Сколько рабочих встреч вы провели? По крайней мере, горстка в этом месяце. Наверняка вы оказались на утренней онлайн-встрече, на которой обсуждались статус или развитие проекта. Если нет, возможно, вы посетили веб-семинар, презентацию, семинар или онлайн-класс. Может быть, вы участвовали в мозговом штурме или возглавляете виртуальная презентация продаж. Каким бы способом вы ни появлялись, онлайн-встреча обычно состоит из одних и тех же движущихся частей: появиться и устроить, быть представленным и вмешаться.
Это та же формула, но это не обязательно должен быть тот же опыт. Если вы обнаружите, что люди не так вовлечены, как хотелось бы, или если посещаемость падает, пора вернуться к чертежной доске и посмотреть, где вы можете улучшить ход встречи.
Не волнуйтесь, это не такая большая задача, как вы думаете! Вот несколько способов организовать встречи, чтобы сделать их более полезными и конструктивными.
Перво-наперво - что делает встречу бесполезной? Бесполезная встреча, которая может помешать больше, чем помочь, - это то, что происходит, когда ее никто не ведет, повестка дня кажется спорадической, обсуждение сбивается с пути или занимает слишком много времени, и нет целей, которые нужно достичь (решение, тема для обсуждения, проблема решить, найти решение, нанять человека, согласовать дату и т. д.).
Конструктивная встреча? Исключительные инструменты плюс исключительные функции и практические методы воплощены в жизнь. Вот 5 качеств, которые укрепляют и повышают целостность вашей онлайн-встречи:
1. Наличие определенной цели и задачи
Прежде чем настраивать онлайн-встречу, спросите себя: «Должен ли я прервать рабочий процесс встречей?» Точное знание того, что вам нужно, определит характер вашего запроса и, в конечном итоге, встречи.
Отсюда вы можете определить, все ли вам нужно, это подготовить документ, который участники могут прочитать и предоставить вам обратную связь в свое время, или вам просто нужно, чтобы один или два человека пришли вместо всей команды.
2. Четко делегированные роли
Для эффективной встречи, которая действительно приведет вас к чему-то, зачислить следующие роли и их соответствующие лица:
Драйвер: лидер собрания, который в первую очередь собрал всех вместе.
Утверждающий: владелец или заинтересованное лицо, которое может принять окончательное решение.
Участники: те, кто владеет информацией и данными и может достичь цели встречи.
Информированные люди: Те, кто осведомлен до и после встречи, но не обязаны присутствовать на ней.
Полезный совет: Программное обеспечение для видеоконференций, интегрированное с инструментами управления проектами и календарями, гораздо предпочтительнее решений, несовместимых с ними.
3. Удобная структура
Хотя на всех встречах должна быть некоторая свобода и пространство для экспромтов, создание контейнера, уважающего время и энергию людей, является основой для встреч, которые вдохновляют на идеи, а не вытесняют их. Составьте повестку дня с изложением тем для обсуждения и используйте таймер, чтобы не сбиться с пути.
Сообщите, что у людей есть определенное время для ответа. Представьте идею парковки, где идеи будут «припаркованы», если есть потенциал, но они никуда не денутся прямо сейчас.
4. Четкие точки действия
Итак, каждый высказался, и теперь цель, которую необходимо обсудить, имеет конкретные шаги и ориентиры. Совет: не заканчивайте совещание без призыва к действию – будет ли последующее совещание? Кто отвечает за дальнейшие действия? Каждый ли знает, за что он отвечает? Каков крайний срок? Убедитесь, что все записи сделаны, а инструмент управления проектами обновлен.
Хорошо, теперь самое интересное
5. Удовольствие от инъекций
Конечно, у каждой команды есть свой подход, когда дело доходит до создания корпоративной культуры или добавления небольшой дозы азарта, но поддержание этого элемента веселья и удивления - вот что требует дополнительных усилий.
Попробуйте разбить лед, задав вопрос на интерактивной доске, или устройте профессиональное, но беззаботное занятие, такое как Virtual Show and Tell. Есть много тимбилдинговые упражнения выбирать из.
Когда у вас есть четкое представление о 5 качествах, которые укрепляют то, что нужно для хорошей встречи, вы готовы к изучению функций видеоконференцсвязи от Calbridge, которые формируют текстуру и поток ваших синхронизаций. Оставьте дело технологиям, чтобы сделать встречи конструктивными с помощью функций и инструментов, которые усиливают присутствие и вовлеченность.
Полезный совет: И еще, если вы действительно хотите получить максимум пользы от ваших встреч (включая удовольствие от них) – всегда используйте видео и напоминайте об этом участникам.
Вот как уйти от чувства усталости к ощущению более яркого возбуждения:
Автоматическая транскрипция
Благодаря фирменной функции Callbridge Cue ™ никому не нужно беспокоиться о том, написали ли они «это». Участникам не нужно беспокоиться или пропускать следующее предложение, когда Cue ™ автоматически расшифровывает записи.
Кроме того, Cue ™ автоматически предоставляет метки динамиков, а также отметки времени и даты. Делайте заметки, если хотите, но будьте уверены, обо всем позаботятся вы!
Получите более глубокое понимание эмоций
Измерьте эмоциональную температуру вашей онлайн-встречи с помощью анализа настроений; Сложная функция, которая выявляет положительные и отрицательные эмоции, чтобы дать вам более полное представление о нюансах и значении игры.
Бонус: просмотрите панель Insight Bar, чтобы лучше понять, где и какие вопросы задавались во время встречи.
Подтяните виртуальный фон
Позвольте множеству виртуальных фонов Callbridge создать сцену для вашего прибытия и присутствия. Выберите реальные настройки, абстрактные цвета и формы или загрузите свой собственный фирменный дизайн.
Поощряйте более тесные связи
Обслуживайте небольшие группы, которые хотят общаться в пространстве, изолированном от основного собрания, с помощью комнат для обсуждения. Используйте эти пространства для облегчения дополнительных обсуждений, работы над отдельными задачами или поддержки 1: 1.
Творческое сотрудничество
Позвольте участникам выразить то, чем они хотят поделиться, используя цвет, форму, звук, видео и изображения с помощью интерактивной доски. Каждый может добавлять и делиться в режиме реального времени. Вы можете поработать над ним сейчас или сохранить и вернуться к нему позже.
Сотрудничество с Callbridge позволит вам быстро улучшить организацию и проведение онлайн-встреч, особенно благодаря интеграции со сторонними сервисами, такими как Slack и Google Calendar . Используя передовые функции, такие как анализ настроения , транскрипция , демонстрация экрана и многое другое, вы уже будете иметь преимущество перед другими программами для видеоконференций на рынке.
