Každý, bez ohľadu na odvetvie, sa aspoň raz týždenne zúčastňuje konferenčného hovoru alebo online stretnutia . Dá sa predpokladať, že väčšina z nás je v týchto virtuálnych stretnutiach profesionálmi, však? Bohužiaľ, nie. Všetci sme už boli na tom rannom stretnutí o deviatej, kde ľudia zúfalo žiadali o svoje prístupové PINy, boli sme nútení počúvať hudbu na čakanie niekoho iného a samozrejme sme vydržali tých večných 5 minút, počas ktorých sa hovorilo len „Haló, počuješ ma?“.
Tu je 10 zlatých pravidiel pre konferenčné hovory, ktoré môžete použiť na záchranu svojich pondelkových stretnutí a vášho duševného zdravia.
10. Zmierte sa so sebou a povoľte automatické nahrávanie.
Inžinieri milujú ďalšie funkcie a widgety v aplikáciách. Jedným z najlepších šetričov času je však funkcia nahrávania, ktorá sa neskôr pomocou Cue zmení na prepis. Zmeškali ste niečo na hovore? Vypočujte si nahrávku alebo si pozrite prepis neskôr. Callbridge je dodávaný s automatickým nahrávaním. Zapnite to a záznam hovoru sa začne okamžite, keď sa dostanete na linku.
9. Dial-in najmenej 10 minút pred hovorom.
Snažte sa neskracovať čas spojením vášho hovoru. 10 minút by malo byť viac než dosť času na to, aby ste nahrali dokumenty, odpovedali na otázky a diskutovali o záležitostiach, ktoré s vami nesúvisia. A ak sa dostanete do problémov, malo by vám stačiť 10 minút na to, aby ste sa obrátili na svojho poskytovateľa služieb (nás!), Ktorý vám pomôže.
8. Vykonajte náležitú náležitú starostlivosť.
Koľkokrát vás niekto pozval na konferenčný hovor pomocou nového poskytovateľa služieb bez toho, aby ste mali aspoň praktický konferenčný hovor, aby ste zistili, ako to funguje? Väčšina konferenčných systémov je celkom ľahko zistiteľná, ale nie všetky majú rovnaké kľúčové kódy, konvencie používateľského rozhrania alebo funkcie. Urobte na svojho zákazníka dobrý dojem - ak ide o nový konferenčný systém, najskôr ho vyskúšajte.
7. Nájdite si chvíľu a predstavte seba a svojich účastníkov
Niektoré služby konferenčných hovorov, ako napríklad Callbridge, dokážu identifikovať a zobraziť jednotlivých volajúcich. Ešte lepšie je oboznámiť sa s hlasom každého účastníka. To vám umožní lepšie sledovať úlohy, následné kroky a minúty.
6. Neznižujte náklady, pokiaľ ide o zákazníkov.
Web má na výber z mnohých bezplatných metód telefonického pripojenia. Upozorňujeme, že mnoho z týchto technológií ponúka veľké výhody, ale skutočne ide o „prebiehajúce práce“. Je lepšie investovať trochu peňazí, ako riskovať stratu predaja alebo vytvorenie zlého dojmu na dôležitom stretnutí. To ani toľko nestojí.
5. Hovorte zreteľne a správne hovorte.
Žijeme v globalizovanom svete. Aj keď sa vaša firma obmedzuje na Severnú Ameriku, nezabudnite, že môžete mať veľa účastníkov, pre ktorých angličtina nie je ich prvým jazykom. Hovorenie podľa tempa vás nielen vykreslí ako jasného rečníka, ale poskytne ostatným čas, aby si mohli robiť poznámky.
4. Nezúčastňujte sa bočných rozhovorov.
Všetci prešli najmenej 12 rokmi školy, kde sa naučili mlčať a nechali hovoriť učiteľa. Čím to je, že akonáhle si oblečieme obleky na túto lekciu, vyletí z okna? Vedľajšie rozhovory vedú k zmätku, okolitému hluku a nehovoriac o tom, že sú hrubé. Callbridge uľahčuje správu celej konverzácie - v okne rozhovoru môžete zdvihnúť ruku, aby ste hovorili, alebo si zapisovať poznámky.
3. Dajte ľuďom príležitosť hovoriť.
Stretnutia sú predovšetkým o aktívnych rozhovoroch. Štúdie bez ohľadu na to, koľko rokov vo firme máte, preukázali, že diktátorské riadenie vedie k zlému vedeniu a vedie k nesprávnej komunikácii. Nechajte svojich spolupracovníkov hovoriť. Nielen, že sa dozviete niečo nové, ale dáte im tiež pocit, že ich prínos je požadovaný.
2. Dial-in pomocou správneho telefónneho čísla a PIN.
Prepáčte, že sa opakujem ... je to len to, že dostávame veľa e-mailov na poslednú chvíľu so žiadosťou o vytáčané číslo. Niektoré hovory navyše používajú na zabezpečenie jedinečné prístupové kódy. Našťastie svoj PIN nájdete v e-maile alebo SMS, ktoré ste dostali!
1. Ak nemáte čo povedať, ignorujte sa.
Zaujímalo vás niekedy, prečo sa pri veľkých konferenčných hovoroch začína hromadiť hluk? Položili ste si otázku, odkiaľ pochádza to zúfalé písanie? Ak chatujete so svojimi priateľmi na Facebooku, vypnite ich. Vaše písanie môže počuť každý! Stlačte * 6 alebo tlačidlo stlmenia zvuku v používateľskom rozhraní Callbridge a budete môcť počúvať (a robiť trochu práce na boku) bez toho, aby o tom niekto vedel.
A teraz choďte na niekoľko produktívnych a príjemných konferenčných hovorov!
