Cum conferințele video pot îmbunătăți fluxul de lucru între birourile guvernamentale

Când toate departamentele și agențiile lucrează în tandem ca un front unificat, atunci un organism guvernamental care funcționează pe deplin este cu adevărat suma părților sale. Dar cum schimbă în mod armonios toate părțile idei în mod regulat sau să rămână la curent cu situațiile de urgență și cu modificările bruște ale politicii? Modurile tradiționale de documentare și comunicare nu se vor demoda niciodată pe deplin, dar pe măsură ce conferința video devine modul preferat de comunicare, grămezi de hârtie și fișiere analogice sunt înlocuite încet.

Luați în considerare următoarele avantaje ale conferinței video pentru agențiile guvernamentale:

10. O mai bună calitate a vieții

Conectarea cu echipele și colegii din departamente și alte sectoare necesită timp de călătorie și prezență. Sau o face? Cu videoconferința, pur și simplu configurați o întâlnire online și trebuie să conduceți, să parcați și să vă prezentați atunci când orice decizie sau rezolvare de probleme se poate face prin video. Asistența între agenții capătă un sens cu totul nou atunci când vine vorba de promovarea carierei angajaților. Gândiți-vă la toate formarea, recrutarea și angajarea pentru locuri de muncă guvernamentale specializate. Tehnologia de videoconferință funcționează pentru a simplifica eforturile prin înregistrare tutoriale pentru predare; videoclipuri de recrutare pentru campanii de recrutare și pachete de angajare planificate pentru integrare.

9. Îmbunătățiri ale mediului de lucru

Comunicarea inter-birou are un impact semnificativ asupra calității muncii realizate între departamente, precum și într-un singur departament. Colaborarea este mult îmbunătățită atunci când comunicarea se face cu viteza tehnologiei, în special într-o situație critică sau în relații publice. Pe o notă mai puțin dramatică, chiar și lucrătorii care sunt părinți noi sau care vin dintr-o altă cultură sau țară au acum posibilitatea de a se integra mai ușor în forța de muncă.

8. Ore de om utilizate mai eficient

Reducerea costurilor înseamnă economisirea timpului, iar economisirea timpului înseamnă că orele de muncă pot fi utilizate mai eficient în altă parte. Conferința video stă la baza productivității și oferă înapoi mai multe ore de lucru, ceea ce reprezintă o resursă prețioasă în guvern. Imaginați-vă dolarii economisiți atunci când onorariile de călătorie ale unui avocat de renume sunt brusc inexistente. Reducerea timpului de călătorie economisește liniștea sufletească și dolarii contribuabililor în timp.

7. Reduceți costurile proceselor legale

Banii contribuabilului pot fi folosiți în altă parte când videoconferința este în imagine. Mărturii, audieri, depuneri, acestea pot fi făcute fără a fi nevoie să transportați deținuții la și de la închisoare; l Avocații nu sunt obligați să părăsească biroul atât de des, iar martorii pot furniza conturi detaliate din confidențialitatea și siguranța propriei case. În plus, majoritatea celorlalte scenarii de scurtă durată legate de instanță pot fi organizate fără deplasări și deplasări. Cu o configurare simplă și o conexiune clară la internet, o mulțime de procese judiciare pot fi efectuate fără probleme pe ecran.

6. Interacționați cu publicul

Când liniile de comunicare dintre guvern și public devin deschise și mai transparente, există un sentiment mai bun de încredere și înțelegere. Utilizarea unei astfel de tehnologii orientate spre viitor, cum ar fi conferința video pentru relații publice, pune difuzorul în aer liber. Există mai puține fum și oglinzi, iar reprezentanții sectorului public pot aborda cu îndrăzneală nemulțumirile și întrebările, vorbind personal publicului.

5. Comunicați cu cetățenii

Implicarea cetățenilor în comunitate este importantă dacă o problemă trebuie ascultată sau conștientizată. În timp ce primăriile și evenimentele publice nu sunt cunoscute prea bine, conferințele video pot ajuta la creșterea acestor numere. Cetățenii pot apela (de oriunde, utilizând un număr gratuit de apelare internațională) și pot vedea ce se întâmplă. Aceștia pot participa punând întrebări prin chat, dezactivând sunetul și ridicând mâna sau vorbind ca invitat, în funcție de mărimea adunării. Conferința video ajută la exprimarea vocii persoanelor care doresc să vorbească, indiferent de locul în care se află geografic.

4. Colaborarea simplificată

Indiferent dacă faceți o idee pentru oferte și programe comunitare sau lucrați împreună ca o echipă care vine cu un plan de urgență, colaborarea din mers este obligatorie uneori. Un sistem de comunicare eficient, cum ar fi o platformă de conferințe video la cerere, ușor de utilizat, face ca unirea forțelor să fie mai simplă și mai îmbogățită. Atâta timp cât există o conexiune la internet, participanții din diferite regiuni, țări și birouri pot atinge baza „local” într-un sală de ședințe online care aduce pe toți împreună.

3. Întâlniri din mers

Întâlnirile importante nu trebuie întârziate sau reprogramate din cauza timpului de călătorie sau a modificărilor bruște de ultim moment în programul unui șef de departament. Conferința video permite mai multă mobilitate și flexibilitate guvernului în ceea ce privește distanța geografică sau programele conflictuale. Și dacă un jucător cheie nu poate face videoconferința? Înregistrare iar vizionarea mai târziu este a doua cea mai bună opțiune.

2. Comunicări la cerere de siguranță publică

Comunicațiile video deschid o linie directă de contact într-o situație de urgență. Echipele pot îmbunătăți timpii de răspuns la situații de urgență și pot evalua gestionarea situațiilor de urgență care trebuie luate în considerare în cazul unei crize în care cetățenii sunt în pericol. Aceasta este o formă eficientă de comunicare în scopuri de instruire și dacă apare o situație de urgență într-o locație îndepărtată.

1. Armonia interdepartamentală

Luarea mai rapidă a deciziilor folosind mai puține resurse ajută la îmbunătățirea funcționării locului de muncă. O colaborare mai bună a fost posibilă numai grație conferințelor video, făcând fiecare proiect mai vizibil sau mai bine delegat între lucrători și asociați.

Lăsa Platforma de conferință video bidirecțională a lui Callbridge consolidarea fluxului de lucru între birourile guvernamentale, reducând în același timp costurile generale de funcționare. Software-ul său ușor de utilizat, cu descărcare zero, bazat pe browser, este rapid, fiabil și vă conectează în întreaga lume - sau doar între birouri. Cu funcții de colaborare precum partajarea documentelor și partajarea ecranului, munca se poate face mai rapid.

Începeți încercarea gratuită de 30 de zile aici.