Zaujíma vás, ako vytvoriť virtuálnu schôdzku? Ešte lepšie, stále vás zaujíma, čo je to virtuálna schôdzka? Tu sú dobré správy; V tomto okamihu už nemôže byť jednoduchšie dohodnúť si virtuálnu schôdzku a ak stále nemáte jasno v tom, čo to je, ste na správnom mieste.
Ste pripravení sa na to bližšie pozrieť?
Virtuálna schôdzka je ...
Inak známa ako online schôdza alebo videokonferencia a audiokonferencia pod záštitou webových konferencií, definícia virtuálnej schôdzky podľa Vzdelávať je: „Virtuálne stretnutia sú interakcie v reálnom čase, ktoré prebiehajú cez internet pomocou integrovaného zvuku a videa, chatovacích nástrojov a zdieľania aplikácií.“ Rovnako ako osobné stretnutie, aj virtuálne stretnutie zhromažďuje účastníkov, aby zdieľali svoje nápady, konverzovali a spolupracovali v dynamickom prostredí medzi dvoma alebo viacerými koncovými bodmi, namiesto toho, aby boli fyzicky prítomní, namiesto toho sa používa zariadenie.
Virtuálna schôdzka je rozhodujúca pre zdravie rastúceho podniku. Ktokoľvek od zamestnanca po projektového manažéra, výkonného riaditeľa na úrovni c a HR profesionál sa musí spoliehať na technológiu skupinovej komunikácie, aby mohla robiť svoju prácu a prekonávať priepasti medzi ostatnými ľuďmi v čase a priestore. Farmaceutické a IT spoločnosti, právnické firmy, malé a podnikové podniky a ďalšie, to všetko ťaží z bezprostrednosti a dôležitosti videocentrického komunikačného prístupu.
Toto je virtuálne stretnutie:
Vďaka schopnosti komunikovať s kýmkoľvek a kdekoľvek a kedykoľvek, umožňujú virtuálne schôdzky podnikom prosperovať bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Priestorové bariéry, ktoré by za normálnych okolností blokovali pracovné vzťahy, kontinuitu a produktívnu spoluprácu, už neexistujú pri virtuálnych stretnutiach, ktoré podporujú spojenie. Niektoré z celkových výhod zahŕňajú:
- Skrátený čas dochádzania
- Znižovanie nákladov na dopravu, cestovné a ubytovanie
- Zvýšenie produktivity = menej redundancie
- Lepšie udržanie zamestnancov
- Konkurenčná výhoda
A pokiaľ ide o podnikanie, zvážte, ako začlenenie videocentrického prístupu do vašej komunikačnej stratégie pomôže:
- Digitálnejšie a prepojenejšia pracovná sila
- Prístup k riadeniu
- Vylepšený globálny kultúra komunikácie
- Lepšia spoľahlivosť, ktorá sa rovná rýchlejším výsledkom
- Znížené prepúšťanie a najaktuálnejšie údaje a informácie
- Lepšia hodnota
- Stále trochu nejasné, ako začať s videokonferenciou? Takto nastavíte virtuálnu schôdzku:
Vyberte si správny softvér
Skôr ako sa zapojíte do záväzku s poskytovateľom služieb, pouvažujte nad niekoľkými logistikami.
Ako často si myslíte, že budete musieť softvér používať? Ak hľadáte videokonferencie pripravené na podnikanie, zamyslite sa nad tým, kde sa budú účastníci nachádzať; doma alebo v rokovacej miestnosti? Ak je to prvé, potom sú webové konferencie vhodnejšie, jednoduchšie a pohodlnejšie na použitie.
Zistite, aké funkcie sú poskytované. Je k dispozícii zdieľanie obrazovky (ideálne pre zákaznícke služby a prezentácie v oblasti IT); online tabuľa (užitočná na vzdelávacie účely alebo na brainstorming kreatívnej práce); alebo zdieľanie dokumentov (zjednodušuje zdieľanie písomiek, dôležitých dokumentov a zapojenie nových talentov) atď.
Získajte jasno v tom, prečo potrebujete virtuálne stretnutie
Prečo vlastne zvolávate stretnutie? Je to interné (oznámenia, registrácia, relácie týkajúce sa tkaniva, schôdza manažmentu) alebo externé (prezentácia predaja, rozvoj nového podnikania)? Pomysli na štruktúru a rozum a potom prirodzene ďalšie kúsky zapadnú na svoje miesto ako dochádzka.
Rozhodnite sa, kto sa musí zúčastniť
Virtuálne stretnutia sú obzvlášť účinné pri korelácii ľudí súčasne, na inom mieste. Takže ak máte účastníkov v zámorí, doma alebo na chodbe, môžete sa ľahko a efektívne pripojiť bez ohľadu na miesto. Pokiaľ si je každý vedomý možného časového rozdielu alebo používa plánovač časových pásiem, je ľahké sa ho zúčastniť. Nezabúdajte však, že pozvaní by mali byť iba nevyhnutní ľudia. Ušetrite čas a peniaze iba zahrnutím nevyhnutných účastníkov. Pre kohokoľvek iného, zaznamenajte si schôdzku a odošlite ju neskôr.
Vytvorte obrys
Stanovenie programu zabezpečí, že vaše myšlienky budú usporiadané, aby ste mohli mať včasné, krištáľovo čisté a pútavé virtuálne stretnutie. Účastníkom navyše pomôže zistiť, čo sa od nich očakáva. Čím musia prispieť? Je nejaký materiál, ktorý je potrebné pred synchronizáciou oprášiť? Ako dlho bude stretnutie trvať? Stručné rozloženie zabráni zmätku a pomôže účastníkom cítiť sa pripravení.
Rozosielajte pozvánky a pripomienky
Na virtuálnych stretnutiach je skvelé to, že teraz môžete hostiť ako improvizovanú reláciu alebo rozvrh vopred. Je ľahké zapojiť do pôvodnej pozvánky všetky potrebné informácie, ako sú čas, dátum a ďalšie dôležité informácie, pretože sú automatické. Nastavte pripomenutia, aby ste koordinovali svoje hovory a pripomenuli účastníkom nadchádzajúcu synchronizáciu. V prípade urgentnejších stretnutí, ktoré sa musia konať na mieste, použite SMS upozornenia na odpálenie podrobností stretnutia priamo do zariadení účastníkov. Už nemusíte strácať čas čakaním na neskoré príchody alebo nezúčastnené osoby.
Využite funkcie na efektívnejšie virtuálne stretnutia
Správny softvér pre videokonferencie pre vaše virtuálne stretnutie bude mať množstvo praktických a pohodlných funkcií, ktoré vylepšia váš online zážitok. Najlepšie výsledky dosiahnete, ak zvolená technológia obsahuje:
- Zdieľanie obrazovky: Okamžite zdieľajte svoju obrazovku s účastníkmi, aby ste mohli viesť prezentáciu alebo vyriešiť problém s IT.
- nahrávanie: Ak chcete pozerať neskôr, dosiahnite rekord. Ideálne pre účastníkov, ktorí sa nemôžu zúčastniť hovoru.
- prepis: Automatické prepisy všetkých zaznamenaných stretnutí zaisťujú, že žiadny nápad nezostane pozadu.
- Online tabuľa: Kreatívny spôsob vyjadrovania konceptov a grafiky pomocou obrázkov, farieb a tvarov.
Zahrňte aj Take Away
S čím chcete na konci svojho virtuálneho stretnutia odísť? Aký bol účel a aké sú ďalšie kroky? Uistite sa, že všetci odchádzajú s vedomím cieľa a toho, čo je potrebné urobiť ďalej.
Nadviazať na e-mail
Snažte sa, aby to bolo čo najkratšie a najpríjemnejšie, ale do následného e-mailu by ste mali zahrnúť toto: zhrnutie zápisnice zo schôdze, ďalšie kroky, kľúčové výsledky schôdzky (malo by to zodpovedať cieľu vašej schôdzky) a záznam (ak ste ho zaznamenali) ).
Najlepšie postupy pre virtuálne stretnutia
Teraz, keď ste lepšie pochopili, ako môže virtuálna schôdza posilniť komunikáciu medzi odosielateľom a príjemcom, nejaké sú etiketa nasledovať. Tu je treba mať na pamäti niekoľko vecí:
Technológia: Vykonajte kontrolu pred schôdzou, aby ste sa ubezpečili, že je vaša technológia aktualizovaná a funkčná. Zaistite, aby bol váš mikrofón, reproduktory a fotoaparát pripravené na použitie. Overte svoje nastavenia a ak moderujete, otvorte čakaciu miestnosť a zabezpečte, aby boli všetci automaticky stlmení.
účasť: Predtým, ako sa situácia rozbehne, skontrolujte osnovu schôdzky a prekonajte priebeh. Týmto spôsobom sa môžete pripraviť, kde sú prestávky a prestávky, a naplánovať otázky, ktoré sa budete účastníkov pýtať. Skúste zahrnúť aktivitu pomocou online tabule a pomocou funkcie zdieľania obrazovky „ukázať“ namiesto „povedať“.
Engagement: Ak vaše doručenie bude zaujímavé, účastníci skôr absorbujú vaše informácie. Namiesto odovzdávania štatistík a suchých metrík rozprávajte príbeh so začiatkom, stredom a koncom. Vložte do nich potrebné údaje a informácie pomocou obrázkov, videí, jasných farieb a zvýraznenia dôležitých slov.
Bavte sa: Nezabudnime urobiť z virtuálneho stretnutia sociálny program! Otvorte virtuálne stretnutie otázkami na rozbitie ľadoborca. Otázky, ktoré sú trochu osobnejšie, fungujú dobre aj v malých skupinách, napríklad „Čo si dosiahol tento víkend?“ alebo „Povedzte nám, čo sledujete na Netflixe.“
S väčšími skupinami môžete byť vágnejší a zábavnejší: „Akú osobnú výhovorku neustále používate?“ alebo „Ktorá detská postava z filmu alebo knihy vám pripomína seba?“
A na stretnutí zvážte položenie relevantnej otázky typu: „Kedy ste naposledy hovorili v skupine?“ alebo niečo trochu jedinečnejšie ako: „Keby si mohol mať nejaký zvierací chvost, čo by to bolo?“
Ide o to, aby ste sa spoznali v profesionálnom prostredí, ale s neformálnejším tónom. Ľadoborec inšpiruje príslušné emócie, stimuluje učenie a podporuje väzby. Všetky vynikajúce schopnosti priniesť do virtuálneho stola!
Vyberte si Callbridge ako svoju skupinovú komunikačnú platformu a sledujte, ako produktivita a angažovanosť stúpajú, akonáhle sa naučíte, ako vytvoriť virtuálnu schôdzku. Vďaka prémiovým funkciám, ktoré zahŕňajú zdieľanie obrazovky, prepisy a súhrny založené na umelej inteligencii, plus zvýšené bezpečnostné opatrenia, nulové sťahovanie a prispôsobenie, môžete dosiahnuť, aby sa každá virtuálna schôdzka s účastníkmi stala doma.
