Când intenționați o întâlnire online, trebuie să sperați mai mult decât participanții să fie atenți! De fapt, doriți să îi inspirați să fie implicați și prezenți. Pentru ca acest lucru să se întâmple, întâlnirea dvs. online trebuie să fie structurată. Trebuie să fie proiectat și pentru publicul tău.
La urma urmei, care este scopul altfel? De ce să petreceți timpul strângând trupele pentru a trece peste rapoartele de progres sau pentru a deschide liniile de comunicație pentru a face o brainstorming, dacă singurul sunet auzit este greierul?
Cu o abordare mai interactivă a întâlnirilor dvs. online, vă puteți aștepta la un angajament ridicat, o absorbție mai bună a informațiilor și o înțelegere mai aprofundată a conținutului dvs. Poate chiar un pic de distracție!
Să trecem la afaceri - adunări de afaceri, adică!
Potrivit unui articol de la Harvard Business Review, conducerea superioară, directorii de nivel C și alți factori de decizie își petrec aproape trei sferturi din timp întâlnindu-se cu alții pentru a discuta progresul muncii. Este mult timp petrecut la întâlniri.
Să nu uităm și de lucrătorii la distanță. Datorită tehnologiei sofisticate, sunt posibile întâlniri online cu echipe și colegi în diferite locații, dar există încă provocări cu fusuri orare, conectivitate și proiecte de coordonare. Aici timpul petrecut poate fi pierdut sau folosit în mod greșit.
Faceți tot ce puteți pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. online sunt productive și o bună utilizare a timpului?
Dacă doriți să:
- Găsiți modalități mai simple de a vă coordona cu colegii și lucrătorii la distanță
- Rămâneți conectat indiferent de timp sau distanță
- Revigorează interacțiunile
- Apasă pentru mai multă participare și eficiență
Iată câteva idei pentru a amenaja întâlnirile pentru a le face mai interactive și mai eficiente:
În primul rând, întreabă-te: Este imperativă această întâlnire? Chiar ai nevoie să ții această întâlnire?
Pentru ca participanții să interacționeze și să colaboreze, trebuie auzite voci, opinii, descoperiri și schimbul de informații. În cazul unei întâlniri online, un dialog este preferat în locul unui monolog.
Dacă există un anunț sau informații care nu necesită participanților să adauge sau să lucreze și să asculte numai, ia în considerare modul în care mesajul tău ar putea fi mai potrivit într-un e-mail. Pentru întâlnirile interactive și atrăgătoare, solicitarea participanților să asculte numai ar putea determina pierderea sau simularea interesului.
Odată ce conținutul și scopul unei întâlniri online au fost stabilite ca „necesare”, iată ce trebuie să faceți în continuare:
12. Gestionați așteptările
Cultivați mentalitatea potrivită în rândul colegilor, comunicându-le din timp că este necesară participarea lor. În agenda trimisă înainte de ședința online, prezentați o schemă simplă a ceea ce toată lumea se poate aștepta.
Prezentați problema și informați participanții că ideile și contribuțiile lor sunt solicitate. Acest lucru le oferă timp să se gândească și să rezolve probleme, stabilind în același timp câteva reguli de bază.
În plus, anunțați-i câteva etichete de bază, cum ar fi:
- Apăsați „mut” când nu vorbiți
- Abțineți-vă de la mâncare sau băutură
- Puneți telefoanele departe și alte distrageri în pauză
11. Check-in cu colegii
În lumina unei pandemii recente cu milioane de oameni care lucrează de acasă ca rezultat, munca la distanță se poate simți izolată. Planificând pur și simplu o întâlnire într-o zi de luni și începând cu întrebarea simplă „Ce ai făcut în acest weekend?” puteți obține participare și încuraja colegii să se deschidă.
Mai bine, în funcție de dimensiunea întâlnirii, folosiți acest timp introductiv pentru a face pe toată lumea să contacteze și să mulțumească unui coleg pentru ceva ce au făcut. Mare sau mic, arătând apreciere printr-un apel simplu de nume și o strigare de sarcini, recunoștința funcționează pentru a face pe toată lumea simți-te mai conectat. Acesta este un mod mic, dar puternic, de a încuraja legăturile sociale pe o platformă virtuală.
Echipa dvs. cuprinde mulți lucrători la distanță? Inculcă mai mult un sentiment de legătură socială prin injectarea unui pic de distracție pentru a ajuta la spargerea gheții și a face oamenii să se simtă mai puțin singuri cu distanțarea socială sau muncind de acasă:
- Prezentări Spice Up:
Sală de ședințe online plină de necunoscuți? Invitați participanții să se prezinte și să ofere o informație ciudată:
-
- Melodia lor preferată de karaoke
- Mâncarea lor gătită de casă
- Cel mai bun concert la care au mers vreodată
Sală de întâlnire online cu aceiași colegi? Invitați fețe familiare la:
-
- Discutați pe scurt despre un film bun pe care l-au văzut recent
- Împărtășiți cum merge animalul lor
- Deschideți-vă despre un hobby sau un proiect personal pe care l-au asumat
- Foloseste-ti creierul:
Exercițiile de consolidare a echipei nu ar trebui să cadă pe drum doar pentru că membrii echipei sunt mai dispersați. Furnizați criteriile din timp, astfel încât participanții să poată apărea gata. Încercați o scurtă versiune online a Charades sau Balderdash pentru o modalitate mai interesantă de a deschide întâlnirea. - Joacă un joc de ghicit:
O altă modalitate de a atrage atenția oamenilor este de a cere fiecărui participant să joace o versiune simplă a ISpy descriind un articol din zona de lucru la distanță.
10. Creați-vă agenda întâlnirii înainte de timp
Dacă agenda întâlnirii dvs. este clară și articulată, vă puteți aștepta la același ROI cu întâlnirea dvs. online! Fără un plan sau o gândire prealabilă, o sincronizare vagă și dezinformată va duce la confuzie și la pierderea timpului.
Pregătiți o agendă structurată care să prezinte problemele cheie și menționați ceea ce este necesar și așteptat de la participanți. Trimiteți cu cel puțin o zi în avans și nu uitați să utilizați setările pentru invitații și memento-uri pentru a disemina rapid informații.
9. Pregătește-ți tehnologia
Oricât de minunată este tehnologia, există încă ocazii în care poate deveni puțin ciudat. Simțiți-vă încrezător că totul funcționează fără probleme testându-vă tehnologia și verificând dacă toate dispozitivele sunt încărcate. Aflați unde sunt prizele dvs. electrice și aveți încărcătoarele aproape. Testează-ți camera, microfonul, conexiunea la internet și ia în considerare orice altceva ai putea avea nevoie:
- Este iluminatul dvs. prea luminos sau prea slab?
- Ești înconjurat de o mulțime de dezordine?
- Sunteți într-o zonă cu trafic intens în care oamenii vin și pleacă?
- Când ați oprit / resetat ultima dată dispozitivul?
Luați în considerare includerea acestor puncte în e-mailul de pe agenda pre-întâlnire, astfel încât toată lumea să știe.
8. Respiră viața în livrarea ta
Sigur, puteți rula în mod eficient întâlnirea dvs. online eliminând elementele cheie, dar puteți adăuga, de asemenea, niște pizzazz pentru a menține oamenii intrigați:
- Invitați mișcarea
Știm cu toții cât de ușor este să te investești în muncă. Ridicarea de la birou este o idee minunată, dar poate fi uitată când sunteți în dificultăți de a stinge un foc sau de a scrie un e-mail lung. La un moment dat în întâlnirea dvs. online, agitați-l puțin, determinând participanții să-și miște sângele. Mișcări simple, cum ar fi întinderea brațelor deasupra capului sau stând în picioare și așezându-vă de câteva ori sau făcând câteva întinderi de birou pot crește oxigenul către creier și pot lucra pentru a trece prin sentimente de oboseală și letargie. - Adăugați imagini vizuale
Încurajați interacțiunea și transmiteți conținutul dvs. către public
folosind culori strălucitoare, videoclipuri, fotografii și apeluri rapide. Faceți conținutul dvs. digerabil și de neuitat cu o prezentare ușor de înțeles, care este atrăgătoare cu utilizarea imaginilor și poate cu un meme bine plasat și adecvat! - Obțineți feedback în timp real
Vedeți cum oamenii vă absorb conținutul efectuând un sondaj la fața locului. Nu numai că acestea sunt distractive, ci întrerup programul și vă oferă informații în timp real care vă sunt utile. Acesta servește un instrument instantaneu de luare a deciziilor, menține angajamentul ridicat și ajută la structurarea următoarelor etape.
7. Sarcini delegate
Atunci când oamenii sunt responsabili pentru contribuția ceva la întâlnirea online, cum ar fi moderarea, desfășurarea unei activități de spargere a gheții sau luarea notelor, cu atât fiecare persoană va fi mai implicată. În plus, acest lucru ajută la menținerea întâlnirilor mici. Păstrați rolurile evidente, incluzându-i doar pe cei care trebuie să fie acolo, precum un factor de decizie, un consilier, un stagiar etc.
- Selectarea unui moderator
Un moderator se asigură că întâlnirea nu este deraiată. Treaba lui este să țină cont de tehnologie, să conducă cu autoritate, să acorde permisiunea de a vorbi celor care au nevoie de ea, să fie responsabil pentru înregistrare și să urmărească calitatea audio și video.
6. Respectați intervalul de timp
Când sunteți conștienți de timpul limitat pe care îl aveți, productivitatea tinde să se declanșeze. Lucrul cu un limită de timp „încadrează” întâlnirea și îi acordă atenție. Alocați o anumită perioadă de timp pentru fiecare punct cheie cu un buffer de 10 minute. În acest fel toată lumea se poate termina la timp sau chiar înainte de timp!
5. Eliminați Distracțiile
Este ușor (și foarte obișnuit) să doriți să vă verificați e-mailul sau să aruncați o privire asupra telefonului în timpul unei întâlniri online. Respectați calendarul și evitați tentația, eliminând de la început distracțiile: închideți filele de pe laptop, puneți telefonul în tăcere (sau modul avion!), Închideți fereastra pentru a elimina zgomotul de fundal (sau utilizați căștile) și salvați gustarea pentru după!
(alt-tag: Femeie care stă la birou și lucrează la laptop deschis, stând lângă fereastră dimineața devreme)
4. Promovați colaborarea
Folosiți o întâlnire online pentru a genera idei de la participanți. Lăsați deoparte ceva timp pentru a prelua caracteristicile unui think tank sau a unei sesiuni de brainstorming. Permiteți oamenilor să vină cu propriile idei sau să respingă ideile altora; Încercați o caracteristică precum tabla albă online pentru a obține sucuri creative.
3. Incorporează jocuri
Prin gamification, vă puteți aștepta ca nivelurile de interactivitate din întâlnirea dvs. online să treacă prin acoperiș! Includeți o mică întrebare la început și determinați participanții să urmeze. Acestea pot fi stimulate și - prânz prelungit, serviciu de companie, concediu anticipat etc. De exemplu:
- Selectați o imagine sau un personaj pe care să îl încorporați în cadrul diapozitivelor și determinați participanții să răspundă de câte ori au fost văzute pe parcursul prezentării.
- Aruncați un test simplu la final pentru a testa înțelegerea participanților asupra conținutului.
- Colectează citate de la colegi și determină-i să ghicească cine a spus ce.
2. Încheiați cu articole de acțiune bine articulate
Scopul unei întâlniri online este de a aduna participanți și de a vă uni pentru a face progrese către următorul pas. Acest lucru se poate face numai cu elemente de acțiune clare. Când toată lumea este conștientă de ceea ce trebuie să facă, atunci lucrurile se pot face. Înainte de încheierea întâlnirii, verificați dacă participanții sunt clari cu privire la rolul lor. Petreceți câteva momente trecând în revistă ceea ce s-a discutat și alocând persoanei pentru slujbă.
1. Distribuiți rezumatul
Se pot transpune multe într-o întâlnire online. O mulțime de idei, sugestii și opinii sunt aruncate, motiv pentru care notele bine rezumate sunt eficiente în menținerea integrității sincronizării.
Alegeți software-ul de videoconferință care vine cu o funcție de înregistrare sau cu capacități de AI pentru a captura tot ceea ce a căzut. A lua notițe manual este întotdeauna o idee bună, dar atunci când aveți tehnologie care lucrează în fundal pentru dvs., puteți efectua în timpul întâlnirii știind că restul este îngrijit.
Iată câteva alte trucuri pentru ca următoarea dvs. întâlnire online să strălucească:
- Descărcați marca dvs. în toate punctele de contact ale întâlnirii dvs.
Lansarea către potențiali? Înregistrați-vă propriul mesaj care vă introduce numele companiei, sloganul și anunțurile importante în timp ce participanții se prezintă la sală de ședințe online personalizabilă. Faceți o primă impresie excelentă, lustruită și profesională, cu logo-ul și culorile mărcii pe interfața utilizatorului. - Folosiți AI pentru a face treaba cu picioarele
Într-o întâlnire online, faceți lucrările orientate spre viitor. Alege un videoconferinta soluție care funcționează în fundal pentru a oferi transcripții, etichete pentru difuzoare și ștampile de dată pentru căutare ușoară ulterior. - Partajați ecranul de accesare pentru a „Arăta” în loc de „Spune”
Cu partajarea ecranului opțiunea, navigarea demonstrațiilor greu de explicat și a caracteristicilor produsului în timpul unei întâlniri online a devenit mai ușoară. Toată lumea poate înțelege ceea ce spui când este capabil să o vadă înaintea ochilor lor. Aduceți participanții pe aceeași pagină când fiecare curs de acțiune poate fi afișat în timp real.
Lăsați Callbridge să vă revigoreze întâlnirile online. Cu o tehnologie sofisticată, funcții personalizabile și o interfață de utilizator intuitivă, întâlnirile dvs. au devenit mai interesante și mai productive.
