С наступлением 2020 года можно с уверенностью сказать, что к середине года ваш опыт использования видеоконференцсвязи улучшился в десять раз. Ваш офис, скорее всего, перешел на более онлайн-подход к работе из дома, открывая двери для онлайн-общения с помощью видеоконференцсвязи с клиентами, на брифингах для команд, конференц-звонках высшего руководства, сеансах мозгового штурма, совещаниях по статусу ... и список продолжается на.
Более того, по мере того, как мы продолжаем адаптироваться к меняющимся временам, с которыми в настоящее время сталкиваются все, рабочая сила разделяется в том, как они должны физически (или виртуально!) Приходить на работу. Есть ли у вас коллеги, которые работают из дома полный рабочий день? Руководство проводит 2 дня в неделю в офисе, а затем работает удаленно? Вы переключаетесь между клиентами, которые должны оставаться в офисе 5 дней в неделю?
Когда коллеги и члены команды рассредоточены по цифровому и физическому ландшафту, удержать всех вместе может оказаться сложной задачей, хотя и не невыполнимой! Несмотря на временные ограничения, языковые барьеры, различия в иерархии и общие проблемы с тайм-менеджментом, каждый действительно хочет сделать совместную работу максимально эффективной и продуктивной.
Вот как эффективно поддерживать рабочую среду для совместной работы, если ваша команда разделена дома, в офисе или на местах.
9 способов управления совместной работой между офисами:
9. Избегайте беспорядка в электронной почте.
Электронная почта является ключом к быстрому и эффективному общению, обеспечивая при этом «след». Но когда небольшой вопрос перерастает в гигантский долгий и сложный разговор, реальная эффективность обмена становится запутанной.
Переход к инструменту деловой коммуникации, предоставляющему канал, где работа, статусы и обновления отображаются наглядно и графически, обеспечивает всем участникам более удобное представление о происходящем. Инструмент для совместной работы, такой как Slack, создает подобную сплоченность, как и программное обеспечение для видеоконференций с широкими возможностями интеграции . Таким образом, вы можете объединить две платформы для достижения максимальной эффективности совместной работы.
8. Следите за рабочими нагрузками
Наблюдение за тем, над чем все работают, с помощью инструмента управления проектами, помогает определить статус проекта и тех, кто в нем участвует. Таким образом, независимо от того, находитесь ли вы дома или путешествуете по работе, вы сможете сразу же увидеть, что находится в стадии разработки.
Воспользуйтесь цветовой кодировкой и использованием строк и столбцов для организации файлов, местоположений и учета времени. В свою очередь, онлайн-совещание с использованием видеоконференцсвязи для обсуждения проекта в режиме реального времени дает коллегам возможность откровенно рассказать о текущем состоянии дел и своих чувствах в разгар работы. Регулярные онлайн-совещания, на которых обсуждаются статус и обновления, помогут выявить приоритетные задачи, узкие места и сократить количество срывов сроков.
(alt-tag: Стильная женщина идет по улице с мобильным телефоном, смотрит на него и листает.)
7. Помните о часовых поясах.
Не идеально присоединяться к собранию «красных глаз» или собранию непосредственно перед сном, но при планировании проектов или синхронизации часовые пояса играют роль в принятии решения о том, когда проводить встречу в разных офисах.
Наличие расписания для всех под рукой позволяет организатору или организатору видеть лучшее время для онлайн-встречи. Ищите программное обеспечение для видеоконференций, которое поставляется с планировщиком часовых поясов, или открытое для некоторых приглашенных участников, которым необходимо записать собрание сейчас, чтобы посмотреть его позже.
6. Регулярная регистрация
Когда ваша команда разбросана по офису, дому или на поле, легко потерять некоторые из наиболее типичных моделей поведения, приобретенных, когда вы работаете в тандеме и всего в нескольких футах друг от друга - например, оглядываясь, чтобы задать вопрос, или проходя мимо. друг друга в холле или комнате отдыха.
Чтобы все были на одной странице, возьмите за правило часто касаться базы. Не стесняйтесь устанавливать соединение несколько раз в неделю, будь то по электронной почте, синхронизации, конференц-связи, видеоконференции или текстового чата!
5. Положитесь на автоматизацию, чтобы отслеживать
Управлять сроками, статусами и ходом работы не так просто, если вы не можете сделать это лично. Но когда вы можете разгрузить отнимающую много времени повторяющуюся работу, вы освобождаете время для более важных задач. Кроме того, удаление человеческого фактора дает лучшие и более точные результаты. Пусть автоматизация сделает за вас тяжелую работу:
- Запланируйте приглашения и напоминания для предстоящих видеоконференций
- Интегрируйте Календарь Google со своим программным обеспечением для видеоконференций для удобного расписания и уведомлений
- Делитесь информацией в режиме реального времени с Google Doc и мгновенно получайте правки и изменения, отправленные на вашу электронную почту
- Инструменты для управления проектами и видео, которые автоматизируют электронные таблицы, информацию о клиентах, записи, транскрипции и многое другое.
4. Используйте мобильное приложение.
В случае онлайн-встречи мобильное приложение дает коллегам быстрый и простой способ принять вызов, где бы они ни находились - на улице, во дворе или в столовой.
Начало встречи на ходу с ладони дает вам высококачественные встречи, которые так же хороши, как если бы они были на вашем рабочем столе. Вы по-прежнему можете запланировать встречи заранее или на месте; вы можете получить доступ к своему календарю и адресной книге и выполнить синхронизацию с ними; и, конечно же, именно там, где вы находитесь, и проходит ваша встреча. Мобильное приложение дает вам возможность проводить встречи или звонить везде, где есть подключение к Интернету.
Кроме того, вы по-прежнему получаете доступ к своей истории звонков, стенограммам и записям в безопасной и надежной среде встреч.
3. Создайте «стандартизированный» концентратор рабочего хранилища.
Сделайте все важные файлы, ссылки, документы и мультимедиа легко доступными и храните в одном месте. Когда он централизован в одном месте, добраться до него не должно казаться такой задачей. Когда элементы каталогизированы, организованы и доступны в режиме реального времени, каждый может иметь доступ к последним файлам, самым последним задокументированным собраниям и важным решениям.
Некоторые другие предложения:
Если у вас есть офисы в разных местах, возможно, вы говорите на нескольких языках. Старайтесь придерживаться того языка, на котором говорят чаще всего, и, если вам все же нужно общаться на другом языке, ведите беседу наедине с помощью текстового чата или в отдельном канале.
Избегайте дублирования документов, разумеется, правильно помечая их и давая понять, что есть процедура для работы с ними. Нет ничего хуже, чем потратить часы на документ, который уже был готов, имеет более свежую версию или потерян.
Определите, какой способ общения лучше всего подходит для вашей цели. Если вам требуется пояснение по какой-либо детали или вопрос типа «да» или «нет», отправьте своему коллеге сообщение в текстовом чате. Если вас беспокоит предстоящий запрос на отпуск, напишите электронное письмо. Если возникла проблема с коллегой, и это влияет на вашу способность выполнять и выполнять качественную работу, запланируйте видеоконференцию один на один.
2. Примите подход "сначала видео"
Особенно в свете пандемии , затронувшей весь мир, видеоориентированный подход, ценящий личное общение, помогает коллегам чувствовать, что они работают с реальным человеком, а не с его образом. Демонстрация лица, голос, движения – все это часть создания более реалистичного образа в виртуальной среде. Видеоконференция позволяет перенести обычную офисную обстановку в цифровое пространство.
Кроме того, зачем «рассказывать», когда можно «показать»? Некоторые презентации - особенно те, которые включают концепции, абстрактные идеи или детальную навигацию по дизайну веб-сайта - лучше подходят для демонстрации с использованием совместного использования экрана. Коллеги буквально оказываются на одной странице вашего сеанса видеоконференцсвязи, занимая место в первом ряду для ваших идей.
1. Экспериментируйте и получайте отзывы
Как и в большинстве аранжировок, здесь есть небольшой переход и эксперименты. Для совместной работы между офисами, которая больше похожа на хорошо отлаженную машину, чем на ржавую, необходимо реализовать различные стратегии, способы коммуникации и инструменты, чтобы увидеть, как лучше всего действовать в команде.
Одним из наиболее важных факторов, определяющих успех команды или результат проекта, является готовность каждого доверять друг другу. Могут ли члены команды относиться друг к другу с уважением? Удаленные сотрудники тянут свой вес, а не просто бездельничают? Берут на себя офисные работники слишком много, стремясь произвести впечатление и взять на себя инициативу?
С акцентом на планирование, использование инструментов тимбилдинга и немного духа товарищества здесь и там, даже если ваша команда разбросана, пробовать новые вещи, чтобы преодолеть разрыв, не должно быть пугающим. Важно попробовать новые стратегии и инструменты и посмотреть, какие из них принесут наилучшие результаты для вашей команды и вашей цели.
Взаимодействие между офисами всегда сопряжено с рядом конфликтов и проблем. Результаты работы коллег в офисе и за его пределами, на расстоянии и по разным графикам, таким как гибкий график , неполный или полный рабочий день, влияют на производительность и ход работы. Однако даже в нынешних условиях это возможность адаптироваться к потенциально более гармоничному балансу между работой и личной жизнью, который меняется и подстраивается под используемые нами технологии.
Позвольте уникальному набору программного обеспечения для двусторонней видеоконференцсвязи Callbridge сплочить команды. Его технология предназначена для объединения людей, поэтому ваш бизнес может процветать независимо от того, насколько рассредоточены ваши сотрудники.
Callbridge обслуживает предприятия среднего размера, которые ищут сложные решения, которые сокращают различия между коллегами внутри компании и внешними - с клиентами, поставщиками, заинтересованными сторонами и другими важными движущимися частями вашего растущего бизнеса. Предлагая широкий спектр функций для совместной работы для повышения вовлеченности и продуктивности, экспертная платформа Callbridge для аудио, видео и веб-конференций позволяет вам безопасно и надежно подключаться, где бы вы ни находились и куда бы вы ни направлялись.
Что отличает Callbridge от других?
Расшифровка совещаний с помощью ИИ – Ваш персональный помощник с искусственным интеллектом Cue™ позаботится о записи ваших совещаний и определении докладчиков, тем и сюжетов.
Интеграция со Slack и Google Calendar — вы ничего не пропустите благодаря интеграции с Google Suite, Outlook и Slack.
Исключительные возможности – Наслаждайтесь первоклассными функциями, такими как запись совещаний , демонстрация экрана , обмен документами , онлайн-доска и многое другое!
Высокий уровень безопасности – будьте уверены в сохранности вашей информации благодаря одноразовому коду доступа, блокировке встречи и коду безопасности.
Фирменный стиль – сделайте вашу онлайн-комнату для совещаний уникальной и оформленной в соответствии с вашими собственными стандартами, используя ваш логотип и фирменную символику.
Не требуется никаких загрузок – никаких проводов и громоздкого оборудования, только решение для видеоконференций на основе браузера , не требующее скачивания.
