Как организовать конференц-связь
Если вы похожи на большинство владельцев малого бизнеса, вам приходилось принимать конференц-связь или два по порядку план или мозговой штурм с вашей командой. Вы также, вероятно, уже поняли, что не все встречи настолько продуктивны, насколько могли бы.
Иногда сотрудники опаздывают. Иногда они бывают слишком сонными или рассеянными. В других случаях они вообще не появляются. Иногда легко задаться вопросом, возможно ли вообще организовать конференцию, где все идет не так, как надо.
К счастью для вас, возможна содержательная и продуктивная конференция по конференц-связи. В Коллбридж, мы просмотрели и организовали достаточно собраний, чтобы точно знать, что вам следует делать, чтобы провести собрание как можно лучше. Все, что вам нужно сделать, это выполнить следующие быстрые и простые шаги:
Шаг 1. Прежде чем делать что-либо еще, четко сформулируйте цель встречи.
Шаг 2. Составьте как можно более подробную повестку дня конференции.
Шаг 3. Разошлите подробные приглашения на встречу и поговорите с гостями.
Шаг 4: Сохраните не связанные темы на потом, чтобы ваша встреча не сорвалась.
Шаг 5: Согласуйте дальнейшие шаги для всех участников встречи, прежде чем закончить ее.
Ставьте перед собой четкую цель встречи
Легко кружиться, когда ты устроить встречу «перейти к проекту X» или «изучить темы, связанные с Y», потому что вы не установили четких целей для встречи. Вместо этого, как насчет постановки цели, такой как «определиться с направлением осенней кампании» или «установить и согласовать систему измерения для нашей рекламы в социальных сетях».
Постарайтесь как можно конкретнее сформулировать свои цели, и вы не только сможете сказать, успешна ли ваша встреча, но и сбились ли вы с пути в обсуждениях.
Создание повестки дня конференции по конференц-связи
Никто не пишет книгу, тратя 90% своего времени на предисловие. Наличие повестки дня и ее соблюдение значительно приблизят вас к фактическому достижению цели конференции по конференц-связи, которую вы поставили ранее, потому что у вас будет выделенное время для обсуждения всех важных тем на вашей встрече.
Также важно помнить, что все мы всего лишь люди, и иногда лучшие из нас допускают ошибки, идут по сторонам или просто бездельничают ради удовольствия. Вам следует придерживаться расписания конференц-связи, но, пожалуйста, не относитесь к этому агрессивно. На каждой встрече есть место для веселья.
Разошлите подробные приглашения на встречи и последуйте за ними
При рассылке приглашений на встречу действует правило «чем раньше, тем лучше». Таким образом, у вас будет время мягко напомнить людям, если они забыли ответить на вашу встречу. Предоставление участникам времени также позволяет им подготовиться к вашей встрече и быстро научиться тому, что им нужно знать перед встречей.
Зачем нужно детализировать вашу повестку дня? Просто потому, что, когда участники знают, что их спросят об определенной теме или работе, они, как правило, готовят ответ заранее. По сути, они будут более подготовлены к встрече, даже если просто для того, чтобы не быть выделенными как кто-то не подготовленный.
«Припаркуйте» конференц-связь с темами, которые не имеют отношения к делу
Что вы делаете, когда ваша встреча начинает ускользать в сторону, не имеющую отношения к делу? Вы можете просто сказать им, чтобы они остановились, но это может быть не самым тактичным и хорошо принятым решением. Вместо этого попробуйте «припарковать» эти касательные для посещения в конце встречи или позже. Некоторые называют это «стоянкой».
Стоянка также хороша, если кто-то поднимает серьезный вопрос, требующий решения, но все же не имеет прямого отношения к встрече. Таким образом, важным темам можно будет уделить необходимое внимание, пока ваша встреча продолжается, без каких-либо обсуждений, не относящихся к теме.
Убедитесь, что следующие шаги согласованы
Этот шаг очень важен. В конце собрания повторите все следующие шаги, а также укажите, кто будет владеть. После того, как все стороны согласились со своими задачами, никто не может оправдаться тем, что запутался или сказал, что что-то «выскользнуло из головы».
Благодаря Кий, вы также можете разослать всем участникам транскрипцию собрания, созданную искусственным интеллектом, чтобы не было путаницы в том, что нужно сделать.
Согласившись с тем, когда будет следующая встреча, вы можете вернуться к своей парковке и обсудить любые дополнительные детали или просто поговорить. Хотя иногда может показаться бессмысленным говорить о таких вещах, как текущие события и фильмы, когда вы проводите конференц-звонок, это важно для позитивной экосистемы рабочего места и счастливых сотрудников.
