Когда что-то столь же масштабное, как пандемия, влияет на мир, это неизбежно меняет то, как он устроен. Шаг за шагом, пересекая неизведанную территорию, каждая отрасль и каждый бизнес учатся адаптироваться и добиваться успеха в этой новой норме, особенно в правовой.
Правовая система претерпела множество ограничений и ограничений, и в результате повлияла на частоту и доступность ходатайств, предварительных судебных разбирательств, судебных разбирательств и всего судебного процесса в целом.
Как юрист, вы наверняка на собственном опыте испытали на себе последствия необходимости работать из дома. Виртуальные встречи стали валютой, поскольку предыдущие процессы и системы превратились в онлайн-пространство. В условиях явно меняющегося правового ландшафта видеоконференцсвязь становится основным решением для многих судебных разбирательств, начиная с экзаменов на предмет обнаружения.
Видеоконференцсвязь позволяет обеим сторонам адвоката получить необходимые и важные факты, доказательства, поддержку, претензии, доказательства и аргументы защиты в судебном процессе, даже не вступая в суд.
Предполагая, что ваша юридическая фирма осуществила переход онлайн - увеличение количества удаленных встреч, усиление ИТ-отдела, обучение использованию совместное использование экрана и виртуальные фоны, позволяющие приспособиться к более коротким и лаконичным онлайн-собраниям и презентациям - теперь вы можете увидеть, как технологии предоставляют возможность с легкостью общаться удаленно.
Давайте углубимся в то, как это проявляется в различных юридических последствиях.
Одна из самых удобных и перспективных функций видеоконференцсвязи - это запись. Нажатие на запись после начала онлайн-встречи предоставляет участникам полную, полностью записанную запись всего, что произошло во время синхронизации.
Однако это может быть процедурным сдвигом для многих фирм и предприятий. Регистрировались ли когда-либо командные звонки до того, как они переехали в Интернет и большинство людей работали из дома? Кто делал заметки о встречах? Сколько времени было потрачено на созыв? Сделайте переезд более плавным, используя технологию, которая выполняет тяжелую работу, такую как захват аудио, видео, снимки экрана, отправленные ссылки и документы.
Наряду с преимуществом записи, как правило, есть транскрипция и интеллектуальные резюме - две функции, которые улучшают процесс обнаружения экзаменов. С помощью видео фиксируются не только нюансы и язык тела, но также тон голоса, шаблоны мышления и словарный запас, которые можно определить с помощью тегов динамиков технологии, расширенных алгоритмов и ссылок на общие темы.
Однако с другой стороны медали кроется несколько трудностей, которые следует учитывать в будущем судебном разбирательстве и расследовании. Массовая запись вызывает три проблемы с точки зрения хранения данных:
Умножение данных
Когда записывается все больше и больше онлайн-обменов, накапливается больше файлов, а также размер видеофайлов. По мере увеличения объема данных возможность безопасного хранения и извлечения будет увеличиваться одновременно.
Управление записями
Безопасное и надежное хранение данных является обязательным условием, поскольку передаваемая и обсуждаемая информация может быть очень конфиденциальной и не предназначена для просмотра кем-либо другим. Подумайте, как и где хранятся эти файлы. Кто или что является гарантией? У кого есть доступ и как они защищены?
Открытие
Ранее встречи могли быть записаны на аудиозаписи или записаны в текстовом редакторе, что ограничивало точность и объем предоставляемой информации.
Возможно, данные были собраны в презентации или повестке дня. Теперь возможность создания более подробных электронных файлов и транскрипций намного более выгодна, чем когда-либо. Записанные онлайн-собрания могут записывать аудио и / или видео вместе со всем содержимым собрания, включая каждую транзакцию и обмен в течение собрания.
Помните о ценности мимики, жестикуляции и всего остального. общался без слов.
Что нужно помнить:
Доступ к записанным собраниям может оказаться как положительный и отрицательный как «цифровой след» может быть основанием для дальнейшего использования. Убедитесь, что ваши меры конфиденциальности и безопасности актуальны и прозрачны, поскольку запросы на обнаружение судебных исков могут включать видеовстречи так же часто, как электронные письма и документы.
Чтобы обеспечить общую точность и прозрачность, установите политики, обеспечивающие согласованность при проведении видеоконференцсвязи. Организация данных, определение руководящих принципов и, как правило, установление потока или процедуры, когда дело доходит до онлайн-встреч, обеспечит ограничение рисков безопасности, сбор данных и легкодоступность информации:
- Определите правила именования собраний и определите, кто отвечает за управление записями. Где будут храниться записи и каковы административные правила для хранения, доступности, удаления, обнаружения и т. Д.?
- В зависимости от размера собрания делегируйте обязанности по записи одному или нескольким участникам. Выберите участника из каждого отдела, руководителя или менеджера, который будет отвечать за запись различных типов собраний. Кто будет модератором и какие политики, правила и процедуры необходимо ввести в действие для различных виртуальных встреч?
- Какой «вид» вы хотите сохранить? После того, как вы решили, кто будет модератором (или, возможно, их несколько), выберите, какие из различных вариантов встречи соответствуют потребностям вашей компании и кто будет вести запись с какого компьютера или с какой точки обзора.
- Следи за концом резюме и отчеты, предоставляемые платформой видеоконференцсвязи, и определяют, кто за них отвечает. Кто их получит и как к ним можно будет получить доступ?
- Избегайте срыва обнаружения с помощью показаний видеоконференцсвязи, которые:
Определите физическое местоположение депонента и то, как он / она будет логистически настроен для подключения к виртуальной встрече.
Приходите с другим вариантом, если судебный репортер и подсудимый не могут появиться в одном и том же месте.
Доставьте экспонаты депоненту заранее по почте или в электронном виде во время депонирования.
Работайте без сбоев - протестируйте технологию до дня виртуального осаждения
Подключите нескольких юристов и участников из разных географических регионов
Все согласовывают, будет ли это записываться - получите согласие - Имейте политику хранения, которая определяет, как будут храниться видеоконференции, а затем удаляется через определенное время.
После завершения онлайн-встречи записи сохраняются в облаке и остаются доступными через портал компании или модератором. Разрешение доступа определенным участникам является мерой конфиденциальности и безопасности. Общее управление записями, рабочие протоколы и доступ должны быть установлены путем обсуждения и разработки политики и процедур.
Предотвратите нарушения безопасности и перехват видео с помощью технологии, которая делает каждый обмен безопасным и конфиденциальным. Обязать использование одноразового кода доступа или записи одного человека во время собрания. Ищите такие функции, как:
- Одноразовый код доступа: Каждый звонок зашифрован уникальным и частным кодом, который действителен только для указанного и запланированного конференц-связь.
- Встреча Блокировка: Сразу после появления участников активируйте эту функцию, чтобы предотвратить вмешательство нежелательных участников. Любой, кто опаздывает, должен будет попросить разрешения у модератора.
- Защитный код: Если повестка дня онлайн-собрания предполагает обсуждение конфиденциальной информации, добавьте еще один уровень безопасности с помощью дополнительного кода, необходимого при входе в конференцию.
Технологии, которые легкодоступны и дают основания для открытий, становятся все более распространенными. И в будущем маловероятно, что личные слушания будут иметь приоритет. Если юридическое раскрытие и другие процессы могут быть выполнены онлайн, возможно, они будут и дальше проводиться онлайн.
Когда дело доходит до обращения к программное обеспечение для видеоконференцсвязи вместо того, чтобы появляться лично,
Преимущества - в том числе экономия средств, меньше командировок, больше времени, удаленное сотрудничество, повышение производительности, меньшее количество задержек - несомненно перевешивают проблемы:
Задача № 1:
Традиционно каждая сторона обычно физически присутствует в присутствии своего юрисконсульта, который обязан предоставлять, помогать и объяснять документы и вещественные доказательства во время проверки.
Решение:
Вместо этого с помощью видеоконференцсвязи это возможность заранее планировать. Адвокаты и юрисконсульт должны заранее разобраться со всеми доказательствами, вещественными доказательствами, документами и доказательствами. Оно должно быть четким, маркированным, организованным, озаглавленным и отправленным по почте или готовым к отправке в электронном виде. Убедитесь, что адреса актуальны, написаны правильно, и все, кому нужны данные, включены в цифровую транзакцию или отправленную почту.
Задача № 2:
Оценка поведения и хладнокровия свидетелей могла быть нечеткой по видеосвязи, а не по присутствию в одном и том же физическом месте.
Решение:
Технологический тест, проведенный за несколько дней до виртуальной встречи, гарантирует, что участник будет четко и полностью виден. Создайте справочное руководство по видеоконференцсвязи для клиентов, коллег и других юристов в вашей фирме, которое включает обязательные методы проецирования голоса, освещения, осанки, приемлемого фона и любую другую информацию, которая делает видео обнаружение точным, безупречным и профессиональным.
Задача № 3:
Условия, не являющиеся институциональными или кажущиеся не такими нейтральными или подходящими, могут раздражать, вводить в заблуждение или приводить к недостаточному рассмотрению.
Решение:
Предоставьте примеры видеороликов и онлайн-руководства о том, как должны разворачиваться показания по видеоконференции, вызов для обнаружения, досудебный или судебный процесс. Обрисовать в общих чертах, что приемлемо, а также какие установки и предпосылки приведут к успешной сдаче экзамена. Приведите также примеры плохих видео и того, чего не следует делать.
Задача № 4:
Нахождение в одном и том же физическом пространстве делает экзамен возможным для злоупотреблений или злоупотреблений.
Решение:
От начала до конца требуется полная прозрачность обсуждения. Согласие с заметной подсказкой в начале собрания гарантирует, что все соблюдают правила. Кроме того, обучение и обучение передовым практикам во время экзаменов укрепляет процессы, чтобы они были оптимизированы и соответствовали стандартам.
Что касается фактического качества связи во время экзаменов для обнаружения с помощью видеоконференцсвязи, вот несколько рекомендаций:
• Выделите время - до, во время и после
Проверки, собеседования, свидетельские показания, встречи, показания - убедитесь, что есть время до подготовки, достаточно времени, чтобы закончить, и некоторое время, отложенное после, чтобы обдумать и просмотреть запись или резюме.
• Убедитесь, что все технологии работают
Когда время играет важную роль, не увлекайтесь попытками исправить и решить технические проблемы, пока все ждут. Приходите на видеоконференцию немного раньше и проверьте свой микрофон, динамик и соединение.
Убедитесь, что все заряжено, есть ли дополнительные шнуры, работает ли Wi-Fi и т. Д. Воспользуйтесь преимуществами тестирования аудио и видео, предлагаемыми платформами для конференций корпоративного уровня.
• Дважды проверьте место
Выберите тихое, стерильное и спокойное место. Лучше всего подойдет белая стена или закрытая комната с однотонным неразрушающим фоном.
• Придерживайтесь времени
Сообщите о продолжительности встречи заранее, чтобы каждый мог спланировать ее соответствующим образом. Так же, как при личной встрече, составьте повестку дня, придерживайтесь ее и не забывайте о времени каждого.
• Проверьте аудио и видео соединение.
Используйте гарнитуру, чтобы свести к минимуму обратную связь и улучшить слух и проекцию. Используйте видеоконференцсвязь с высококачественными аудио / видео возможностями.
Позвольте Callbridge предоставить вашей юридической фирме технологию видеоконференцсвязи, которая упрощает досудебные процедуры в виртуальной среде. Благодаря невероятному потенциалу проведения многих личных разбирательств в режиме онлайн, у вас всегда под рукой возможность сократить расходы, больше работать из дома, ускорить судебные процессы и получить больше информации в более короткие сроки.
Платформа двусторонней коммуникации Callbridge может быть более глубокой и дать измерение тому, как юридические фирмы ведут свой бизнес. Записанные онлайн-встречи дают всем сторонам ощущение того, что они находятся лицом к лицу, но с безопасного и здорового расстояния. Кроме того, это обеспечивает более гибкую посещаемость, а при правильной продуманности, планировании и готовности является подходящей заменой личных встреч.
