Stretnutia na diaľku sa stali podstatnou súčasťou práce na celom svete. Aj keď žijete vo veľkom meste, pomáha vám preklenúť priepasť, ak sa nachádzate v jednej časti mesta a vaša kancelária je v druhej. Konferenčné hovory a video konferencia aby to vyzeralo, že medzi odosielateľom a príjemcom nie je doslova žiadna vzdialenosť, čo mení spôsob, akým komunikujeme. Je naozaj úžasné, že žijeme v dobe, v ktorej si môžeme ponechať kancelárie v Singapure, Londýne, New Yorku a mamičky v domácnostiach žijúce na predmestiach – všetci pracujú na rovnakej vlne.
Takže teraz, keď vaša spoločnosť prijala špičkových talentov a zaviedli ste efektívny rytmus stretnutí, existuje stigma, že manažéri uprednostňujú osobné stretnutia pred stretnutiami na diaľku. Aj keď je to tradične pravda, platí to aj o schopnosti prispôsobiť sa a nastaviť vzdialených pracovníkov s najlepšími nástrojmi v odbore, aby boli produktívnejší a pútavejší (a kybernetická bezpečnosť!) stretnutia, ktoré vedú k dosahovaniu čísel a drveniu cieľov.
Keďže keď nie ste na osobnom stretnutí, platia iné pravidlá, konverzácia o „zlatých pravidlách“ zahŕňa každého, takže každá synchronizácia môže byť doručená a prijatá spôsobom, ktorý prináša výsledky. Tu sú kľúčové pravidlá, ktoré treba mať na pamäti pri práci na diaľku:
PRED ZASADNUTÍM
Oboznámte sa s vašou technológiou
Zapnutie videokamery a odoslanie kódu pre konferenčný hovor je jednoduché. Ak sa však trochu lepšie oboznámite s tým, ako by vám softvér a hardvér mohli pomôcť, v prípade, že - nedajbože - dôjde počas konferenčného hovoru k technologickým problémom. Predchádzajte škytavám tým, že pôjdete online o 5 minút skôr, ako je naplánovaný čas, aby ste mohli začať skôr; alebo pripravte plán b naštartovanie činnosti. Aj uskutočnenie skúšky videozáznamu je chytrý krok!
Pridajte vrstvy do spoločného priestoru
Zdieľaný priestor nie je konferenčná miestnosť. V skutočnosti je to konferenčná miestnosť, v ktorej sa nachádzajú spoločné priestory ako flipcharty, an online tabule, zdieľané obrazovky a ďalšie. Diaľkoví pracovníci môžu pocítiť druhú najlepšiu vec, keď sú tam fyzicky, keď sú ovplyvnení kombináciou týchto priestorov počas konferenčného hovoru.
Naplánujte si program, zdieľajte ho vopred
Vzdialený konferenčný hovor vyžaduje úsilie a plánovanie, aby sa mohol každý zúčastniť. Zvýraznením preberaných tém a zdieľaním agendy vopred môžete ušetriť vzácne chvíle dodržiavaním plánu. Takto účastníci vedia, čo sa chystá, a môžu aktívne počúvať a byť pripravení so svojou časťou stretnutia.
Pozvať vybrané osoby
Čím vyšší je počet účastníkov konferenčného hovoru, tým menšie sú očakávania prispievania do diskusie. Ideálnych je 1 - 10 účastníkov.
POČAS STRETNUTIA
Udržujte cieľ stretnutia vpredu a na strede
Jednoduchými slovami, pripomenúť všetkým, čo je potrebné dosiahnuť do konca konferenčného hovoru. Zaznamenajte si to napríklad na online tabuľu, aby to všetci videli jasne, a použite ich na uzemnenie účastníkov, ak počas diskusie odbočia príliš mimo kurz.
Gamify úlohy konferenčných hovorov
Úlohy môžu byť rozdané rôznym účastníkom, ako sú facilitátor, časomerač a pisár, aby si všimli všetky akčné body a prijaté rozhodnutia. Pri opakovaných stretnutiach kreslite mená a vymeňte si roly, aby sa rozhodlo na začiatku stretnutia a - prekvapenie! - to by ste mohli byť vy! Toto gamifikácia zabezpečí, aby ľudia zostali zapojení.
Každý dostane úvod
Účastníci sú ochotnejší zúčastniť sa na konferenčný hovor keď lepšie pochopia, kto s nimi telefonuje. Krátke predstavenie všetkých účastníkov stretnutia, (aj keď je tam ikona alebo obrázok) dodáva nádych ľudskosti a dáva pracovníkom na diaľku pocit, že sú vidieť a počuť!
Podporte malú reč
Vďaka spojeniu so vzdialenými kolegami je ich prítomnosť na stretnutí citeľná. Rýchle dobehnutie ich dňa, počasia, plánov na víkend - im dáva pocit, že sú známi v skutočnom svete aj v digitálnej oblasti.
PO ZASADNUTÍ
Dajte dokopy ďalší krok
Zhrňte hlavné body a objavy stretnutia, ktoré sa majú zaslať. Časť, vďaka ktorej je pútavá? Pridajte prvok zábavy a kamarátstva. Gif, video alebo zábavný obrázok pomáha zapamätať si e-mailovú alebo chatovú správu, vďaka čomu sa všetci budú tešiť na ďalší e-mail po ďalších stretnutiach.
Uveďte čísla
Zdravie a produktivita práce na diaľku závisí od dosahovania cieľov, dosahovania čísel a dosahovania výkonnostných cieľov. Vyhraďte si čas na diskusiu o nich na stretnutí alebo pošlite následný e-mail s popisom zmien, úspechov, vylepšení atď.
Nechajte vysokovýkonný konferenčný softvér Callbridge vdýchnuť život obchodným konferenčným hovorom. Jeho prvotriedna platforma zasadacích miestností premosťuje medzeru medzi virtuálnymi a skutočnými stretnutiami. S výnimočné funkcie spolupráce Ktoré zahŕňajú zdieľanie obrazovky, zdieľanie súborov, prezentovanie dokumentov a skupinový chat, výnimočná audiovizuálna technológia Callbridge podporuje prácu na diaľku.
