Как организовать конференц-связь
Если вы похожи на большинство владельцев малого бизнеса, вам приходилось принимать конференц-связь или два по порядку план или мозговой штурм с вашей командой. Вы также, вероятно, уже поняли, что не все встречи настолько продуктивны, насколько могли бы.
Иногда сотрудники опаздывают. Иногда они бывают слишком сонными или рассеянными. В других случаях они вообще не появляются. Иногда легко задаться вопросом, возможно ли вообще организовать конференцию, где все идет не так, как надо.
К счастью для вас, провести содержательную и продуктивную конференц-связь вполне возможно. В Callbridge мы провели и организовали достаточное количество встреч, чтобы точно знать, что нужно сделать для проведения максимально эффективной встречи. Вам нужно всего лишь выполнить эти простые и быстрые шаги:
Шаг 1. Прежде чем делать что-либо еще, четко сформулируйте цель встречи.
Шаг 2. Составьте как можно более подробную повестку дня конференции.
Шаг 3. Разошлите подробные приглашения на встречу и поговорите с гостями.
Шаг 4: Сохраните не связанные темы на потом, чтобы ваша встреча не сорвалась.
Шаг 5: Согласуйте дальнейшие шаги для всех участников встречи, прежде чем закончить ее.
Ставьте перед собой четкую цель встречи
Легко зациклиться на одном месте, проводя совещание, посвященное «обсуждению проекта X» или «изучению тем, связанных с Y», потому что вы не определили четких целей совещания. Вместо этого, как насчет того, чтобы поставить цель, например, «определить направление осенней кампании» или «разработать и согласовать систему оценки эффективности нашей рекламы в социальных сетях»?
Постарайтесь как можно конкретнее сформулировать свои цели, и вы не только сможете сказать, успешна ли ваша встреча, но и сбились ли вы с пути в обсуждениях.
Создание повестки дня конференции по конференц-связи
Никто не пишет книгу, тратя 90% своего времени на предисловие. Наличие повестки дня и ее соблюдение значительно приблизят вас к фактическому достижению цели конференции по конференц-связи, которую вы поставили ранее, потому что у вас будет выделенное время для обсуждения всех важных тем на вашей встрече.
Также важно помнить, что все мы всего лишь люди, и иногда лучшие из нас допускают ошибки, идут по сторонам или просто бездельничают ради удовольствия. Вам следует придерживаться расписания конференц-связи, но, пожалуйста, не относитесь к этому агрессивно. На каждой встрече есть место для веселья.
Разошлите подробные приглашения на встречи и последуйте за ними
При рассылке приглашений на встречу действует правило «чем раньше, тем лучше». Таким образом, у вас будет время мягко напомнить людям, если они забыли ответить на вашу встречу. Предоставление участникам времени также позволяет им подготовиться к вашей встрече и быстро научиться тому, что им нужно знать перед встречей.
Зачем нужно детализировать вашу повестку дня? Просто потому, что, когда участники знают, что их спросят об определенной теме или работе, они, как правило, готовят ответ заранее. По сути, они будут более подготовлены к встрече, даже если просто для того, чтобы не быть выделенными как кто-то не подготовленный.
«Припаркуйте» конференц-связь с темами, которые не имеют отношения к делу
Что вы делаете, когда ваша встреча начинает ускользать в сторону, не имеющую отношения к делу? Вы можете просто сказать им, чтобы они остановились, но это может быть не самым тактичным и хорошо принятым решением. Вместо этого попробуйте «припарковать» эти касательные для посещения в конце встречи или позже. Некоторые называют это «стоянкой».
Стоянка также хороша, если кто-то поднимает серьезный вопрос, требующий решения, но все же не имеет прямого отношения к встрече. Таким образом, важным темам можно будет уделить необходимое внимание, пока ваша встреча продолжается, без каких-либо обсуждений, не относящихся к теме.
Убедитесь, что следующие шаги согласованы
Этот шаг очень важен. В конце собрания повторите все следующие шаги, а также укажите, кто будет владеть. После того, как все стороны согласились со своими задачами, никто не может оправдаться тем, что запутался или сказал, что что-то «выскользнуло из головы».
Благодаря Кий, вы также можете разослать всем участникам транскрипцию собрания, созданную искусственным интеллектом, чтобы не было путаницы в том, что нужно сделать.
Согласившись с тем, когда будет следующая встреча, вы можете вернуться к своей парковке и обсудить любые дополнительные детали или просто поговорить. Хотя иногда может показаться бессмысленным говорить о таких вещах, как текущие события и фильмы, когда вы проводите конференц-звонок, это важно для позитивной экосистемы рабочего места и счастливых сотрудников.
