Com uma abordagem mais centrada no digital de como os negócios são conduzidos, não é surpreendente que o software de comunicação esteja integrando melhores soluções visuais. Não apenas os relacionamentos com os clientes são aprofundados, mas também o envolvimento, a participação e a colaboração dos funcionários, quando você pode mostrar o que quer em vez de apenas dizer.
Não vamos esquecer quanta nuance e significado se perdem ao se comunicar por meio de mensagens. Instruções extensas, tópicos de e-mail e bate-papo de texto são excelentes formas de comunicação para certas tarefas, mas quando se trata de uma apresentação ou de causar uma primeira impressão fantástica, existem outras maneiras de aumentar a aposta.
É aí que entra o compartilhamento de tela e de documento. Esses dois recursos principais adicionam dimensão à sua reunião e interação online, fornecendo aos participantes próximos e distantes tudo o que precisam em um espaço online em tempo real.
É aqui que implementar os pushs de compartilhamento de tela e de documento reuniões para serem mais produtivas:
Para que serve uma plataforma de comunicação de grupo bidirecional?
Antes de entrar nos detalhes, vamos analisar o que exatamente é um software de comunicação bidirecional e como ele funciona para melhorar seu fluxo de trabalho com todos, incluindo funcionários, clientes, fornecedores, fornecedores, amigos, família e muito mais.
Em vez de depender de e-mails e ligações programadas para fazer um brainstorming ou tomar decisões executivas, agende uma reunião com antecedência ou no local com videoconferência /software de chamada em conferência. A tecnologia de download zero baseada em navegador permite uma configuração rápida e simples que deixa de 1 a 1,000 pessoas trabalhando online. Reúna-se com confiança usando a sala de reuniões online com participantes de todo o mundo para discutir assuntos grandes ou pequenos e colaborar em apresentações, argumentos de venda e projetos remotos.
Com essa tecnologia sofisticada, vêm recursos projetados para aprimorar a forma como a comunicação de alto nível é alcançada.
O que é compartilhamento de documentos?
Também conhecido como compartilhamento de arquivos, esse recurso oferece acesso simplificado para compartilhar qualquer arquivo digital por meio de uma plataforma de webconferência. Você pode facilmente passar de um lado para outro links, mídia, vídeos, arquivos de áudio e muito mais, ou trabalhar simultaneamente e em colaboração com outras pessoas na mesma palavra, documento, apresentação etc.
Use o Compartilhamento de Documentos para:
Certifique-se de que todos tenham uma “cópia impressa” do documento
É fácil arrastar e soltar ou selecionar e fazer upload de qualquer arquivo que precise ser divulgado. Compartilhe uma cópia da apresentação após a entrega. Envie um arquivo compactado de fotos. Filme um vídeo promocional, links para suas receitas favoritas ou PDFs que precisam ser entregues ao grupo.
Distribuir os arquivos necessários para o projeto e / ou reunião
Como parte da agenda definida, tenha seus arquivos prontos para serem enviados antes do início da reunião online. Todos podem ter sua própria cópia digital para adicionar notas, fazer correções ou abrir mais tarde para ver.
Envie seu trabalho durante uma webconferência
Seja para negócios ou aprendizado, os projetos podem ser enviados via webconferência para que o líder ou educador os analise mais tarde. Isso funciona bem para um esforço colaborativo ou atribuição de grupo que tem vários membros da equipe ou muitas partes móveis.
Envie o que precisa ser visto no caso de uma conexão de Internet ruim
Se você estiver em uma comunidade rural ou se seu wi-fi for fraco, considere enviar documentos como uma segunda opção para o compartilhamento de tela. Fique tranquilo sabendo que seus arquivos importantes foram processados com segurança, sem interrupções ou atrasos.
Os benefícios do compartilhamento de documentos:
Ao colocar os documentos diretamente nas mãos dos participantes necessários, você pode ficar tranquilo sabendo que suas informações importantes estão exatamente onde precisam estar. Movimento acelerado entre projetos e desenvolvimentos, compartilhando documentos no momento:
Atinja seus indicadores-chave de desempenho conquistando mais clientes, aumentando as vendas e assumindo metas extras quando pode manter a equipe informada com informações relevantes ou colaborar em um arquivo à distância.
Desfrute de armazenamento e fácil acesso a todos os seus documentos na nuvem. Isso mesmo! Todos os seus itens importantes, como planilhas, gráficos, arquivos de áudio, imagens e muito mais - mesmo grandes ou de alta resolução - são armazenados na nuvem e pode ser removido quando você quiser. Seus arquivos estão seguros, mesmo se algo acontecer com seu laptop ou desktop.
Reduza os custos enviando cópias digitais em vez de impressões pesadas e caras pelo correio. Além disso, você sabe que o destinatário o tem sem a chance de se perder no meio do caminho.
O compartilhamento de documentos é fácil, simples e mais rápido de rastrear, acessar e enviar do que por e-mail. Use Smart Summaries pós-reunião para localizar os documentos recebidos ou ver os documentos que você enviou.
O que é compartilhamento de tela?
O compartilhamento de tela oferece uma maneira de compartilhar exatamente o que você puxou na tela. Exatamente o que você vê é o que eles veem. Clique no botão de compartilhamento de tela e veja sua apresentação, um vídeo, um documento - qualquer coisa que você quiser que os outros vejam!
Use o compartilhamento de tela para:
Anime as apresentações online
Compartilhando um relatório de progresso? Tem algumas métricas interessantes para discutir? Precisa entrar em contato com os acionistas sobre os planos futuros? É fácil compartilhar qualquer apresentação e examiná-la identificando o que você deseja demonstrar ou destacar.
Simplifique as demonstrações ao vivo
Navegue pelos colegas através de um gargalo de experiência do usuário difícil de explicar ou mostre recursos de software novos e aprimorados usando o compartilhamento de tela que torna mais fácil mostrar e contar.
Hospedar tutoriais na web
Crie um ambiente de aprendizagem online melhor (que converte!) Quando você pode ir ao vivo e estar no momento respondendo a perguntas, recebendo ligações e fornecendo suporte em tempo real.
Divida os problemas e resolva-os
Aumente suas soluções de TI com compartilhamento de tela que oferece a opção de ver o que seu cliente ou colega está vendo. Não há necessidade de “adivinhar” e você terá uma visão completa do que está fazendo, independentemente de sua localização geográfica ou fuso horário.
Os benefícios do compartilhamento de tela:
O compartilhamento de tela é vantajoso por vários motivos. Experimente como os problemas se tornam mais fáceis de transmitir, a comunicação é menos assustadora e o impacto visual é melhorado em geral:
Especialmente para atendimento ao cliente e vendas, consultas complexas podem ser abordadas e aprofundadas, além de que os representantes podem oferecer orientação personalizada ao vivo no local!
O compartilhamento de tela cultiva uma compreensão mais profunda e impactante quando os clientes e / ou representantes podem passar o mouse sobre áreas específicas da página para discutir problemas, oportunidades e quaisquer outros pontos de conversa.
Quando no modo de compartilhamento de tela, a privacidade ainda está em primeiro lugar. A área de trabalho pode estar visível, mas só pode ser visualizada e não acessada. Não há como clicar nas páginas, abrir guias ou acessar aplicativos.
O compartilhamento de tela não requer download ou instalação de software adicional.
Antes de clicar em Compartilhamento de tela, certifique-se de:
Verifique novamente o que você tem em sua área de trabalho:
Esteja ciente de com quem você está falando ou quem estará em sua reunião online. Ao conhecer o seu público, você pode usar o papel de parede da sua área de trabalho de forma eficaz, por exemplo, para causar uma boa impressão. Mas, primeiro, evite qualquer coisa que pareça muito ocupada ou ofensiva e, a partir daí, considere puxar para cima a marca da sua empresa ou a marca do cliente para o qual você está defendendo.
Além disso, considere quais guias e páginas você abriu. É pessoal? Certifique-se de fechá-los.
Limpe sua área de trabalho:
Faça uma limpeza rápida de pastas diversas, imagens baixadas e desordem geral que se acumula organicamente diariamente. Mantenha sua área de trabalho organizada e organizada para que você possa navegar facilmente e encontrar o que está procurando, sem ter que perder tempo procurando ou potencialmente puxando o documento errado.
Feche programas e janelas do navegador:
Seu computador funcionará mais lentamente com programas em execução em segundo plano. Certifique-se de que você está atualizado fechando tudo o que você não precisa enquanto estiver em uma reunião online.
Saia de mensagens e bate-papo:
Evite o potencial de uma mensagem embaraçosa que apareça ao se desconectar de qualquer aplicativo de bate-papo ou mensagem. A última coisa que você quer é ser interrompido ou interrompido com uma mensagem pessoal direta!
Verifique a sua conexão com a internet:
Tenha sua senha ethernet ou wi-fi em mãos e pronta para usar. Tente pular para a conexão antes da hora do jogo para ter certeza de que tudo está no lugar para uma experiência tranquila.
Usar o recurso de compartilhamento de tela dá vida a cada interação online que envolve comunicação. Além de apresentações e reuniões virtuais, experimente para melhorar:
Treinamento de funcionários - O treinamento de funcionários fica muito mais simplificado quando você pode direcionar vários alunos ao mesmo tempo, a partir da conveniência de sua área de trabalho. Leve-os em um tour usando sua webcam ou leve-os através de uma plataforma de orientação onde eles podem fazer perguntas e obter respostas em tempo real.
Sessões de brainstorming - depois que todos estiverem reunidos na sala de reunião online, clique em compartilhamento de tela e abra o quadro branco online para anotar ideias e conceitos. Use cores, formas e imagens para montar um mapa mental ou quadro de humor que você está hospedando e liderando, mas que todo mundo pode ver.
Entrevistas com novos talentos - Isso funciona perfeitamente para um funcionário em potencial mostrar suas habilidades técnicas de informática. Se um candidato estiver em uma entrevista, ele pode simplesmente clicar em compartilhamento de tela e conduzir um representante de RH por seu portfólio ou fornecer uma solução de codificação em tempo real.
Atualizações de projeto - conduza executivos de nível C pelo status de um projeto programado, compartilhando-o com os funcionários e obtendo feedback em tempo real. Faça um loop em stakeholders, investidores e gestores para ver planilhas, métricas e documentos digitais.
E muito mais. Não importa como você envolve o compartilhamento de tela como parte de sua apresentação, pitch ou reunião virtual, a conveniência oferece a cada setor e grupo de pessoas um senso elevado de colaboração e coesão. De repente, todos podem fazer parte do processo de tomada de decisão e sentir que estão em cena, embora talvez não estejam na mesma parte da cidade!
Quais são as diferenças entre o compartilhamento de tela e documento?
O compartilhamento de tela é perfeito para estar em tempo real. Os participantes podem ver e fazer parte da sua apresentação ou tutorial no momento. É uma ferramenta extremamente útil para trazer colegas para vivenciar o que você está experimentando.
Por outro lado, o compartilhamento de documentos é mais parecido com um "take away". Os participantes ficam com links tangíveis, vídeos, documentos, mídia e arquivos que podem acessar em seu próprio tempo. Eles podem obter arquivos importantes agora para ver e abrir agora ou salvar para mais tarde. Além disso, esse recurso é especialmente útil em situações em que a conexão com a Internet é inferior.
Por que você precisa de ambos?
Ambos os recursos são essenciais e se encaixam perfeitamente um ao outro para aprimorar poderosamente um local de trabalho, sala de aula ou espaço de suporte online para qualquer comunidade ou empresa se reunir e fazer progresso em um projeto. Considere como isso afeta a saúde, o trabalho de caridade, as casas de saúde, as reuniões virtuais, litígioE muito mais.
Além disso, com outros recursos de suporte, como o quadro branco online, vídeo conferência, convites e lembretes, gravação de reunião, resumos inteligentes e mais, as possibilidades de unir forças e formar parcerias são infinitas. Sempre há oportunidades para uma comunicação melhor e mais eficaz que proporcione os resultados desejados.
Trabalhe de maneira mais inteligente, não mais difícil, com esses dois recursos que reforçam a conferência na web e tornam as reuniões online mais produtivas, colaborativas e envolventes.
Deixe a plataforma robusta do Callbridge aprimorar a forma como você trabalha com sua equipe ou se comunica com amigos e familiares. Talvez os dois recursos mais populares, o compartilhamento de tela e o compartilhamento de documentos, irão revolucionar a forma como sua comunicação se desenvolve.
Observe como as conversas se tornam mais sucintas, a produção torna-se mais rápida, o feedback é mais profundo e os participantes querem dar mais.
Experimente a webconferência que destaca a qualidade da comunicação.
