Когда вы планируете онлайн-встречу, вы должны больше, чем надеяться, что участники обратят внимание! Фактически, вы хотите вдохновить их на участие и участие в презентациях. Чтобы это произошло, ваша онлайн-встреча должна быть структурирована. Его нужно спроектировать и обслуживает вашу аудиторию.
В конце концов, какая цель в противном случае? Зачем тратить время на сбор войск, чтобы просмотреть отчеты о проделанной работе или установить линии связи для мозгового штурма, если единственный слышимый звук - это сверчки?
Благодаря более интерактивному подходу к вашим онлайн-встречам вы можете рассчитывать на высокую вовлеченность, лучшее усвоение информации и более глубокое понимание вашего контента. Может, даже немного повеселимся!
Приступим к делу - то есть к деловым встречам!
Согласно статье Harvard Business Review, высшее руководство, руководители высшего звена и другие лица, принимающие решения, тратят почти три четверти своего времени на встречи с другими, чтобы обсудить ход работы. Это очень много времени на собраниях.
Не будем забывать и об удаленных сотрудниках. Благодаря передовой технологии возможны онлайн-встречи с командами и коллегами из разных мест, но все еще существуют проблемы с часовыми поясами, связью и координацией проектов. Вот где потраченное время может быть потеряно или использовано неправильно.
Делаете ли вы все возможное, чтобы ваши онлайн-встречи были продуктивными и позволяли эффективно использовать время?
Если вы хотите:
- Найдите более простые способы взаимодействия с коллегами и удаленными сотрудниками
- Оставайтесь на связи независимо от времени или расстояния
- Оживить взаимодействие
- Стремитесь к большему участию и эффективности
Тогда вот несколько идей, которые помогут оживить встречи и сделать их более интерактивными и эффективными:
Во-первых, спросите себя: обязательна ли эта встреча? Вам действительно нужно проводить эту встречу?
Чтобы участники могли взаимодействовать и сотрудничать, необходимо прислушиваться к голосам, мнениям, результатам и обмену информацией. В случае онлайн-встречи диалог предпочтительнее монолога.
Если есть объявление или информация, которые не требуют от участников добавления или работы и только слушают, подумайте, как ваше сообщение может быть лучше вписано в электронное письмо. На интерактивных и увлекательных встречах просьба к участникам только слушать может привести к потере интереса или симулированию интереса.
После того, как содержание и цель онлайн-встречи были определены как «необходимые», вот что делать дальше:
12. Управляйте ожиданиями
Воспитывайте правильное мышление среди коллег, заранее сообщая им, что их участие необходимо. В повестке дня, разосланной перед онлайн-встречей, представьте простой план того, чего может ожидать каждый.
Продемонстрируйте проблему и сообщите участникам, что их идеи и предложения необходимы. Это дает им время подумать и решить проблемы, а также установить некоторые основные правила.
Кроме того, расскажите им о некоторых основных правилах этикета, например:
- Нажмите "отключить звук", когда вы не говорите.
- Воздерживаться от еды и питья
- Уберите телефоны и поставьте на паузу отвлекающие факторы
11. Встреча с коллегами
В свете недавней пандемии, когда миллионы людей работают из дома, удаленная работа может казаться изолированной. Просто запланировав встречу на понедельник и начав с простого вопроса: «Чем вы занимались в эти выходные?» вы можете привлечь к себе внимание и побудить коллег открыться.
А еще лучше, в зависимости от размера вашей встречи, используйте это время для вступления, чтобы каждый мог поблагодарить коллегу за что-то, что он сделал. Независимо от масштаба встречи, простое упоминание имени и задачи поможет всем почувствовать себя более сплоченными . Это небольшой, но очень эффективный способ укрепить социальные связи на виртуальной платформе.
В вашей команде много удаленных сотрудников? Привейте больше чувства социальной связи, добавив немного веселья, чтобы помочь сломать лед и заставить людей чувствовать себя менее одинокими благодаря социальному дистанцированию или работе из дома:
- Добавление специй:
Онлайн-конференц-зал полон незнакомцев? Предложите участникам представиться и получить интересную информацию:
-
- Их любимая песня караоке
- Их фирменное домашнее блюдо
- Лучший концерт, на который они когда-либо ходили
Онлайн-переговорная с одними и теми же коллегами? Пригласите знакомых лиц в:
-
- Кратко обсудите хороший фильм, который они недавно посмотрели.
- Расскажите, как поживает их питомец
- Расскажите о своем хобби или личном проекте, которым они взялись
- Используй свой мозг:
Упражнения по тимбилдингу не должны уходить на второй план только потому, что члены команды более рассредоточены. Заранее укажите критерии, чтобы участники могли явиться готовыми. Попробуйте короткое онлайн-исполнение Charades или Balderdash, чтобы начать встречу более интересно. - Играть в угадайку:
Еще один способ заинтересовать людей - попросить каждого участника поиграть в простую версию ISpy, описав элемент в своей удаленной рабочей области.
10. Составьте повестку дня встречи заблаговременно.
Если ваша повестка дня ясна и сформулирована, вы можете рассчитывать на такую же рентабельность инвестиций и от онлайн-встречи! Без плана или предусмотрительности расплывчатая, дезинформированная синхронизация приведет к путанице и потере времени.
Подготовьте структурированную повестку дня, в которой излагаются ключевые вопросы и упоминаются требования и ожидания участников. Отправьте рассылку по крайней мере за день и не забудьте использовать настройки приглашений и напоминаний для быстрого распространения информации.
9. Подготовьте свою технологию
Какими бы прекрасными ни были технологии, бывают случаи, когда они могут показаться немного шаткими. Убедитесь, что все работает без сбоев, протестировав свою технологию и убедившись, что все устройства заряжены. Узнайте, где находятся ваши электрические розетки, и держите под рукой зарядные устройства. Проверьте свою камеру, микрофон, подключение к Интернету и подумайте обо всем, что вам может понадобиться:
- Ваше освещение слишком яркое или слишком тусклое?
- Вы окружены беспорядком?
- Вы находитесь в районе с интенсивным движением людей, куда приходят и уходят люди?
- Когда вы в последний раз выключали / перезагружали свое устройство?
Подумайте о том, чтобы включить эти моменты в электронное письмо с повесткой дня перед встречей, чтобы все были в курсе.
8. Вдохните жизнь в свое дело
Конечно, вы можете эффективно провести онлайн-встречу, избавившись от ключевых моментов, но вы также можете добавить немного пикантности, чтобы заинтересовать людей:
- Пригласить движение
Все мы знаем, как легко получить работу. Вставать из-за стола - отличная идея, но о ней можно забыть, когда вы пытаетесь тушить пожар или писать длинное электронное письмо. В какой-то момент вашей онлайн-встречи немного встряхните ее, заставив участников сдвинуть кровь. Простые движения, такие как вытягивание рук над головой, или несколько раз вставать и садиться, или несколько раз выполнять растяжку на столе, могут увеличить приток кислорода в мозг и помочь преодолеть чувство усталости и вялости. - Добавить визуальные эффекты
Поощряйте взаимодействие и доносите свой контент до аудитории,
с использованием ярких цветов, видео, фотографий и мгновенных сообщений. Сделайте свой контент легко усваиваемым и незабываемым с помощью простой для понимания презентации, которая привлекает с помощью визуальных элементов и, возможно, удачно размещенного и подходящего мема! - Получите обратную связь в режиме реального времени
Узнайте, как люди воспринимают ваш контент, проведя экспресс-опрос. Это не только весело, но и позволяет прервать программу, предоставляя полезную информацию в режиме реального времени. Это инструмент для мгновенного принятия решений, поддержания высокого уровня вовлеченности и планирования дальнейших шагов. Сочетание интерактивных опросов с надежными инструментами коммуникации, такими как лучшие сервисы виртуальной телефонии, также очень полезно. признано изданием Cybernews«Это помогает обеспечить четкую фиксацию ответов и бесперебойное проведение обсуждений без технических сбоев».
7. Делегируйте задачи
Когда люди несут ответственность за то, чтобы внести свой вклад в онлайн-встречу, например, модерировать, проводить ледокольные мероприятия или делать заметки, тем более вовлеченным будет каждый из них. Кроме того, это помогает свести к минимуму встречи. Держите роли очевидными, включая только тех, кто должен присутствовать, например, лица, принимающего решения, советника, стажера и т. Д.
- Выбор модератора
Модератор следит за тем, чтобы встреча не сорвалась. Его / ее работа заключается в том, чтобы следить за технологиями, руководить ими, давать разрешение на выступление тем, кто в этом нуждается, отвечать за запись и следить за качеством звука и видео.
6. Придерживайтесь временных рамок
Когда вы понимаете, что у вас мало времени, продуктивность повышается. Работа с ограничением времени «обрамляет» встречу и придает ей фокус. Назначьте определенное количество времени для каждой ключевой точки с 10-минутным буфером. Таким образом, каждый может закончить вовремя или просто раньше времени!
5. Уберите отвлекающие факторы.
Во время онлайн-встречи легко (и очень часто) захотеть проверить свою электронную почту или взглянуть на свой телефон. Придерживайтесь времени и избегайте соблазна, убрав отвлекающие факторы с самого начала: закройте вкладки на ноутбуке, переведите телефон в беззвучный режим (или в режим полета!), Закройте окно, чтобы отключить фоновый шум (или используйте наушники) и сэкономьте перекус на потом!
(alt-tag: женщина, сидящая за столом и работающая на открытом ноутбуке, сидит у окна рано утром)
4. Продвигайте сотрудничество
Используйте онлайн-встречу, чтобы генерировать идеи от участников. Выделите время, чтобы проявить черты аналитического центра или мозгового штурма. Позвольте людям придумывать свои собственные идеи или использовать идеи других; Попробуйте такую функцию, как интерактивная доска, чтобы получить творческий поток.
3. Добавьте игры
Через геймификации, вы можете рассчитывать на невероятный уровень интерактивности во время онлайн-встречи! Включите небольшой вопрос в начале и попросите участников выполнить задание. Их тоже можно стимулировать - расширенный обед, фирменные подарки, досрочное увольнение и т. Д. Например:
- Выберите изображение или символ, которые нужно вставить на слайды, и попросите участников ответить, сколько раз он был показан на протяжении всей презентации.
- Добавьте в конце простую викторину, чтобы проверить, насколько участники понимают содержание.
- Соберите цитаты коллег и дайте им угадать, кто что сказал.
2. Закончите с четко сформулированными действиями
Цель онлайн-встречи - собрать участников и собраться вместе, чтобы продвинуться к следующему шагу. Это можно сделать только с четкими пунктами действий. Только тогда, когда каждый осознает, что он должен делать, все может быть сделано. Прежде чем собрание закончится, убедитесь, что участники ясно понимают свою роль. Уделите несколько минут тому, что обсуждалось, и назначьте человека для работы.
1. Поделитесь резюме
На онлайн-встрече можно многое раскрыть. Вбрасывается множество идей, предложений и мнений, поэтому хорошо обобщенные заметки эффективны для поддержания целостности синхронизации.
Выберите программное обеспечение для видеоконференцсвязи с функцией записи и / или возможностями искусственного интеллекта, чтобы фиксировать все, что произошло. Делать заметки вручную - это всегда хорошая идея, но когда у вас есть технология, работающая в фоновом режиме, вы можете работать во время встречи, зная, что обо всем остальном позаботятся.
Вот еще несколько уловок, которые сделают вашу следующую онлайн-встречу яркой:
- Распространяйте свой бренд на все точки соприкосновения вашей встречи
Переходите к перспективам? Запишите свое собственное сообщение, которое представляет название вашей компании, слоган и важные объявления, пока участники появляются на настраиваемая онлайн-переговорная. Произведите отличное первое впечатление, отточенное и профессиональное благодаря своему логотипу и цветам бренда в пользовательском интерфейсе. - Используйте ИИ, чтобы делать легкую работу
На онлайн-встрече вы делаете упор на будущее. Выберите видео-конференция решение, которое работает в фоновом режиме и предоставляет транскрипции, теги выступающих и отметки даты для облегчения поиска в дальнейшем. - Нажмите «Доля экрана», чтобы «показать» вместо «рассказать»
Достаточно воспользоваться ИИ-ассистентом совместное использование экрана вариант, навигация по труднообъяснимым демонстрациям и функциям продукта во время онлайн-встречи стала еще проще. Каждый может понять, о чем вы говорите, когда видит это у себя на глазах. Привлекайте участников на одну и ту же страницу, когда каждый курс действий может быть показан в режиме реального времени.
Позвольте Callbridge оживить ваши онлайн-встречи. Благодаря передовым технологиям, настраиваемым функциям и интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу ваши встречи станут еще интереснее и продуктивнее.
