Ako usporiadať stretnutie konferenčného hovoru
Ak ste ako väčšina malých podnikateľov, museli ste hostiť stretnutie konferenčného hovoru alebo t wo v poradí plán alebo brainstorming so svojím tímom. Pravdepodobne ste si už uvedomili, že nie všetky stretnutia sú také produktívne, ako by mohli byť.
Niekedy sa zamestnanci dostavia neskoro. Niekedy sú príliš ospalé alebo roztržité. Inokedy sa neobjavujú vôbec. Je ľahké sa občas zamyslieť, či je vôbec možné usporiadať schôdzu konferenčného hovoru, kde sa nič nepokazí.
Našťastie pre vás je možné zmysluplné a produktívne stretnutie konferenčného hovoru. O Callbridge, videli sme a umožnili dostatok stretnutí, aby sme presne vedeli, čo by ste mali urobiť, aby sa konali čo najlepšie stretnutia. Musíte len nasledovať tieto rýchle a ľahké kroky:
Krok 1: Majte na pamäti jasný cieľ stretnutia skôr, ako urobíte čokoľvek iné.
Krok 2: Vytvorte program schôdzky konferenčného hovoru, ktorý je čo najpodrobnejší.
Krok 3: Rozosielajte podrobné pozvánky na schôdzky a kontaktujte svojich hostí.
Krok 4: Nesúvisiace predmety si odložte na neskôr, aby nedošlo k vykoľajeniu vašej schôdzky.
Krok 5: Pred ukončením stretnutia sa dohodnite na ďalších krokoch pre všetkých na schôdzi.
Majte jasný cieľ stretnutia
Je ľahké točiť sa v kruhoch, keď ste usporiadať stretnutie „prejdite si projekt X“ alebo „preskúmajte témy súvisiace s Y“, pretože ste si na stretnutie nestanovili jasné ciele. Namiesto toho, čo tak stanoviť si cieľ, ako napríklad „určiť smer jesennej kampane“ alebo „vytvoriť a dohodnúť rámec merania pre naše reklamy na sociálnych sieťach“.
Snažte sa čo najviac konkretizovať svoje ciele a budete nielen schopní povedať, či je alebo nie je vaše stretnutie úspešné, ale aj to, či sa vo vašich diskusiách dostávate mimo smer.
Vytvorte program schôdzky konferenčného hovoru
Nikto nepíše knihu tak, že trávi 90% času predhovorom. Ak budete mať program a budete sa ho držať, bude to oveľa bližšie k skutočnému dosiahnutiu cieľa konferenčného hovoru, ktorý ste si stanovili skôr, pretože bude mať vyhradený čas na diskusiu o všetkých dôležitých témach vášho stretnutia.
Je tiež dôležité pamätať na to, že všetci sme iba ľudia a niekedy najlepší z nás robia chyby, idú na tangenty alebo sa len tak bavia. Stretnutie konferenčného hovoru by ste mali mať naplánované, ale nebráňte sa tomu. Na každom stretnutí je priestor pre zábavu.
Rozosielajte podrobné pozvánky na schôdzky a sledujte ich
Pri rozposielaní pozvánok na schôdzku platí pravidlo „čím skôr, tým lepšie“. Týmto spôsobom budete mať čas jemne pripomínať ľuďom, ak zabudli na vašu schôdzku odpovedať. Poskytnutie času vašim účastníkom im tiež umožňuje pripraviť sa na vaše stretnutie a pripraviť sa na to, čo potrebujú pred stretnutím.
Prečo musí byť vaša agenda podrobná? Jednoducho preto, že keď účastníci vedia, že dostanú otázku o určitej téme alebo zamestnaní, majú tendenciu pripraviť si odpoveď vopred. V zásade budú viac pripravení na svoje stretnutie, aj keď je to len preto, aby neboli označení ako niekto, kto nebol pripravený.
„Zaparkujte“ konferenčné hovory, ktoré nie sú relevantné
Čo robíte, keď sa vaše stretnutie začne unášať do nesúvisiacej dotyčnice? Môžete im jednoducho povedať, aby prestali, ale to nemusí byť najtaktnejšie a najlepšie prijaté riešenie. Namiesto toho skúste tieto tangenty „zaparkovať“, aby ste ich navštívili na konci stretnutia alebo neskôr. Niektorí to nazývajú „parkovisko“.
Parkovisko je tiež skvelé, ak niekto musí vyriešiť platný bod, je potrebné sa s ním obrátiť, ale stále nie je výslovne relevantné pre stretnutie. Týmto spôsobom bude možné dôležitým témam stále venovať potrebnú pozornosť, zatiaľ čo vaše stretnutie bude pokračovať, pričom im nebudú prekážať diskusie mimo témy.
Uistite sa, že sú dohodnuté ďalšie kroky
Tento krok je nevyhnutný. Na konci stretnutia zopakujte všetky ďalšie kroky a informácie o tom, kto prevezme vlastníctvo. Ak všetky strany súhlasia so svojimi úlohami, nikto sa nemôže ospravedlniť zmätením alebo tvrdením, že im niečo „uniklo z mysle“.
Vďaka tágo, môžete tiež všetkým účastníkom poslať prepis schôdzky vygenerovaný AI, aby ste si neurobili zmätok v tom, čo je potrebné urobiť.
Po odsúhlasení termínu nasledujúcej schôdzky môžete potom krúžiť späť na svoje parkovisko a vyriešiť akékoľvek ďalšie podrobnosti, alebo sa len porozprávať. Aj keď sa niekedy môže zdať nezmyselné hovoriť o udalostiach ako sú aktuálne udalosti a filmy, keď organizujete konferenčný hovor, je to nevyhnutné pre pozitívny ekosystém pracoviska a spokojných zamestnancov.
