În câte întâlniri de lucru ați stat? Cel puțin o mână în această lună. Cu siguranță v-ați regăsit într-o întâlnire online dimineața devreme care discuta despre starea sau dezvoltarea unui proiect. Dacă nu, poate ați participat la un seminar web, prezentare, atelier sau curs online. Poate că ați fost într-o sesiune de brainstorming sau conduceți un prezentare virtuală de vânzări. Indiferent de modul în care ați apărut, o întâlnire online cuprinde, de obicei, aceleași părți în mișcare: Arătați și găzduiți, fiți prezentat și sunat.
Este aceeași formulă, dar nu trebuie să fie aceeași experiență. Dacă descoperiți că oamenii nu sunt atât de implicați pe cât doriți sau dacă prezența scade, este timpul să vă întoarceți la tablă și să vedeți unde puteți îmbunătăți fluxul întâlnirii.
Nu vă faceți griji, totuși, nu este o sarcină atât de mare pe cât ați putea crede! Iată câteva modalități prin care puteți construi întâlniri pentru a le face mai utile și mai constructive.
Primele lucruri mai întâi - ce face o întâlnire inutilă? O întâlnire inutilă care ar putea împiedica mai mult decât ajutorul este ceea ce se întâmplă atunci când nimeni nu o conduce, agenda se simte sporadică, discuția se desprinde sau durează prea mult și nu există ținte de atins (o decizie de luat, subiect de discutat, problemă a rezolva, o soluție de găsit, o persoană de angajat, o dată la care să fiți de acord etc.).
O întâlnire constructivă? Instrumente excepționale plus caracteristici și practici excepționale puse în mișcare. Acestea sunt cele 5 calități care consolidează forța și sporesc integritatea întâlnirii dvs. online:
1. A avea un scop și un obiectiv definit
Înainte de a crea o întâlnire online, întrebați-vă „Trebuie să rup fluxul de lucru cu o întâlnire?” Știind exact de ce aveți nevoie va determina natura cererii dvs. și, în cele din urmă, întâlnirea.
De acolo, puteți discerne dacă tot ce aveți nevoie este să pregătiți un document pe care participanții îl pot citi și vă pot oferi feedback cu privire la timpul lor, sau dacă aveți nevoie doar de una sau două persoane pentru a vă prezenta în locul întregii echipe.
2. Roluri clar delegate
Pentru o întâlnire eficientă care să te ducă undeva, înrolează următoarele roluri și persoanele respective:
Șoferul: liderul întâlnirii care a reunit pe toți în primul rând.
Aprobatorul: proprietarul sau părțile interesate care pot lua decizia finală.
Contribuții: Cei care au informații și date și pot atinge obiectivul întâlnirii.
Persoanele informate: Cei care sunt în cunoștință înainte și după ședință, dar nu sunt obligați să participe.
Pro-tip: Software-ul de videoconferință care se integrează cu instrumentele și calendarele de gestionare a proiectelor este mult mai preferat decât soluțiile care nu sunt compatibile.
3. O structură de acomodare
În timp ce toate întâlnirile ar trebui să permită o anumită libertate și spațiu să fie improvizate, crearea unui container care să respecte timpul și energia oamenilor este baza întâlnirilor care inspiră idei în loc să le stoarcă. Creați o agendă care să descrie subiecte de discuții și folosiți un cronometru pentru a rămâne pe drumul cel bun.
Faceți cunoscut faptul că indivizii au un timp stabilit pentru a răspunde. Introduceți ideea unui parcare în care ideile vor fi „parcate” dacă există potențial, dar nu vor merge nicăieri acum.
4. Ștergeți punctele de acțiune
Deci, toată lumea și-a spus piesa și obiectivul care trebuia discutat acum are puncte de acțiune și orientare. Pro-tip: Nu încheiați întâlnirea fără o chemare la acțiune - va exista o reuniune de urmărire? Cine răspunde pentru ce urmează? Știe fiecare persoană de ce este responsabil? Care este termenul? Asigurați-vă că sunt luate notele corespunzătoare, că sunt înregistrate și că instrumentul de gestionare a proiectului a fost actualizat.
Bine, acum pentru partea distractivă
5. Injectarea distracției
Sigur, fiecare echipă are propria abordare atunci când vine vorba de crearea culturii companiei sau de a adăuga o mică doză de emoție, dar menținerea acestui element de distracție și surpriză este ceea ce necesită un efort suplimentar.
Încercați să spargeți gheața cu o întrebare postată pe tablă online sau aranjați o activitate profesională, dar ușoară, cum ar fi Virtual Show and Tell. Sunt destule exerciții de team building pentru a alege de la.
Odată ce aveți un control ferm asupra celor 5 calități care consolidează ceea ce face o întâlnire bună, sunteți cu toții pregătiți să explorați funcțiile de videoconferință de la Calbridge care modelează textura și fluxul sincronizărilor. Lăsați-l la latitudinea tehnologiei pentru a face întâlnirile constructive cu funcții și instrumente care amplifică prezența și implicarea.
Sfat pro: Oh, și dacă vrei cu adevărat să obții cel mai mult din întâlnirile tale (distracție inclusă) - utilizați întotdeauna videoclipuri și reamintiți și participanților.
Iată cum să te îndepărtezi de oboseala și să te simți mai aprins:
Transcriere automată
Cu caracteristica de semnătură Callue Cue ™, nimeni nu trebuie să se streseze dacă a scris „asta”. Participanții nu trebuie să se îngrijoreze sau să rateze următoarea propoziție când Cue ™ transcrie automat înregistrările.
În plus, Cue ™ oferă etichete pentru difuzoare și ștampile de dată și oră, automat. Luați notițe dacă doriți, dar fiți siguri că totul este îngrijit pentru dvs.!
Obțineți o înțelegere mai profundă a emoțiilor
Măsurați temperatura emoțională a întâlnirii dvs. online cu Sentiment Analysis; O caracteristică sofisticată care scoate emoțiile pozitive și negative pentru a vă oferi o înțelegere mai aprofundată a nuanței și a sensului în joc.
Bonus: vizualizați bara de informații pentru a obține o indicație mai bună despre unde și ce fel de întrebări au fost adresate pe tot parcursul ședinței
Trageți în sus un fundal virtual
Lăsați ca gama de fundaluri virtuale Callbridge să stabilească scena pentru sosirea și prezența dvs. Alegeți setări, culori și forme abstracte din lumea reală sau încărcați propriul design personalizat și de marcă.
Încurajați conexiuni mai strânse
Găsește grupuri mai mici care doresc să se conecteze într-un spațiu izolat de întâlnirea principală cu Breakout Rooms. Utilizați aceste spații pentru a facilita discuțiile spin-off, lucrați la sarcini separate sau asistență 1: 1.
Colaborați creativ
Lăsați participanții să exprime ceea ce trebuie să împărtășească folosind culoarea, forma, sunetul, videoclipurile și imaginile cu ajutorul tabloului online. Toată lumea poate adăuga și partaja în timp real. Puteți lucra la el acum sau îl puteți salva și revizita mai târziu.
Colaborați cu Callbridge și veți câștiga rapid tracțiune în modul în care sunt organizate și participate întâlnirile dvs. online, în special cu integrări terțe, inclusiv Moale și Google Calendar. Folosind funcții de ultimă generație, cum ar fi Analiza sentimentelor, Transcriere, Partajarea ecranului, și mai mult, sunteți deja la un avantaj în comparație cu alte programe de conferință video de pe piață.
