Como a videoconferência pode melhorar o fluxo de trabalho entre escritórios governamentais

Quando todos os departamentos e agências estão trabalhando em conjunto como uma frente unificada, é quando um órgão governamental em pleno funcionamento é realmente a soma de suas partes. Mas como todas as partes trocam ideias harmoniosamente em uma base regular ou se mantêm a par de situações de emergência e mudanças repentinas na política? Os modos tradicionais de documentação e comunicação certamente nunca sairão totalmente de moda, mas à medida que a videoconferência se torna o modo de comunicação preferido, pilhas de papelada e arquivos analógicos estão lentamente sendo substituídos.

Considere os seguintes benefícios da videoconferência para agências governamentais:

10. Melhor qualidade de vida

Conectar-se com equipes e colegas de trabalho em departamentos e outros setores requer tempo de viagem e estar presente. Ou não é? Com a videoconferência, basta configurar uma reunião on-line e sairá da necessidade de dirigir, estacionar e aparecer quando qualquer tomada de decisão ou resolução de problemas puder ser feita por vídeo. A assistência entre agências assume um significado totalmente novo quando se trata de promover a carreira dos funcionários. Pense em todo o treinamento, recrutamento e contratação para empregos públicos especializados. A tecnologia de videoconferência funciona para agilizar os esforços de gravação tutoriais para ensino; vídeos de recrutamento para campanhas de recrutamento e pacotes de contratação planejados para integração.

9. Melhorias no ambiente de trabalho

A comunicação entre escritórios tem um grande impacto na qualidade do trabalho realizado entre os departamentos, bem como em um departamento. A colaboração é muito melhorada quando a comunicação está na velocidade da tecnologia, especialmente em uma situação crítica ou em uma confusão de relações públicas. Em uma nota menos dramática, mesmo os trabalhadores que são pais de primeira viagem ou que estão vindo de uma cultura ou país diferente agora têm a oportunidade de se integrar à força de trabalho de maneira mais harmoniosa.

8. Homem-hora usado de maneira mais eficaz

Reduzir custos significa economizar tempo, e economizar tempo significa que as horas-homem podem ser usadas de forma mais eficaz em outro lugar. A videoconferência sustenta a produtividade e devolve mais horas de trabalho, um recurso precioso do governo. Imagine os dólares economizados quando as taxas de viagem de um advogado de alto perfil repentinamente deixam de existir. Reduzir o tempo de viagem economiza paz de espírito e o dinheiro do contribuinte ao longo do tempo.

7. Cortar custos de processos judiciais

O dinheiro do contribuinte pode ser usado em outro lugar quando a videoconferência estiver em questão. Depoimentos, audiências, depoimentos, tudo isso pode ser feito sem a necessidade de transportar presos para dentro e fora da prisão; Os advogados não são obrigados a deixar o escritório com tanta frequência e as testemunhas podem fornecer relatos detalhados da privacidade e segurança de sua própria casa. Além disso, a maioria dos outros cenários relacionados a tribunais de pequena duração pode ser realizada sem viagens e deslocamento. Com uma configuração simples e uma conexão de internet desobstruída, muitos processos judiciais podem ser executados na tela sem problemas.

6. Interaja com o público

Quando as linhas de comunicação entre o governo e o público se tornam mais abertas e transparentes, há um melhor senso de confiança e compreensão. O uso de uma tecnologia voltada para o futuro, como videoconferência para relações públicas, coloca o palestrante em aberto. Há menos fumaça e espelhos e os representantes do setor público podem corajosamente abordar queixas e perguntas, falando com o público pessoalmente.

5. Comunique-se com os cidadãos

O envolvimento do cidadão na comunidade é importante se uma questão precisa ser ouvida ou informada. Embora as prefeituras e eventos públicos notoriamente não sejam muito frequentados, a videoconferência pode ajudar a aumentar esses números. Os cidadãos podem discar (de qualquer lugar, usando um número de discagem gratuita internacional) e ver o que está acontecendo. Eles podem participar fazendo perguntas via chat, reativando o som e levantando a mão ou sendo um palestrante convidado, dependendo do tamanho da reunião. A videoconferência ajuda a dar voz às pessoas que desejam falar, independentemente de sua localização geográfica.

4. Colaboração facilitada

Esteja você debatendo ideias para ofertas e programas da comunidade ou trabalhando junto como uma equipe elaborando um plano de contingência, às vezes é obrigatório colaborar rapidamente. Um sistema de comunicação eficaz, como uma plataforma de videoconferência sob demanda fácil de usar, torna a união de forças mais simples e enriquecida. Contanto que haja uma conexão com a Internet, os participantes de diferentes regiões, países e escritórios podem se conectar "localmente" em um sala de reunião online que reúne todos.

3. Reuniões em movimento

As reuniões importantes não precisam ser atrasadas ou reprogramadas por causa do tempo de viagem ou mudanças repentinas de última hora na programação do chefe de departamento. A videoconferência permite mais mobilidade e flexibilidade para o governo quando se trata de distância geográfica ou horários conflitantes. E se um jogador importante não puder fazer a videoconferência? Gravação e assistir mais tarde é a segunda melhor opção.

2. Comunicações de segurança pública sob demanda

A comunicação por vídeo abre uma linha direta de contato em uma situação de emergência. As equipes podem melhorar os tempos de resposta a emergências e avaliar qual gerenciamento de emergência deve ser levado em consideração no caso de uma crise onde os cidadãos estão em perigo. Esta é uma forma eficaz de comunicação para fins de treinamento e se surgir uma emergência em um local remoto.

1. Harmonia Interdepartamental

A tomada de decisões mais rápida usando menos recursos ajuda a tornar o local de trabalho mais tranquilo. Uma melhor colaboração só foi possível graças à videoconferência, tornando cada projeto mais visível ou melhor delegado entre os trabalhadores e associados.

Deixei Plataforma de videoconferência bidirecional da Callbridge reforçar o fluxo de trabalho entre os escritórios do governo, reduzindo os custos gerais de operação. Seu software baseado em navegador fácil de usar e sem download é rápido, confiável e conecta você em todo o mundo - ou apenas entre escritórios. Com recursos de colaboração, como compartilhamento de documentos e Compartilhamento de tela, o trabalho pode ser feito de maneira mais conveniente.

Comece seu teste gratuito de 30 dias aqui.