Каждый, независимо от отрасли, хотя бы раз в неделю участвует в конференц-звонках или онлайн-совещаниях . Наверное, можно предположить, что большинство из нас уже профессионалы в этих виртуальных встречах, верно? К сожалению, нет. Все мы бывали на этих совещаниях в 9 утра, когда люди в панике просили свои PIN-коды, когда приходилось слушать музыку ожидания другого человека, и, конечно же, переживали эти вечные 5 минут, когда единственные слова, которые произносились, были: «Здравствуйте, вы меня слышите?»
Вот 10 золотых правил конференц-связи, которые вы можете использовать, чтобы спасти свои встречи по понедельникам и свое душевное равновесие.
10. Расслабьтесь и включите автоматическую запись.
Инженеры любят дополнительные функции и виджеты в приложениях. Однако одним из лучших способов сэкономить время является функция записи, которая позже была преобразована Cue в транскрипцию. Что-то пропустили по телефону? Прослушайте запись или проверьте стенограмму позже. Callbridge поставляется с автоматической записью. Включите его, и запись разговора начнется сразу же после того, как вы подключитесь к линии.
9. Наберите номер как минимум за 10 минут до звонка.
Постарайтесь не сокращать время на звонок. 10 минут должно быть более чем достаточно для загрузки документов, ответов на вопросы и обсуждения несвязанных вопросов с коллегами. А если у вас возникнут проблемы, вам должно хватить 10 минут, чтобы связаться с вашим поставщиком услуг (с нами!) И помочь вам.
8. Проявляйте должную осмотрительность.
Сколько раз кто-то приглашал вас на конференц-связь с использованием нового поставщика услуг, не имея хотя бы практической конференц-связи, чтобы увидеть, как все работает? Большинство систем конференц-связи довольно легко понять, но не все имеют одинаковые коды клавиш, соглашения или функции пользовательского интерфейса. Произведите хорошее впечатление на вашего клиента - если это новая система конференц-связи, сначала попробуйте ее.
7. Найдите минутку, чтобы представить себя и своих участников.
Некоторые сервисы для конференц-связи, такие как Callbridge, позволяют идентифицировать и отображать отдельных участников. Еще лучше — ознакомьтесь с голосом каждого участника. Это позволит вам лучше отслеживать задачи, последующие действия и время, прошедшее с начала конференции.
6. Не сокращайте расходы, когда дело касается клиентов.
В Интернете есть множество бесплатных способов дозвона на выбор. Помните, что многие из этих технологий, кажется, предлагают большие преимущества, но на самом деле «работа над ними продолжается». Лучше вложить немного денег, чем рисковать потерять продажу или произвести плохое впечатление на важной встрече. Это даже не так дорого.
5. Говорите четко и произносите правильно.
Мы живем в глобализированном мире. Даже если ваш бизнес ограничен Северной Америкой, имейте в виду, что у вас может быть много участников, для которых английский не является родным языком. Динамичная речь не только изобразит вас ясным оратором, но и даст другим время делать заметки.
4. Не участвуйте в побочных разговорах.
Все прошли как минимум 12 лет в школе, где они учились молчать и позволять говорить учителю. Почему, как только мы надеваем костюмы на этот урок, вылетает в окно? Сторонние разговоры приводят к путанице, окружающему шуму и, не говоря уже о том, являются просто грубыми. Callbridge позволяет легко управлять всем разговором - вы можете поднять руку, чтобы говорить или делать заметки в окне чата.
3. Дайте людям возможность поговорить.
Встречи - это активные разговоры. Независимо от вашего стажа в компании, исследования показали, что диктаторское управление приводит к плохому руководству и ведет к недопониманию. Пусть говорят ваши коллеги. Вы можете не только узнать что-то новое, но и позволить им почувствовать, что их вклад востребован.
2. Наберите номер, используя правильный номер телефона и PIN-код.
Извините за повторяемость ... просто в последнюю минуту мы получаем много электронных писем с просьбой указать номер для подключения. Кроме того, для некоторых вызовов используются уникальные коды доступа. К счастью, вы можете найти свой PIN-код в полученном электронном письме или SMS-приглашении!
1. Если вам нечего сказать, отключите звук.
Вы когда-нибудь задумывались, почему в больших конференц-звонках начинает накапливаться шум? Вы спрашивали себя, откуда эта отчаянная печать? Если вы болтаете с друзьями на Facebook, отключите свой микрофон. Каждый может слышать ваш ввод! Нажмите * 6 или кнопку отключения звука в пользовательском интерфейсе Callbridge, и вы сможете слушать (и выполнять небольшую работу на стороне) без ведома посторонних.
А теперь проведите несколько продуктивных и приятных конференц-звонков!
