هڪ ڪانفرنس ڪال گڏجاڻي جي ميزباني ڪيئن ڪجي
جيڪڏهن توهان تمام ننڍا ڪاروبار مالڪن وانگر آهيو، توهان کي ميزباني ڪرڻو پوندو هڪ ڪانفرنس ڪال اجلاس يا توهان جي ٽيم سان ترتيب واري منصوبي يا دماغي طوفان ۾. توهان شايد شايد هن وقت تائين محسوس ڪيو آهي ته سڀئي ملاقاتون ايتريون پيداواري نه هونديون آهن جيترو اهي ٿي سگهن ٿيون.
ڪڏهن ڪڏهن ملازم دير سان ظاهر ٿيندا آهن. ڪڏهن ڪڏهن اهي تمام گهڻو ننڊ ۾ يا پريشان هوندا آهن. ٻئي وقت ، اهي نه ڏيکاريا وڃن. اهو وقتن تي سوچڻ آسان آهي جيڪڏهن ڪانفرنس ڪال گڏجاڻي جي ميزباني به ممڪن هجي جتي ڪجهه به غلط نه ٿئي.
خوشقسمتيءَ سان توهان لاءِ، هڪ بامعني ۽ پيداواري ڪانفرنس ڪال ميٽنگ ممڪن آهي. ڪال برج تي ، اسان ڪافي ميٽنگون ڏٺيون آهن ۽ سهولت فراهم ڪئي آهي ته جيئن توهان کي خبر پوي ته بهترين ميٽنگ جي ميزباني ڪرڻ لاءِ توهان کي ڇا ڪرڻ گهرجي. توهان کي صرف انهن تڪڙن ۽ آسان قدمن تي عمل ڪرڻ جي ضرورت آهي:
قدم 1: ڪنهن ٻئي ڪم ڪرڻ کان پهريان ذهن ۾ هڪ واضح ملاقات جو مقصد ٺاهيو.
مرحلو 2: ڪانفرنس ڪال گڏجاڻي جي ايجنڊا ٺاهيو جيڪو جيترو تفصيلي هجي.
مرحلا 3: تفصيلي ملاقات جي دعوت موڪلي ۽ توهان جي مهمانن جي پيروي ڪريو.
قدم 4: بعد ۾ لاڳاپيل مضمونن کي محفوظ ڪريو پوءِ توهان جي ملاقات ڪٽي نه وئي آهي.
مرحلو 5: اجلاس ۾ هر ڪنهن جي ايندڙ مرحلن تي ختم ٿيڻ کان پهرين تي متفق ٿيو.
واضح ملاقات جو مقصد حاصل ڪريو
جڏهن توهان "پروجيڪٽ ايڪس تي وڃو" يا "Y سان لاڳاپيل موضوعن جي ڳولا ڪريو" لاءِ ميٽنگ جي ميزباني ڪندا آهيو ته دائرن ۾ گھمڻ آسان آهي ، ڇاڪاڻ ته توهان ميٽنگ لاءِ واضح مقصد مقرر نه ڪيا آهن. ان جي بدران، "خزاں مهم لاءِ هڪ هدايت تي آباد ٿيڻ"، يا "اسان جي سوشل ميڊيا اشتهارن لاءِ ماپ جي فريم ورڪ قائم ڪرڻ ۽ ان تي متفق ٿيڻ" جهڙو مقصد ڪيئن مقرر ڪجي.
پنهنجي مقصدن سان جيترو ممڪن ٿي حاصل ڪرڻ جي ڪوشش ڪريو ، ۽ توهان نه رڳو اهو ٻڌائيندا ته توهان جي ملاقات ڪاميابي آهي يا نه ، ۽ پر اهو پڻ آهي ته توهان پنهنجي بحثن ۾ بند ٿي رهيا آهيو يا نه.
هڪ ڪانفرنس ڪال ميٽنگ ايجنڊا ٺاهيو
ڪو شخص پنهنجي وقت جو 90 سيڪڙو اڳرائي تي خرچ ڪندي ڪتاب نٿو لکي. هڪ ايجنڊا هجڻ ۽ انهي تي قائم رهڻ توهان کي اصل ۾ پنهنجي ڪانفرنس ڪال جي اجلاس جي مقصد حاصل ڪرڻ جي تمام ويجهو رکندو جيڪو توهان اڳيئي طئي ڪيو آهي ڇاڪاڻ ته توهان جي گڏجاڻي ۾ سڀني اهم موضوعن تي بحث ڪرڻ لاءِ الاٽ ٿيل وقت هوندو.
اهو پڻ ياد رکڻ ضروري آهي ته اسان سڀ صرف انسان آهيون ، ۽ ڪڏهن ڪڏهن اسان مان تمام سٺا ماڻهو غلطيون ڪندا آهن ، خندق تي وڃو ، يا صرف تفريح لاءِ. توهان کي پنهنجي ڪانفرنس ڪال اجلاس کي شيڊول تي رکڻ گهرجي ، پر مهرباني ڪري ان بابت ويڙهاڪ نه هئڻ گهرجي. هر گڏجاڻي ۾ ڪجهه مزي جي گنجائش آهي.
تفصيلي ملاقات جي دعوت موڪليائين ۽ انهن تي عمل ڪريو
گڏجاڻي جي دعوتن کي موڪلڻ ، قاعدو ”اڳوڻو ، بهتر“ آهي. اهو رستو ، توهان وٽ ماڻهن کي نرم طريقي سان ياد ڪرڻ جو وقت آهي جيڪڏهن اهي توهان جي گڏجاڻي کي آر ايس وي پي کي وساري چڪا آهن. توهان جي شرڪت ڪندڙن کي وقت ڏيڻ سان پڻ اهي توهان جي گڏجاڻي جي تياري ڪرڻ جي اجازت ڏين ٿا ، ۽ پنهنجو پاڻ کي تيز رفتار تي آڻين ته انهن کي ملاقات کان پهريان toاڻڻ جي ضرورت آهي.
توھان جي ايجنڊا تفصيلي ٿيڻ جي ضرورت ڇو آھي؟ بس ڇاڪاڻ ته جڏهن شرڪت ڪندڙ knowاڻن ٿا ته انهن کان ڪنهن خاص موضوع يا نوڪري بابت پڇيا ويندا ، اهي اڳ ۾ جواب تيار ڪرڻ جي طرف هوندا. بنيادي طور تي ، اهي پنهنجي گڏجاڻي لاءِ وڌيڪ تيار هوندا ، هاڻ به اها رڳو ڪنهن کي ڳائڻ کان بچڻ لاءِ آهي جئين ڪنهن کي تيار نه ڪيو ويو هجي.
"پارڪ" ڪانفرنس ڪال گڏجاڻي جي مضمون جيڪي لاڳاپيل نه هوندا آهن
توهان ڇا ڪريو جڏهن توهان جي گڏجاڻي ڪنهن لاڳاپيل سانگي ۾ اچڻ شروع ٿي ويندي آهي. توھان رڳو انھن کي روڪڻ جي چئي سگھوٿا ، پر اھو شايد تمام بھترين طريقي وارو ۽ بھترين حل نه ھجي. ان جي بدران ، ملاقات جي آخر ۾ ، يا بعد ۾ ڪنهن وقت تي دورو ڪرڻ لاءِ هنن ڳانگين کي ”پارڪنگ“ ڪرڻ جي ڪوشش ڪريو. ڪجهه ماڻهو هن کي ”پارڪنگ لاٽ“ چون ٿا.
جيڪڏهن ڪو صحيح پوائنٽ کي وڌائي ته پارڪنگ جي جڳهه پڻ وڏي آهي ، پر اڃا تائين واضح طور تي ملاقات سان لاڳاپيل ناهي. هن طريقي سان ، اهم مضمونَ اڃا به ڌيان ڏئي سگھن ٿا جيڪي انهن جي ضرورت آهي جڏهن ته توهان جي ملاقات جاري رهي ، بغير موضوع واري بحث مباحثي جي.
پڪ ڪيو ته ايندڙ مرحلن تي اتفاق ڪيو ويو آهي
اهو قدم لازمي آهي. اجلاس جي آخر ۾ ، ايندڙ سڀني مرحلن کي ٻيهر ورجايو ، گڏوگڏ اهو به آهي ته ڪنهن سان ملڪيت ڪير کڻڻ وارو آهي. هڪ دفعي جڏهن سڀ پارٽيون پنهنجي ڪم لاءِ راضي ٿي ويون آهن ، ماڻهو کي الجھن جو عذر نٿو بڻائي سگهجي ، يا اهو چئي سگهجي ٿو ته ”انهن جي ذهنن کي و slipايو“.
مهرباني هن جي ڪائوتوهان پڻ سمورن شرڪت ڪندڙن کي اي آءِ جي ٺاهيل گڏجاڻي جي ٽرانسپشن موڪلي سگهو ٿا انهي ڪري ڪا به مونجهاري نه آهي ته ڇا ڪرڻو آهي.
ان کان پوءِ راضي ٿيڻ کان پوءِ جڏهن ايندڙ ملاقات ٿيندي ، توهان پوءِ پنهنجي پارڪنگ واري جڳهه ڏانهن واپس دائرو ڪري سگهو ٿا ۽ ڪنهن به اضافي تفصيل کي پتا ڪري ، يا صرف چاڪ ڪيو. جيتوڻيڪ ڪڏهن ڪڏهن توهان واقعن ۽ فلمن وانگر شين جي باري ۾ ڳالهائڻ لاءِ بيڪار محسوس ٿي سگهي ٿو جڏهن توهان هڪ ڪانفرنس ڪال جي ميزباني ڪري رهيا آهيو ، اهو هڪ مثبت ڪم ڪندڙ ماحول واري نظام ۽ خوش ملازمن لاءِ لازمي آهي
