Cum să găzduiți o întâlnire de conferință
Dacă sunteți ca majoritatea proprietarilor de afaceri mici, a trebuit să găzduiți o întâlnire prin apel conferință sau două pentru a planifica sau face brainstorming cu echipa ta. De asemenea, probabil ați realizat până acum că nu toate întâlnirile sunt atât de productive pe cât ar putea fi.
Uneori angajații apar târziu. Uneori sunt prea somnoroși sau distrăși. Alteori, nu apar deloc. Uneori este ușor să vă întrebați dacă este chiar posibil să găzduiți o întâlnire prin conferință în care nimic nu merge prost.
Din fericire pentru tine, o conferință telefonică semnificativă și productivă este posibilă. La Callbridge , am văzut și facilitat suficiente întâlniri pentru a ști exact ce ar trebui să faci pentru a găzdui cea mai bună întâlnire posibilă. Tot ce trebuie să faci este să urmezi acești pași rapizi și simpli:
Pasul 1: Aveți în vedere un obiectiv clar de întâlnire înainte de a face altceva.
Pasul 2: Creați o agendă de întâlnire pentru conferință, cât mai detaliată posibil.
Pasul 3: trimiteți invitații detaliate la întâlniri și urmăriți-le cu oaspeții dvs.
Pasul 4: Salvați subiecte neafiliate pentru mai târziu, astfel încât întâlnirea dvs. să nu fie deraiată.
Pasul 5: sunt de acord cu următorii pași pentru toată lumea din ședință înainte de a o încheia.
Obțineți un obiectiv de întâlnire clar
E ușor să te învârți în cerc atunci când organizezi o întâlnire pentru a „discuta proiectul X” sau a „explora subiecte legate de Y”, pentru că nu ți-ai stabilit obiective clare pentru întâlnire. În schimb, ce-ar fi să stabilești un obiectiv precum „stabilirea unei direcții pentru campania de toamnă” sau „stabilirea și convenirea asupra unui cadru de măsurare pentru reclamele noastre de pe rețelele sociale”.
Încercați să fiți cât mai specific posibil cu obiectivele dvs. și nu numai că veți putea spune dacă întâlnirea dvs. este sau nu un succes, dar și dacă sunteți sau nu în discuții.
Creați o agendă de întâlnire pentru conferință
Nimeni nu scrie o carte petrecând 90% din timp pe prefață. Dacă aveți o agendă și rămâneți la ea, vă veți apropia mult mai mult de atingerea efectivă a obiectivului pentru întâlnirea dvs. de conferință pe care ați stabilit-o mai devreme, deoarece va exista un timp acordat pentru a discuta toate subiectele importante din întâlnirea dvs.
De asemenea, este important să ne amintim că toți suntem doar oameni și, uneori, cei mai buni dintre noi fac greșeli, merg pe tangente sau pur și simplu pleacă pentru distracție. Ar trebui să vă țineți întâlnirea de conferință la timp, dar vă rog să nu fiți militanți în acest sens. Există loc pentru distracție în fiecare întâlnire.
Trimiteți invitații detaliate la întâlniri și urmăriți-le
Trimiterea invitațiilor la întâlnire, regula este „cu cât mai devreme, cu atât mai bine”. În acest fel, aveți timp să reamintiți cu ușurință oamenilor dacă au uitat să răspundă la întâlnirea dvs. Acordarea de timp participanților dvs. le permite, de asemenea, să se pregătească pentru întâlnirea dvs. și să se pună la curent cu ceea ce trebuie să știe înainte de întâlnire.
De ce trebuie să vă detaliați agenda? Pur și simplu pentru că atunci când participanții știu că vor fi întrebați despre un anumit subiect sau loc de muncă, vor tinde să pregătească un răspuns în avans. Practic, vor fi mai pregătiți pentru întâlnirea lor, chiar dacă este doar pentru a evita să fie selectați ca cineva care nu a fost pregătit.
Conferința „Parc” Conferința Subiecte care nu sunt relevante
Ce faceți când întâlnirea dvs. începe să se îndrepte într-o tangentă fără legătură? Le-ai putea spune pur și simplu să se oprească, dar s-ar putea să nu fie cea mai tactică și bine primită soluție. În schimb, încercați să „parcați” aceste tangente pentru a fi vizitate la sfârșitul întâlnirii sau mai târziu. Unii oameni numesc asta „parcarea”.
Parcarea este, de asemenea, excelentă dacă cineva ridică un punct valid, trebuie abordat, dar încă nu este relevant în mod explicit pentru întâlnire. În acest fel, subiecților importanți li se poate acorda în continuare atenția de care au nevoie în timp ce întâlnirea dvs. continuă, fără obstacole în discuțiile din afara subiectului.
Asigurați-vă că următorii pași sunt de acord
Acest pas este esențial. La sfârșitul ședinței, repetați toți pașii următori, precum și cine va prelua calitatea de proprietar. Odată ce toate părțile au fost de acord cu sarcinile lor, nimeni nu poate face scuza de a fi confuz sau de a spune că ceva „le-a scăpat în minte”.
Datorită tac, puteți trimite, de asemenea, o transcriere de întâlnire generată de AI tuturor participanților, astfel încât să nu existe confuzie cu privire la ceea ce trebuie făcut.
După ce ați acceptat când va fi următoarea întâlnire, puteți apoi să vă întoarceți la parcare și să adresați orice detalii suplimentare sau pur și simplu să discutați. Deși uneori poate părea inutil să vorbești despre lucruri precum evenimente curente și filme atunci când găzduiești o întâlnire prin conferință, este esențial pentru un ecosistem pozitiv la locul de muncă și angajați fericiți.
