário jurídico em constante mudança, a videoconferência está se tornando a solução ideal para muitos processos judiciais, começando com exames para descoberta.
A videoconferência permite que ambos os lados do advogado adquiram fatos necessários e críticos, evidências, suporte, reclamações, provas e defesas no processo, sem nunca ter que pisar no tribunal.
Supondo que seu escritório de advocacia tenha feito a transição online - aumentando o número de reuniões remotas, fortalecendo o departamento de TI, aprendendo a usar Compartilhamento de tela e fundos virtuais, fazendo o ajuste para reuniões e apresentações online mais curtas e concisas - agora você pode ver como a tecnologia oferece a oportunidade de se comunicar remotamente com facilidade.
Vamos nos aprofundar em como isso toma forma em diferentes implicações jurídicas.
Um dos recursos mais úteis e avançados da videoconferência inclui a gravação. O recorde quando uma reunião online está em andamento fornece aos participantes uma gravação do início ao fim e totalmente capturada de tudo o que aconteceu na sincronização.
Isso, no entanto, pode ser uma mudança de procedimento para muitas empresas e negócios. Antes de se mudar para a Internet e para a maioria das pessoas que trabalham em casa, as ligações da equipe foram gravadas? Quem fez anotações de reuniões? Quanto tempo foi gasto em reuniões? Torne a mudança mais fácil incorporando tecnologia que faz o trabalho pesado, como capturar áudio, vídeo, capturas de tela, links enviados e documentos para você.
Juntamente com o benefício da gravação, normalmente vêm a transcrição e os resumos inteligentes, dois recursos que aprimoram o processo de descoberta do exame. Não apenas as nuances e a linguagem corporal são capturadas por meio de vídeo, mas também o tom de voz, os padrões de pensamento e o vocabulário podem ser discernidos por meio de tags de alto-falante da tecnologia, algoritmos avançados e links de tópicos comuns.
No outro lado da moeda, entretanto, estão alguns desafios que futuros litígios e investigações devem considerar. A gravação em massa levanta três pontos de preocupação do ponto de vista do armazenamento de dados:
A Multiplicação de Dados
Quando mais e mais trocas online são gravadas, mais arquivos se acumulam, assim como o tamanho dos arquivos de vídeo. Conforme a quantidade de dados aumenta de tamanho, a capacidade de armazenar e recuperar com segurança aumentará em conjunto.
Gerenciando Registros
O armazenamento seguro e protegido de dados é fundamental, pois as informações compartilhadas e discutidas podem ser altamente confidenciais e não devem ser vistas por ninguém. Considere como e onde esses arquivos estão sendo armazenados. Quem ou o que é a proteção? Quem tem acesso e como estão sendo protegidos?
Discovery
Anteriormente, era possível que as reuniões fossem gravadas em áudio ou escritas em um documento de processamento de texto, limitando, portanto, a precisão e o escopo das informações fornecidas.
Talvez os dados tenham sido coletados em uma apresentação ou agenda. Agora, o potencial para arquivos e transcrições eletrônicos mais detalhados é muito mais vantajoso do que nunca. As reuniões online gravadas têm a capacidade de capturar áudio e / ou vídeo junto com todo o conteúdo da reunião, que inclui todas as transações e trocas durante a reunião.
Tenha em mente o valor das expressões faciais, gesticulações e tudo o que é comunicado sem falar.
Algo para lembrar:
O acesso a reuniões gravadas pode provar ser um positivo e negativo como uma “pegada digital” poderia ser motivo para uso posterior. Garanta que suas medidas de privacidade e segurança estejam atualizadas e transparentes, pois as solicitações de descoberta de processos judiciais podem incluir videoconferências, tão comumente quanto e-mails e documentos.
Para garantir precisão e transparência gerais, defina políticas que criem coesão quando se trata de videoconferência. Organizar os dados, decidir sobre as diretrizes e, em geral, estabelecer um fluxo ou procedimento quando se trata de reuniões online garantirá que os riscos de segurança sejam limitados, que os dados sejam extraídos e as informações estejam prontamente disponíveis:
- Decida as convenções de nomenclatura para reuniões e quem é o responsável pelo gerenciamento das gravações. Onde ficarão as gravações e quais são as regras administrativas para armazenamento, acessibilidade, exclusão, descoberta, etc?
- Dependendo do tamanho da reunião, delegue responsabilidades de gravação a um ou alguns participantes. Selecione um participante de cada departamento, supervisor ou gerente para se responsabilizar pela gravação dos diferentes tipos de reuniões. Quem será o moderador e quais políticas, regras e procedimentos precisam ser implementados para diferentes reuniões virtuais?
- Qual “visualização” você deseja salvar? Depois de decidir quem é o moderador (ou talvez haja alguns), escolha quais das várias opções de reunião atendem às necessidades de sua empresa e quem fará a gravação de qual computador - ou ponto de vista.
- Fique de olho no final resumos e relatórios fornecidos pela plataforma de videoconferência e determinar quem é responsável por eles. Quem os receberá e como serão acessados?
- Evite descobertas prejudiciais com depoimentos de videoconferência que:
Estabeleça a localização física do declarante e como ele será logisticamente configurado para se conectar à reunião virtual
Venha com outra opção se o relator do tribunal e o declarante não puderem comparecer no mesmo local
Receba exposições ao depoente por correio com antecedência ou eletronicamente durante o depoimento
Execute sem problemas - teste a tecnologia antes do dia da deposição virtual
Conecte vários advogados e participantes de várias localizações geográficas
Todos concordam se será ou não gravado - obtenha consentimento - Tenha uma política de retenção que descreva como as videoconferências serão armazenadas e, posteriormente, destruídas após um determinado período de tempo.
Após o encerramento de uma reunião online, as gravações são salvas na nuvem e permanecem acessíveis por meio do portal da empresa ou pelo moderador. Permitir o acesso de determinados participantes é uma medida de privacidade e segurança. O gerenciamento geral de registros, protocolos operacionais e acesso devem ser estabelecidos por meio da discussão e do desenvolvimento de políticas e procedimentos.
Evite violações de segurança e espionagem de vídeo com tecnologia que torna cada troca online segura e privada. Exija o uso de um código de acesso único ou uma pessoa que bate o recorde durante a reunião. Procure recursos como:
- Código de acesso único: Cada chamada é criptografada com um código único e privado que é válido apenas para o especificado e programado chamada em conferência.
- Bloqueio de reunião: Logo após os participantes aparecerem, ative este recurso para evitar a intervenção de participantes indesejados. Qualquer pessoa que chegar tarde deverá pedir permissão ao moderador.
- Código de segurança: Se a agenda da reunião online envolver a discussão de informações altamente confidenciais, adicione outra camada de segurança com um código adicional necessário ao entrar em uma conferência.
A tecnologia que está prontamente disponível e fornece a base para a existência de descobertas está se tornando mais prevalente. E daqui para frente, é improvável que os procedimentos pessoais tenham precedência. Se a descoberta legal e outros processos puderem ser realizados online, é possível que continuem sendo realizados online.
Quando se trata de recorrer a software de videoconferência em vez de aparecer pessoalmente,
os benefícios - incluindo economia de custos, menos viagens, mais tempo, colaboração remota, aumento na produtividade, menos atrasos - certamente superam os desafios:
Desafio # 1:
Tradicionalmente, cada parte está normalmente na presença física de seu advogado, que deve fornecer, auxiliar e explicar os documentos e exposições durante o exame.
Alternativa?
Em vez disso, com a videoconferência, esta é uma oportunidade de planejar com antecedência. Os advogados e consultores jurídicos devem separar toda e qualquer evidência, exibição, documento e prova com antecedência. Deve ser claro, etiquetado, organizado, intitulado e enviado pelo correio ou pronto para ser disparado eletronicamente. Certifique-se de que os endereços estejam atualizados, digitados corretamente e que todas as pessoas que precisam dos dados sejam incluídas na transação digital ou postagem enviada.
Desafio # 2:
Avaliar o comportamento e a compostura de uma testemunha pode ser obscuro por meio de um link de vídeo, em vez de estar presente no mesmo local físico.
Alternativa?
Um teste de tecnologia feito nos dias que antecedem a reunião virtual garantirá que o participante seja visto de forma clara e completa. Crie um guia de referência de videoconferência para clientes, colegas e outros profissionais jurídicos em sua empresa que inclua práticas obrigatórias para projeção vocal, iluminação, postura, planos de fundo aceitáveis e qualquer outra informação que torne a descoberta de vídeo precisa, polida e profissional.
Desafio # 3:
Um ambiente que não seja institucional ou pareça neutro ou apropriado pode ser chocante, enganoso ou levar a um exame insuficiente.
Alternativa?
Forneça vídeos de exemplo e tutoriais online de como o depoimento de videoconferência, chamada de descoberta, pré-teste ou processo de teste deve se desenrolar. Descreva o que é aceitável e quais configurações e experiências levarão a um exame bem-sucedido. Dê exemplos de vídeos ruins e do que não fazer também.
Desafio # 4:
O fato de não estar no mesmo espaço físico abre o exame para um potencial abuso ou negligência.
Alternativa?
É necessária total transparência da discussão do início ao fim. O consentimento com um aviso perceptível no início da reunião garante que todos estejam em conformidade. Além disso, fornecer educação e treinamento sobre as melhores práticas durante o exame solidifica os processos para garantir que sejam simplificados e atualizados.
Em relação à qualidade real da comunicação durante os exames para descoberta via videoconferência, aqui estão algumas práticas recomendadas:
• Defina o tempo de lado - antes, durante e depois
Check-ins, entrevistas, testemunhos, reuniões, depoimentos - certifique-se de que há algum tempo antes para se preparar, tempo suficiente durante para terminar e algum tempo reservado depois para refletir e analisar a gravação ou resumos.
• Garantir que toda a tecnologia esteja funcionando
Quando o tempo é essencial, não se preocupe em tentar consertar e resolver problemas técnicos enquanto todos estão esperando. Apresente-se à videoconferência um pouco mais cedo e teste seu microfone, alto-falante e conexão.
Verifique se tudo está carregado, cabos extras estão disponíveis, wi-fi é forte, etc. Aproveite as vantagens dos testes de áudio e vídeo oferecidos por plataformas de conferência de nível empresarial.
• Verifique novamente o local
Escolha um local tranquilo, estéril e sem distrações. Uma parede branca ou uma sala fechada com um fundo simples e sem interrupções funcionam melhor.
• Atenha-se ao tempo
Comunique a duração da reunião com antecedência para que todos possam planejar adequadamente. Assim como em uma reunião pessoal, crie uma agenda, cumpra-a e proteja o tempo de todos.
• Verifique a conexão de áudio e vídeo
Use um fone de ouvido para minimizar o feedback e maximizar sua audição e projeção. Use videoconferência com recursos de áudio / vídeo de alta qualidade.
Deixe que a Callbridge forneça ao seu escritório de advocacia a tecnologia de videoconferência que faz com que os procedimentos pré-teste funcionem sem problemas em um ambiente virtual. Com o incrível potencial de trazer muitos processos pessoais online, a oportunidade de cortar custos, trabalhar mais em casa, agilizar processos judiciais e obter mais informações em um ritmo mais rápido está ao seu alcance.
A plataforma de comunicação bidirecional da Callbridge tem o poder de aprofundar e dar dimensão à forma como os escritórios de advocacia conduzem seus negócios. As reuniões online gravadas dão a todas as partes a sensação de estarem cara a cara, mas de uma distância segura e saudável. Além disso, ele fornece um atendimento mais flexível e com a previsão, planejamento e preparação corretos é um substituto adequado para reuniões presenciais.
