Ak ste právnik alebo pracujete v právnickom priemysle, nemusíte podceňovať silu stručnej komunikácie. Či už medzi kolegami alebo riadením vzťahov medzi klientom a právnikom; diskusie o riešeniach alebo zvládanie konfliktov - spôsob, akým celkom doslovne predstavíte svoju stránku príbehu, môže byť rozdiel medzi úspechom a neúspechom.
Nastavenie tónu začína odosielaním a prijímaním správ, ktoré sú krištáľovo čisté. Nie je to tak dávno, čo sa právnické firmy veľmi spoliehali na konferenčné hovory ako na preferovaný spôsob komunikácie. Pretože však videokonferencia predstavuje viac výhod, ktoré vedú k lepšej produktivite, zvýšeniu úspor nákladov, šťastiu a bezpečnosti zamestnancov a lepšej retencii klientov, firmy sa spoliehajú na to, že pri podnikaní budú využívať obojsmernú komunikačnú technológiu.
Výhody videokonferencie sú veľa. Čo sa kedysi považovalo za futuristické a mohlo by stáť až desiatky tisíc dolárov, v súčasnosti je táto technológia na podnikanie nevyhnutná - a nestojí ani zďaleka toľko. Softvér bol navyše výrazne prepracovaný a prepracovaný. Používanie, implementácia a zdieľanie je intuitívne.
Ak ste právnická firma, ktorá sa snaží:
- Buďte bezprostrednejší pri prenose informácií, údajov a podpory pre klienta
- Posilniť firemnú kultúru a internú komunikáciu
- Vylepšite a zefektívnite komplikované úlohy fakturácie a správy
- Zóna a zamerajte sa na stretnutia klientov bez statických, prerušených hovorov alebo vyrušovania
- Spravujte všestrannosť hovoru lokálne alebo v zahraničí
Potom sa pozrite na videokonferencie ako súčasť svojej obchodnej stratégie. Nezabudnite na nasledujúce otázky, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa, ktorá platforma je najlepšia pre potreby vašej firmy.
Najskôr prvé. Konferenčné hovory nie sú nič neproduktívne. V skutočnosti sú mimoriadne účinné na rôzne použitie. Tento príspevok sa netýka výmeny konferenčných hovorov za videokonferencie. Je to iba na ukážku, že využitím oboch možností môžete poskytnúť väčšiu hodnotu, aby ste s klientmi išli hlbšie.
Konferenčné hovory sú vynikajúce pre:
- Improvizované alebo plánované diskusie týkajúce sa vývoja prípadu
- Skracovaním dlhých e-mailových vlákien sa dostanete priamo k veci
- Špecializácia a zdieľanie informácií o konkrétnych témach
- Získanie tých, ktorí rozhodujú, do rovnakého priestoru
- Povolenie prepisu a záznamu konferencie na ďalšie rozdelenie informácií
Pridajte ďalší rozmer, ktorý poskytujú videokonferencie, a uvidíte, ako komplexnejšie sú vaše ponuky nielen pre vašich klientov, ale aj pre kolegov v kancelárii a nadriadených. HR, IT a ďalšie oddelenia majú takisto veľký úžitok.
Čo poskytujú videokonferencie?
Komunikácia s klientom je v čele úspechu každej právnickej firmy.
Na konci dňa dôjde k:
1) budovanie dôvery v klienta a
2) potom ju udržiavajte.
Tieto dva rozhodujúce kroky sú základ pre zabezpečenie vynikajúcej komunikácie s klientmi , Že:
- Vychádza v ústrety ich potrebám a poskytuje pozitívne skúsenosti klientom tým, že sa cítia ako priorita a stavia vás do pozície obhajcu ich veci.
- Buduje vašu reputáciu. V priemysle, kde má slovo z úst rovnakú hodnotu ako zlato, je reputácia vašej právnickej firmy vašou vizitkou. Väčšina advokátskych kancelárií súťaží o podnikanie na základe svojich skúseností.
- Chcete vyniknúť? Pristupujte k svojej komunikačnej stratégii klienta pomocou najmodernejších nástrojov a metód, ktoré vám prinesú kľúčové poznatky, ktoré potrebujete, aby ste si navzájom porozumeli.
- Vytvára harmóniu medzi vami a vašim klientom. Prebiehajúca komunikácia v každom kontaktnom bode procesu pomáha zabrániť tomu, aby bolo niečo zametené pod koberec alebo vyvrátené.
Najmä na začiatku, keď sa klient iba snaží zistiť, či sa vám páči ako advokát a chcú vás prijať. Zároveň sa snažíte posúdiť, či má právny problém, ktorý mu môžete pomôcť vyriešiť.
Je veľmi dôležité položiť základ správnej komunikácie hneď od začiatku. Nedovoľte, aby subpar komunikačné metódy, zlé riadenie vzťahov a nesprávne využitie času ovplyvňovali spôsob zaobchádzania s vašimi klientmi.
Namiesto toho pridajte do mixu videokonferencie, ktorá je s nimi spojená 3 kľúčové výhody:
Kľúčová výhoda č. 1
Vysoký štandard bezpečnosti po celú dobu hovoru.
Zabezpečenie a zabezpečenie informácií o klientovi je najvyššou prioritou každého právnika. Online stretnutia či už krátke alebo predĺžené, by mali byť vybavené všetkými nevyhnutnými krokmi v praxi zameranými na správne bezpečnostné opatrenia:
- Povinne potrebné na zabezpečenie prístupu k a zabezpečený konferenčný hovor
- Musí byť schopný ovládať účastníkov hovoru
- V prípade potreby pridajte ďalšie vrstvy zabezpečenia (Meeting Lock, jednorazový prístupový kód atď.)
- Zaručte, že účastníci hovoru sú IBA účastníci hovoru
- Portál konferenčných hovorov
Kľúčová výhoda č. 2
Ľahký prenos informácií o odosielaní a prijímaní.
Pri jednaní s klientmi je dôležité poskytnúť ľahko použiteľnú, intuitívne navrhnutú komunikačnú technológiu, ktorá viac ako prekáža. Platforma, ktorá je užívateľsky príjemná a dá sa prispôsobiť tak, aby odrážala vašu značku, sa ukazuje ako príjemnejší zážitok.
Ďalej sa rozhodnite pre platformu nabitú funkciami, ktoré podporujú vašu konverzáciu, ako napríklad:
- Zdieľanie obrazovky na prehliadanie dokumentov a súborov v reálnom čase online. Zdieľaním svojej pracovnej plochy môžete zahrnúť ďalších účastníkov, aby videli a videli presne to, čo vidíte. Každý postup je „viditeľný“ pre lepšiu spoluprácu, zvýšenú komunikáciu a rýchlejšiu účasť. Vďaka zdieľaniu obrazovky je akýkoľvek chat dynamickejší a ľahšie sa uľahčuje.
- Záznamy zo stretnutí na presné vyčíslenie minulých udalostí, podrobností a histórie. Používa sa počas a Video konferencia (alebo konferenčný hovor), záznam poskytuje väčší obraz o tom, čo sa deje. Najmä pri kladení náročných otázok sa nahrávanie schôdzky môže ukázať ako prospešné pri hľadaní ďalších podrobností, keď sa jazyk tela, nuansy a tón hlasu zreteľnejšie prejavujú prostredníctvom videa.
- Videozáznamy a zvukové záznamy tiež veľmi dobre fungujú, ak sa ich niekto nemôže zúčastniť alebo ich pozerať teraz, pretože si ich môže pozrieť neskôr.
- Prepisy AI pomôže vám a vášmu tímu byť v prítomnosti a držať miesto skôr ako rozdeľovať vašu pozornosť medzi písaním poznámok a počúvaním. Vďaka vykonaniu podrobných prepisov, ktoré zahŕňajú štítky reproduktorov a časové a dátumové pečiatky, môžete pokračovať v svedectve alebo inej videokonferencii bez obáv, či boli alebo neboli informácie zachytené. Dátumy, mená, miesta a spoločné témy a témy sú filtrované a zaznamenávané pre ľahké vyvolanie a získanie podrobnejších údajov po konferencii.
Podrobné informácie, ktoré sú uvedené so štítkami reproduktorov, dátumovými pečiatkami a ľahko čitateľnými poznámkami s textom, vám šetria čas. To je obzvlášť užitočné pre svedectvá alebo iné súdne procesy vrátane zatykačov atď.
Kľúčová výhoda č. 3
Prístup ku všetkým získaným informáciám po ukončení hovoru.
Pre videokonferenčné technológie je to obzvlášť dôležité a prínosné zhrnutia a prepisy hovorov usporiadané na konci synchronizácie. Údaje po konferencii, ktoré sú označené a ktoré je rovnako ľahké prehľadať ako e-mail, uľahčujú a zefektívňujú prácu. Všetky informácie vrátane odoslaných odkazov, médií, videí a nahrávok a súborov a dokumentov sa navyše ukladajú do cloudu, aby mali centralizovanejšiu a ľahšiu prístupovú navigačnú cestu, ku ktorej máte prístup vy a ktokoľvek vo vašom tíme alebo vo vašej firme.
Vďaka zhrnutiu videohovoru, ktorý má všetko na jednom mieste, je zdieľanie informácií plynulejšie a plynulejšie. Keď je všetko položené pred vami, nič nespadá medzi praskliny.
Teraz, keď sú výhody o niečo zreteľnejšie, je jasnejšie, ako môže implementácia videokonferencií do vášho každodenného života výrazne ovplyvniť kvalitu vašej komunikácie. Sledujte, ako sa tok vecí zefektívňuje, keď sú všetci pripojení. Klienti chcú vedieť, že sa staráte o ich potreby, a zamestnanci chcú mať pocit, že ich vrchný manažment v nich verí.
Keď uvažujete o riešení videokonferencie pre svoju právnickú kanceláriu, musíte si najskôr položiť 6 otázok:
6. Ako začleníte videokonferencie do svojej praxe?
Kde je vaša firma vo vzťahu k policajným staniciam, nemocniciam, súdnym domom, zadržiavacím centrám atď.? Umožňujú tieto miesta videonahrávky a iné formy komunikácie v rámci právnych postupov? Aká technologická je vaša klientela?
5. Ako často plánujete videokonferencie?
Berte na vedomie veľkosť vašej firmy a to, čo vám budúcnosť pripraví na rast. Ďalej naskočia do rozbehnutého vlaku aj ďalšie oddelenia? Je to vynikajúca príležitosť pre HR zostať v kontakte s inými firmami a zamestnať sa na medzinárodnej úrovni.
4. Budete videokonferencie využívať na ďalšie školenia a semináre?
Pre právnikov, ktorí chcú zlepšiť svoje zručnosti; Pre prepojenie partnerov a sesterských právnických firiem; stať sa mentorom alebo trénovať IT - využitie videokonferencií je efektívny a nákladovo efektívny spôsob využívania technológií na posilnenie postavenia ľudí v ich úlohách.
HR môže použiť video konferencia riešenia na urýchlenie a zlepšenie náboru a procesu prijímania zamestnancov otvorením súboru talentov v zámorí. IT je schopné rýchlo vyriešiť akékoľvek technologické problémy a pomocou pomoci ponúka podporu prostredníctvom textových rozhovorov zdieľanie obrazovky a videorozhovor, ponúknite komplikované vedenie, navigáciu a nastavenie - kdekoľvek a kedykoľvek.
3. Koľko právnikov a klientov je ochotných použiť túto technológiu?
Zvážte, ako funguje váš tím, a diskutujte o vlastnostiach a výhodách komunikačnej stratégie zameranej viac na video. Umožní to vyváženie pracovného a súkromného života? Môžu advokáti pracovať z domu niekoľko dní? To platí aj pre klientov. Reagujú na potenciálne virtuálnejší čas? Ušetrí implementácia online prístupu k stretnutiam a vzťahom právnik - klient ušetriť čas na cestovanie a zvýšiť produktivitu?
2. Akú NI môžete očakávať?
Ponorte sa do toho, aký bude približný rozsah použitia. Pomocou rýchleho výpočtu porovnajte a porovnajte súčasné množstvo času stráveného v určitých prípadoch medzi časom cesty a prostriedkami. Zrátajte to, aby ste zistili počet hodín za mesiac, a uvidíte, ako by mohla implementácia videokonferencií zmeniť.
1. Aká efektívna je technológia, na ktorú sa pozeráte?
Preskúmajte, ako sa dá obojsmerný komunikačný softvér integrovať do vašej existujúcej infraštruktúry a ako je to možné ovplyvní váš pracovný tok. Hľadajte niečo, čo zjednodušuje procesy; je ľahko použiteľný pre každého; pripája sa k vzdialenej virtuálnej pracovnej sile a ponúka aplikácie a funkcie, ktoré poskytujú hodnotu a zmysluplnejšie interakcie.
Následné otázky na zamyslenie:
• Aké funkcie zabezpečenia sú obsiahnuté?
• Koľko účastníkov je ubytovaných?
• Existuje zákaznícka podpora?
• Aké funkcie sú zahrnuté? Existuje nahrávka? Zdieľanie obrazovky? Zhrnutia?
• Aký je mobilný zážitok? Existuje aplikácia?
Kombináciou konferenčných hovorov a video konferencia do vášho každého dňa: od interných stretnutí, cez nástup zamestnancov a ďalšie vzdelávanie, po virtuálne depozície a čoraz viac je zrejmé, že ak sa chceme uberať dobou, musia právnické firmy prijať digitálnu komunikáciu.
Online ponuky otvárajú dvere pre ďalšie podnikanie, produktivitu a zvýšenú dôveru a dostupnosť pre klientov. Vďaka intenzívnejšej komunikácii sa rola každého jednotlivca alebo ako celok stáva efektívnejšou.
Nechajte Callbridge poskytnúť vašej právnickej firme špičkové sofistikované konferencie, ktoré vo vašom bezprostrednom tíme a kancelárii budujú posilnenú kultúru komunikácie a zároveň osvetľujú, ako riadiť a udržiavať vzťahy s klientmi.
Poskytovanie obojsmernej komunikačnej platformy na podporu jasnej a výstižnej komunikácie v súdnej sieni aj mimo neho začína technológiou, ktorá slúži na preklenutie priepasti medzi osobnými a online stretnutiami.
Callbridgeová v oblasti digitálnych služieb pracuje na:
- Vďaka ľahkému prenosu a prístupu k informáciám budete neustále informovaní zamestnancov a klientov
- Stále udržiavajte súkromné a zabezpečené pripojenie
- Zjednodušte a spojte sa s funkciami ako Prepis AI, Záznam stretnutia a Zdieľanie obrazovky ktoré zvyšujú produktivitu, efektívnosť a účasť
- Podporujte viac času na tvár v reálnom čase pomocou vysoko kvalitných videokonferencií a zvukových konferencií
- A oveľa viac!
Zistite, ako môžu videokonferenčné riešenia Callbridge poskytnúť vašej firme konkurenčnú výhodu využitím práce, ktorá sa robí, a spôsobu starostlivosti o klientov.
