Koľko pracovných stretnutí ste absolvovali? Tento mesiac aspoň hrsť. Určite ste sa ocitli na rannom online stretnutí, kde diskutujete o stave alebo vývoji projektu. Ak nie, možno ste sa zúčastnili webináru, prezentácie, workshopu alebo online hodiny. Možno ste absolvovali brainstorming alebo vediete a virtuálna predajná prezentácia. Bez ohľadu na to, akým spôsobom ste sa ukázali, online stretnutie zvyčajne obsahuje rovnaké pohyblivé časti: Ukážte sa a hostite, predstavte sa a dajte vedieť.
Je to rovnaký vzorec, ale nemusí to byť rovnaká skúsenosť. Ak zistíte, že ľudia nie sú tak angažovaní, ako by ste chceli, alebo ak návštevnosť klesá, je načase vrátiť sa na rysovaciu tabuľu a zistiť, kde je možné zlepšiť priebeh schôdze.
Nebojte sa však, nie je to taká veľká úloha, ako by ste si mohli myslieť! Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete zostaviť schôdze, aby boli užitočnejšie a konštruktívnejšie.
Najprv prvé - čo je zbytočné stretnutie? Užitočné stretnutie, ktoré môže prekážať viac ako pomoc, je to, čo sa stane, keď ho nikto nevedie, program je sporadický, diskusia prebieha mimo alebo trvá príliš dlho a nie je potrebné dosiahnuť žiadne ciele (rozhodnutie, tému, o ktorej sa má diskutovať, problém) vyriešiť, nájsť riešenie, osobu prijať do zamestnania, dohodnúť dátum a podobne).
Konštruktívne stretnutie? Výnimočné nástroje a výnimočné funkcie a postupy uvedené do pohybu. Toto je 5 vlastností, ktoré posilňujú a posilňujú integritu vášho online stretnutia:
1. Majú definovaný účel a cieľ
Predtým, ako si založíte schôdzu online, položte si otázku: „Musím prerušiť pracovný postup schôdzou?“ Vedieť presne, čo potrebujete, určí povahu vašej žiadosti a nakoniec stretnutia.
Odtiaľ môžete rozoznať, či stačí pripraviť dokument, ktorý môžu účastníci čítať a poskytnúť vám spätnú väzbu vo svojom vlastnom čase, alebo potrebujete iba jedného alebo dvoch ľudí, ktorí sa objavia namiesto celého tímu.
2. Jasne delegované roly
Na efektívne stretnutie, ktoré vás skutočne niekam dostane, zaradiť nasledujúce úlohy a ich príslušných jednotlivcov:
Vodič: Vedúci stretnutia, ktorý na prvom mieste spojil všetkých.
Schvaľovateľ: Vlastník alebo zainteresovaná strana, ktorá môže urobiť konečné rozhodnutie.
Prispievatelia: Tí, ktorí majú informácie a údaje a môžu dosiahnuť cieľ stretnutia.
Informovaní ľudia: Tí, ktorí sú na stretnutí pred stretnutím a po ňom, ale nie sú povinní sa ich zúčastniť.
Pro-Tip: Softvér pre videokonferencie, ktorý je integrovaný s nástrojmi na správu projektov a kalendármi, je oveľa uprednostňovaný pred riešeniami, ktoré nie sú kompatibilné.
3. Prispôsobivá štruktúra
Aj keď by všetky stretnutia mali umožniť istú voľnosť a priestor, aby bola improvizovaná, vytvorenie kontajnera, ktorý rešpektuje čas a energiu ľudí, je základom pre stretnutia, ktoré inšpirujú nápady a nie ich vytláčajú. Vytvorte program, ktorý načrtne témy diskusie, a pomocou časovača zostaňte na správnej ceste.
Dajte najavo, že jednotlivci majú stanovený čas na odpoveď. Predstavte myšlienku parkoviska, kde budú nápady „zaparkované“, ak existuje potenciál, ale momentálne nikam nejdú.
4. Jasné akčné body
Každý teda povedal svoje a cieľ, o ktorom bolo teraz potrebné diskutovať, má akčné body a orientáciu. Pro-Tip: Nekončite stretnutie bez výzvy na akciu-bude nasledovať schôdza? Kto je zodpovedný za to, čo bude ďalej? Vie každý človek, za čo je zodpovedný? Aký je termín? Zaistite, aby boli robené správne poznámky, záznamy a aby bol aktualizovaný nástroj projektového manažmentu.
Dobre, teraz tá zábavná časť
5. Injekčná zábava
Iste, každý tím má svoj vlastný prístup, pokiaľ ide o vytváranie firemnej kultúry alebo pridanie malej dávky vzrušenia, ale zachovanie tohto prvku zábavy a prekvapenia si vyžaduje trochu úsilia navyše.
Skúste prelomiť ľady pomocou otázky uverejnenej na online tabuli alebo si zariaďte profesionálnu, ale veselú aktivitu, ako je virtuálna show a rozprávanie. Je ich dosť cvičenia na budovanie tímu z čoho vyberať.
Akonáhle získate pevné znalosti o 5 kvalitách, ktoré upevňujú dobré stretnutie, ste pripravení preskúmať funkcie videokonferencií od spoločnosti Calbridge, ktoré formujú textúru a tok vašich synchronizácií. Nechajte na technológii, aby boli schôdze konštruktívne, s funkciami a nástrojmi, ktoré zosilňujú prítomnosť a zapojenie.
Pro-Type: Ach, a ak to naozaj chcete dostať maximum z vašich stretnutí (vrátane zábavy) - vždy používajte video a pripomínajte to aj účastníkom.
Tu je návod, ako sa zbaviť pocitu únavy a pocitu zvýšeného vzrušenia:
Automatický prepis
Vďaka podpisovej funkcii Cue ™ spoločnosti Callbridge nikto nemusí zdôrazňovať, či si „to“ zapísali. Účastníci sa nemusia obávať ani vynechať ďalšiu vetu, keď Cue ™ automaticky prepisuje nahrávky.
Cue ™ navyše poskytuje značky reproduktorov a časové a dátumové pečiatky automaticky. Robte si poznámky, ak chcete, ale buďte si istí, že je o vás všetko postarané!
Získajte hlbšie porozumenie emóciám
Zmerajte emocionálnu teplotu vášho online stretnutia pomocou analýzy sentimentu; Prepracovaná funkcia, ktorá vytiahne pozitívne aj negatívne emócie, aby vám poskytla dôkladnejšie pochopenie nuancií a významu v hre.
Bonus: Pozrite sa na panel so informáciami, aby ste získali lepší prehľad o tom, kde a aké otázky boli počas stretnutia položené
Vytiahnite virtuálne pozadie
Nechajte rad virtuálnych pozadí spoločnosti Callbridge nastaviť scénu vášho príchodu a prítomnosti. Vyberte si nastavenia v reálnom svete, abstraktné farby a tvary, alebo nahrajte svoj vlastný a značkový dizajn.
Podporujte užšie spojenia
Catering pre menšie skupiny, ktoré sa chcú spojiť v priestore izolovanom od hlavného stretnutia s Breakout Rooms. Tieto priestory použite na uľahčenie spin-off diskusií, práce na samostatných úlohách alebo podpory 1: 1.
Kreatívne spolupracovať
Nechajte účastníkov vyjadriť to, čo majú zdieľať, pomocou farby, tvaru, zvuku, videa a obrázkov pomocou online tabule. Každý môže pridávať a zdieľať v reálnom čase. Môžete na tom pracovať teraz, alebo ho uložiť a znova sa k nemu vrátiť neskôr.
Pracujte s Callbridge a rýchlo získate prehľad o tom, ako sa vaše schôdze online vedú a zúčastňujú sa ich, najmä s integráciami tretích strán vrátane Voľný a Google Calendar. Používanie najmodernejších funkcií ako Analýza sentimentu, Prepis, Zdieľanie obrazovky, a ďalšie, už ste vo výhode v porovnaní s iným softvérom pre videokonferencie na trhu.
