Vă întrebați cum să configurați o întâlnire virtuală? Mai bine, încă vă întrebați ce este o întâlnire virtuală? Iată veștile bune; În acest moment, nu ar putea fi mai ușor să organizați o întâlnire virtuală și, dacă nu sunteți încă clar ce este, sunteți în locul potrivit.
Sunteți gata să aruncați o privire mai atentă?
O întâlnire virtuală este ...
Altfel cunoscut sub numele de întâlnire online sau conferință video și conferință audio sub umbrela conferinței web, definiția întâlnirii virtuale conform Educause este: „Întâlnirile virtuale sunt interacțiuni în timp real care au loc pe internet folosind audio și video integrate, instrumente de chat și partajarea aplicațiilor.” La fel ca o întâlnire în persoană, o întâlnire virtuală reunește participanții pentru a împărtăși idei, conversa și colabora într-un cadru dinamic între două sau mai multe puncte finale, cu excepția faptului că este mai degrabă prezent fizic, se folosește în schimb un dispozitiv.
O întâlnire virtuală este esențială pentru sănătatea unei afaceri în creștere. Oricine de la un angajat la un manager de proiect, executiv de nivel c și HR profesionist trebuie să se bazeze pe tehnologia de comunicare de grup pentru a-și putea face treaba și pentru a acoperi decalajul dintre alți oameni în timp și spațiu. Companiile farmaceutice și IT, firmele de avocatură, întreprinderile mici și întreprinderile și multe altele, toate beneficiază de imediatitatea și relevanța unei abordări de comunicare video-centrică.
Aceasta este o întâlnire virtuală:
Prin comunicarea cu oricine, oriunde și oricând, întâlnirile virtuale permit afacerilor să înflorească indiferent de locație. Barierele spațiale care ar bloca în mod normal relațiile de lucru, continuitatea și colaborările productive nu mai există cu întâlnirile virtuale care încurajează conexiunea. Unele dintre beneficiile generale includ:
- Timp redus de navetă
- Reducerea costurilor de transport, călătorie și cazare
- Creșteți productivitatea = Redundanță mai mică
- O mai bună păstrare a angajaților
- Avantaj competitiv
Și când vine vorba de afaceri, luați în considerare modul în care încorporează o abordare video-centrată în strategia dvs. de comunicare pentru a sprijini:
- O forță de muncă mai activă și mai conectată digital
- Acces la management
- Un nivel global îmbunătățit cultura comunicării
- Fiabilitate mai bună, care înseamnă rezultate mai rapide
- Redundanțe reduse și date și informații actualizate
- Mai bună valoare
- Încă un pic neclar despre cum să începeți cu videoconferința? Iată cum puteți configura o întâlnire virtuală:
Alege software-ul potrivit
Luați în considerare câteva logistici înainte de a vă angaja într-un angajament cu un furnizor de servicii.
Cât de des credeți că va trebui să utilizați software-ul? Dacă sunteți în căutarea unei conferințe video pregătite pentru întreprindere, gândiți-vă unde vor fi localizați participanții; acasă sau în sala de consiliu? Dacă este prima, atunci conferința bazată pe web este mai potrivită, mai ușoară și mai convenabilă de utilizat.
Aruncați o privire la caracteristicile oferite. Vine cu partajarea ecranului (perfect pentru servicii și prezentări pentru clienți IT); o tablă albă online (utilă în scopuri educaționale sau de brainstorming de muncă creativă); sau partajarea documentelor (simplifică partajarea documentelor, documentelor importante și integrarea noilor talente) etc.
Obțineți clar de ce aveți nevoie de o întâlnire virtuală
De ce convocați împreună o întâlnire? Este intern (anunțuri, onboarding, sesiuni de țesuturi, întâlnire de management) sau extern (pitch de vânzări, dezvoltare de afaceri noi)? Gândiți-vă la structură și rațiune și apoi, în mod natural, alte piese vor intra în loc, cum ar fi prezența.
Decideți cine trebuie să participe
Întâlnirile virtuale sunt deosebit de eficiente pentru a corela oamenii în același timp, într-un loc diferit. Deci, dacă aveți participanți peste hotare, acasă sau pe hol, vă puteți conecta ușor și eficient indiferent de locație. Atâta timp cât toată lumea este conștientă de o diferență de timp potențială sau folosește Time Zone Scheduler, este ușor să participi. Rețineți însă că numai persoanele necesare ar trebui să fie invitate. Economisiți timp și bani, incluzând doar participanții care sunt esențiali. Pentru oricine altcineva, înregistrați întâlnirea pentru a o trimite mai târziu.
Creați un contur
Stabilirea unei agende vă va organiza gândurile astfel încât să puteți avea o întâlnire virtuală în timp util, clară și atrăgătoare. În plus, va ajuta participanții să știe ce se așteaptă de la ei. La ce trebuie să contribuie? Există vreun material de care să aibă nevoie înainte de sincronizare? Cât timp va dura întâlnirea? Includerea unui aspect scurt va preveni confuzia și va ajuta participanții să se simtă pregătiți.
Trimiteți invitații și memento-uri
Ce este grozav la întâlnirile virtuale este că poți găzdui una acum ca sesiune improvizată sau programează în avans. Este ușor să conectați toate informațiile necesare la invitația inițială, cum ar fi ora, data și alte informații importante, deoarece este automată. Setați mementourile pentru a vă ajuta să vă coordonați apelurile pentru a reaminti participanților sincronizarea viitoare. Pentru întâlniri mai urgente care trebuie să aibă loc la fața locului, utilizați notificările prin SMS pentru a dezactiva detaliile întâlnirii direct pe dispozitivele participanților. Nu mai pierdeți timp așteptând sosiri târzii sau neparticipanți.
Utilizați funcții pentru întâlniri virtuale mai eficiente
Software-ul potrivit pentru conferințe video pentru întâlnirea dvs. virtuală va veni cu o multitudine de funcții practice și convenabile pentru a vă îmbunătăți experiența online. Pentru cele mai bune rezultate, asigurați-vă că tehnologia pe care o alegeți este încărcată cu:
- Partajarea ecranului: Partajați instantaneu ecranul cu participanții pentru a conduce o prezentare sau pentru a rezolva o problemă IT.
- Înregistrare: Înregistrați acum pentru a viziona mai târziu. Perfect pentru participanții care nu pot participa la un apel.
- transcrierea: Transcrierile automate ale tuturor întâlnirilor înregistrate asigură că nici o idee nu rămâne în urmă.
- Tablă albă online: Un mod creativ de a exprima concepte și grafică folosind imagini, culori și forme.
Includeți A Take Away
La finalul întâlnirii dvs. virtuale, cu ce doriți să plece participanții? Care a fost scopul și care sunt pașii următori? Asigurați-vă că toată lumea se îndepărtează știind obiectivul și ce trebuie făcut mai departe.
Urmăriți cu un e-mail
Păstrați-l cât de scurt și de dulce puteți, dar iată ce trebuie să includeți într-un e-mail de urmărire: rezumatul procesului verbal al întâlnirii, pașii următori, realizarea cheie a întâlnirii (aceasta ar trebui să corespundă obiectivului întâlnirii dvs.) și înregistrarea (dacă ați înregistrat-o) ).
Cele mai bune practici pentru întâlniri virtuale
Acum, că aveți o mai bună înțelegere a modului în care o întâlnire virtuală poate întări comunicarea între expeditor și receptor, există unele etichetă a urma. Iată câteva lucruri de reținut:
Tehnologie: Efectuați o verificare pre-întâlnire pentru a vă asigura că tehnologia dvs. este actualizată și funcționează. Asigurați-vă că microfonul, difuzoarele și camera sunt gata de utilizare. Verificați setările și, dacă moderați, lansați o sală de așteptare și asigurați-vă că toată lumea este setată automat ca să dezactiveze sunetul.
Participare: Examinați schema întâlnirii și treceți peste flux înainte ca lucrurile să înceapă. În acest fel, vă puteți pregăti unde sunt pauzele și pauzele și puteți planifica întrebări pe care să le adresați participanților. Încercați să includeți o activitate folosind tabla albă online și să utilizați funcția de partajare a ecranului pentru a „afișa” în loc de „a spune”.
Logodnă: Este mai probabil ca participanții să vă absoarbă informațiile atunci când faceți livrarea dvs. interesantă. În loc să transmiteți doar statistici și valori uscate, spuneți o poveste cu început, mijloc și sfârșit. Încorporați datele și informațiile necesare folosind imagini, videoclipuri, culori luminoase și evidențiind cuvinte importante.
A se distra: Să nu uităm să facem o întâlnire virtuală socială! Deschideți întâlnirea virtuală cu întrebări despre spargătorul de gheață. Întrebările care sunt puțin mai personale funcționează bine în grupuri mici, cum ar fi „La ce te-ai trezit în acest weekend?” sau „Spuneți-ne ce urmăriți pe Netflix”.
Cu grupuri mai mari, poți fi mai vag și mai distractiv, „Care este o scuză personală pe care o folosești tot timpul?” sau „Ce personaj de film sau carte pentru copil îți amintește de tine?”
Și într-o întâlnire, luați în considerare o întrebare relevantă de genul „Când ați vorbit ultima dată într-un grup?” sau ceva ceva mai unic de genul: „Dacă ai putea avea vreo coadă de animal, care ar fi?”
Ideea este să ne cunoaștem într-un mediu profesional, dar cu un ton mai casual. Un spărgător de gheață inspiră emoții adecvate, stimulează învățarea și încurajează legătura. Toate abilitățile excelente de adus la masa virtuală!
Alegeți Callbridge ca platformă de comunicare de grup și urmăriți cum crește productivitatea și implicarea după ce ați învățat cum să configurați o întâlnire virtuală. Cu funcții premium care includ partajarea ecranului, transcriere și rezumate bazate pe AI, plus măsuri de securitate sporite, zero descărcări și personalizare, puteți face ca orice întâlnire virtuală să fie acasă cu participanții.
