Не знаете, как организовать виртуальную встречу? А еще лучше, все еще не знаете, что такое виртуальная встреча? Вот хорошие новости; На данный момент очень просто организовать виртуальную встречу, и если вы все еще не понимаете, что это такое, вы попали в нужное место.
Готовы познакомиться поближе?
Виртуальная встреча - это…
Иначе известная как онлайн-встреча, или видеоконференцсвязь, и аудиоконференцсвязь под эгидой веб-конференций, определение виртуальной встречи согласно образование это: «Виртуальные встречи - это взаимодействие в реальном времени, которое происходит через Интернет с использованием интегрированных аудио и видео, инструментов чата и совместного использования приложений». Как и личная встреча, виртуальная встреча собирает участников, чтобы обмениваться идеями, общаться и сотрудничать в динамической обстановке между двумя или более конечными точками, за исключением того, что вместо фактического присутствия используется устройство.
Виртуальная встреча имеет решающее значение для здоровья растущего бизнеса. Кто угодно, от сотрудника до менеджера проекта, руководителя высшего звена и HR профессионал вынужден полагаться на технологии групповой коммуникации, чтобы выполнять свою работу и преодолевать разрыв между другими людьми во времени и пространстве. Фармацевтические и ИТ-компании, юридические фирмы, малые и корпоративные предприятия и многие другие - все извлекают выгоду из оперативности и актуальности видео-ориентированного подхода к коммуникации.
Это виртуальная встреча:
Благодаря возможности общаться с кем угодно, в любом месте и в любое время, виртуальные встречи позволяют бизнесу процветать независимо от местоположения. Пространственные барьеры, которые обычно блокировали бы рабочие отношения, непрерывность и продуктивное сотрудничество, больше не существуют с виртуальными встречами, которые поощряют связь. Некоторые из общих преимуществ включают:
- Сокращение времени на поездки
- Снижение затрат на транспорт, проезд и проживание
- Повышение производительности = меньше избыточности
- Лучшее удержание сотрудников
- Конкурентное преимущество
А когда дело доходит до бизнеса, подумайте, как включение видео-ориентированного подхода в вашу коммуникационную стратегию помогает поддерживать:
- Более активная и подключенная к цифровым технологиям рабочая сила
- Доступ к управлению
- Расширенный глобальный культура общения
- Лучшая надежность, обеспечивающая более быстрые результаты
- Уменьшение избыточности и самые свежие данные и информация
- Лучшая ценность
- Все еще не совсем понятно, как начать пользоваться видеоконференцсвязью? Вот как организовать виртуальную встречу:
Выберите подходящее программное обеспечение
Прежде чем брать на себя обязательства перед поставщиком услуг, подумайте о некоторых вопросах логистики.
Как вы думаете, как часто вам нужно будет использовать это программное обеспечение? Если вы ищете корпоративную видеоконференцсвязь, подумайте о том, где будут находиться участники; дома или в зале заседаний? Если первое, то веб-конференции более подходят, проще и удобнее в использовании.
Посмотрите, какие функции предоставляются. Есть ли у него совместное использование экрана (идеально подходит для ИТ-обслуживания клиентов и презентаций); интерактивная доска (полезна для образовательных целей или творческой работы мозгового штурма); или обмен документами (значительно упрощает обмен раздаточными материалами, важными документами и привлечение новых специалистов) и т. д.
Разберитесь, зачем вам нужна виртуальная встреча
Зачем вы вообще собираетесь на встречу? Является ли оно внутренним (объявления, адаптация, сессии по работе с тканями, встреча руководства) или внешним (коммерческое предложение, развитие нового бизнеса)? Подумайте о структуре и причине, и тогда, естественно, на свои места встанут другие элементы, например посещаемость.
Решите, кому нужно присутствовать
Виртуальные встречи особенно эффективны для объединения людей в одно и то же время в другом месте. Таким образом, если у вас есть участники за границей, дома или в коридоре, вы можете легко и эффективно подключиться независимо от местоположения. Пока каждый знает о потенциальной разнице во времени или использует Планировщик часовых поясов, его легко посещать. Однако имейте в виду, что приглашать следует только необходимых людей. Экономьте время и деньги, включая только необходимых участников. Для всех остальных, запишите встречу, чтобы разослать ее позже.
Создать схему
Составление повестки дня упорядочит ваши мысли, чтобы вы могли провести своевременную, кристально ясную и увлекательную виртуальную встречу. Кроме того, это поможет участникам узнать, чего от них ждут. Что им нужно внести? Есть ли какой-нибудь материал, который им нужно освежить перед синхронизацией? Как долго продлится встреча? Включение краткого макета предотвратит путаницу и поможет участникам почувствовать себя подготовленными.
Разослать приглашения и напоминания
Что хорошего в виртуальных встречах, так это то, что вы можете организовать их сейчас как импровизированное занятие или запланировать заранее. В исходное приглашение легко добавить всю необходимую информацию, например время, дату и другую важную информацию, потому что это происходит автоматически. Установите напоминания, чтобы помочь координировать ваши звонки, чтобы напомнить участникам о предстоящей синхронизации. Для более срочных встреч, которые необходимо провести на месте, используйте SMS-уведомления, чтобы передавать сведения о встрече прямо на устройства участников. Больше не нужно тратить время на ожидание опоздавших или не пришедших.
Используйте функции для более эффективных виртуальных встреч
Правильное программное обеспечение для видеоконференцсвязи для вашей виртуальной встречи будет включать в себя множество практичных и удобных функций, которые сделают вашу работу в сети еще более удобной. Для достижения наилучших результатов убедитесь, что в выбранной вами технологии есть:
- Совместное использование экрана: Мгновенно предоставьте участникам доступ к своему экрану, чтобы провести презентацию или решить ИТ-проблему.
- Запись: Нажмите на запись сейчас, чтобы посмотреть позже. Идеально подходит для участников, которые не могут присутствовать на звонке.
- Транскрипция: Автоматическая расшифровка всех записанных встреч гарантирует, что ни одна идея не останется позади.
- Интерактивная доска: Творческий способ выразить концепции и графику с помощью изображений, цветов и форм.
Включите вынос
В конце виртуальной встречи, с чем вы хотите, чтобы участники ушли? Какова была цель и каковы следующие шаги? Убедитесь, что каждый уходит, зная цель и что нужно делать дальше.
Отправьте электронное письмо
Сделайте его как можно короче и понятнее, но вот что нужно включить в последующее электронное письмо: сводка протокола встречи, следующие шаги, ключевое достижение встречи (это должно соответствовать цели вашей встречи) и запись (если вы ее записали. ).
Лучшие практики виртуальных встреч
Теперь, когда вы лучше понимаете, как виртуальная встреча может укрепить связь между отправителем и получателем, есть некоторые этикет следовать. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:
Наши технологии: Проведите предварительную проверку перед встречей, чтобы убедиться, что ваша технология обновлена и работает. Убедитесь, что ваш микрофон, динамики и камера готовы к работе. Проверьте свои настройки и, если вы модерируете, запустите комнату ожидания и убедитесь, что все автоматически отключены.
Участие: Просмотрите план встречи и просмотрите все, прежде чем что-то начнется. Таким образом, вы можете подготовиться к перерывам и перерывам, а также спланировать вопросы, которые нужно задать участникам. Попробуйте включить занятие с помощью интерактивной доски и использовать функцию демонстрации экрана, чтобы «показать», а не «рассказать».
Участие: Участники с большей вероятностью усвоят вашу информацию, если вы сделаете ее интересной. Вместо того, чтобы просто передавать статистику и сухие показатели, расскажите историю с началом, серединой и концом. Встраивайте необходимые данные и информацию, используя изображения, видео, яркие цвета и выделяя важные слова.
Повеселись: Не забудьте сделать виртуальную встречу социальной! Откройте виртуальную встречу с ледокольными вопросами. Вопросы, которые относятся к более личному, лучше всего подходят для небольших групп, например: «Чем ты занимался на этих выходных?» или «Расскажите нам, что вы смотрите на Netflix».
В больших группах вы можете быть более расплывчатым и веселым: «Какое личное оправдание вы используете все время?» или «Какой персонаж из детских фильмов или книг напоминает вам себя?»
А на встрече подумайте о том, чтобы задать соответствующий вопрос, например: «Когда вы в последний раз выступали в группе?» или что-то более уникальное, например: «Если бы у вас был хвост животного, что бы это было?»
Идея состоит в том, чтобы познакомиться друг с другом в профессиональной среде, но в более непринужденной обстановке. Ледокол вызывает соответствующие эмоции, стимулирует обучение и способствует установлению связей. Все отличные навыки довести до виртуального стола!
Выберите Callbridge в качестве платформы для группового общения и наблюдайте за ростом производительности и вовлеченности, когда вы научитесь организовывать виртуальную встречу. Благодаря премиальным функциям, включая совместное использование экрана, транскрипцию и сводки на базе искусственного интеллекта, а также повышенные меры безопасности, нулевые загрузки и настройки, вы можете сделать любую виртуальную встречу интересной для участников.
