Keď niečo také veľké ako pandémia ovplyvní svet, nevyhnutne to zmení jeho fungovanie. Krok za krokom, pri prechode neznámym územím, sa každé odvetvie a každý podnik učí, ako sa prispôsobiť a byť úspešný v tejto novej normálnej situácii - najmä legálnej.
Právny systém prešiel mnohými obmedzeniami a obmedzeniami, a preto ovplyvnil frekvenciu a dostupnosť návrhov, prípravných konaní, súdnych konaní a celého procesu súdneho konania ako celku.
Ako právnik ste určite zažili na vlastnej koži dôsledky práce z domu. Virtuálne stretnutia sa stali menou, keď sa predchádzajúce procesy a systémy zmenili na transformáciu do online priestoru. Vďaka zjavne sa meniacemu právnemu prostrediu sa videokonferencie stávajú riešením mnohých právnych konaní, počnúc vyšetreniami po objavení.
Videokonferencie umožňujú obom stranám právneho zástupcu získavať potrebné a kritické fakty, dôkazy, podporu, nároky, dôkazy a obranu v rámci súdneho sporu bez toho, aby museli zakročiť pred súdom.
Za predpokladu, že vaša právnická firma uskutočnila prechod online - zvýšenie počtu vzdialených stretnutí, posilnenie oddelenia IT, naučenie sa používania zdieľanie obrazovky a virtuálne pozadie, vďaka čomu je možné upravovať kratšie a stručnejšie online stretnutia a prezentácie - teraz môžete vidieť, ako technológia poskytuje príležitosť na ľahkú komunikáciu na diaľku.
Poďme sa hlbšie zaoberať tým, ako sa to formuje v rôznych právnych dôsledkoch.
Jednou z najpríjemnejších a najpredávanejších funkcií videokonferencií je nahrávanie. Hrať záznam, keď už prebieha online schôdza, poskytuje účastníkom kompletne zachytený záznam všetkého, čo sa pri synchronizácii stalo, od začiatku do konca.
To však môže byť pre mnohé firmy a podniky procedurálny posun. Boli niekedy zaznamenané tímové hovory pred prechodom online a väčšina ľudí pracujúcich z domu? Kto si robil poznámky zo schôdzky? Koľko času bolo strávených zvolávaním? Urobte svoj pohyb plynulejším začlenením technológie, ktorá za vás robí náročné práce, ako je napríklad snímanie zvuku, videa, snímania obrazovky, odosielaných odkazov a dokumentov.
Okrem výhody zaznamenávania zvyčajne prichádza prepis a inteligentné súhrny, dve funkcie, ktoré zlepšujú proces objavovania vyšetrení. Nielen nuansy a reč tela sú zachytené videom, ale aj tón hlasu, myšlienkové vzorce a slovná zásoba sú rozlíšiteľné podľa značiek reproduktora technológie, pokročilých algoritmov a odkazov na bežné témy.
Na druhej strane mince však leží niekoľko výziev, ktoré by mali budúce súdne spory a vyšetrovanie zvážiť. Hromadný záznam vyvoláva z hľadiska ukladania údajov tri znepokojujúce body:
Násobenie údajov
Keď sa zaznamenáva čoraz viac online búrz, hromadí sa viac súborov a rovnako tak aj veľkosť videosúborov. S narastajúcim objemom dát sa tandemovo zvyšuje schopnosť bezpečného ukladania a načítania.
Správa záznamov
Bezpečné a zabezpečené ukladanie údajov je nevyhnutné, pretože zdieľané a diskutované informácie môžu byť veľmi citlivé a nie sú určené na to, aby ich mohol vidieť ktokoľvek iný. Zvážte, ako a kde sa tieto súbory ukladajú. Kto alebo čo je ochrana? Kto má prístup a ako je chránený?
objav
Predtým je možné, že stretnutia boli zvukovo zaznamenané alebo zapísané v dokumente textového procesora, čo obmedzuje presnosť a rozsah poskytovaných informácií.
Možno boli údaje zhromaždené v rámci prezentácie alebo programu. Potenciál podrobnejších elektronických súborov a prepisov je teraz oveľa výhodnejší ako kedykoľvek predtým. Zaznamenané online schôdzky majú kapacitu na zachytenie zvuku alebo videa spolu s celým obsahom schôdzky, ktorý zahŕňa každú transakciu a výmenu počas celej schôdzky.
Majte na pamäti hodnotu výrazov tváre, gestikulácie a všetkého, čo je komunikoval bez toho, aby hovoril.
Niečo na zapamätanie:
Prístup k zaznamenaným schôdzkam sa môže ukázať ako a pozitívne a negatívne „digitálna stopa“ by mohla byť dôvodom na neskoršie použitie. Zaistite, aby boli vaše súkromie a bezpečnostné opatrenia aktuálne a transparentné, pretože žiadosti o zisťovanie súdnych sporov môžu zahŕňať videokonferencie rovnako často ako e-maily a dokumenty.
Ak chcete zabezpečiť celkovú presnosť a transparentnosť, nastavte politiky, ktoré pri videokonferenciách vytvárajú súdržnosť. Organizácia údajov, rozhodovanie o usmerneniach a všeobecné stanovenie postupu alebo postupu pri online schôdzach zabezpečí, že bezpečnostné riziká budú obmedzené, dáta sa budú ťažiť a informácie budú ľahko dostupné:
- Rozhodnite o konvenciách pomenovania stretnutí a o tom, kto je zodpovedný za správu nahrávok. Kde budú nahrávky živé a aké sú administratívne pravidlá pre ukladanie, prístupnosť, mazanie, objavovanie atď.?
- V závislosti od rozsahu stretnutia delegujte povinnosti týkajúce sa nahrávania na jedného alebo niekoľkých účastníkov. Vyberte účastníka z každého oddelenia, vedúceho alebo manažéra, ktorý bude zodpovedný za zaznamenávanie rôznych typov stretnutí. Kto bude moderátorom a aké politiky, pravidlá a postupy je potrebné zaviesť pre rôzne virtuálne stretnutia?
- Aký „pohľad“ chcete uložiť? Len čo sa rozhodnete, kto je moderátor (alebo ich môže byť zopár), vyberte si, ktorá z rôznych možností stretnutia vyhovuje potrebám vašej firmy a kto bude robiť záznam z ktorého počítača - alebo výhodného miesta.
- Sledujte koniec súhrny a správy poskytované platformou videokonferencií a určiť, kto je za ne zodpovedný. Kto ich prijme a ako k nim bude mať prístup?
- Vyvarujte sa vykoľajenia pomocou videokonferenčných výpovedí, ktoré:
Stanovte fyzické umiestnenie deponenta a spôsob jeho logistického nastavenia pre pripojenie k virtuálnej schôdzi
Ak sa súdny reportér a deponent nemôžu dostaviť na rovnaké miesto, môžete prísť s ďalšou možnosťou
Získajte exponáty deponentovi vopred e-mailom alebo elektronicky počas depozície
Bežte hladko - otestujte technológiu pred dňom virtuálneho uloženia
Prepojte viacerých právnikov a účastníkov z rôznych geografických oblastí
Všetci sa dohodli, či sa to zaznamená alebo nie - získajte súhlas - Majte pravidlá uchovávania, ktoré určujú spôsob ukladania videokonferencií a ich následného zničenia po určitom čase.
Po ukončení online schôdzky sa záznamy uložia do cloudu a zostanú prístupné prostredníctvom portálu firmy alebo moderátora. Povolenie prístupu určitým účastníkom je opatrením ochrany súkromia a bezpečnosti. Všeobecná správa záznamov, operačné protokoly a prístup by sa mali ustanoviť prostredníctvom diskusie a vývoja politiky a postupov.
Zabráňte narušeniu bezpečnosti a odpočúvaniu videa pomocou technológie, vďaka ktorej je každá online výmena bezpečná a súkromná. Priraďte príkaz na použitie jednorazového prístupového kódu alebo jednej osoby, ktorá počas stretnutia dosiahla rekord. Vyhľadajte funkcie, ako napríklad:
- Jednorazový prístupový kód: Každý hovor je šifrovaný jedinečným a súkromným kódom, ktorý je platný iba pre určený a naplánovaný konferenčný hovor.
- Zámok schôdzky: Hneď potom, čo sa účastníci objavia, aktivujte túto funkciu, aby ste zabránili nežiaducim účastníkom v zasahovaní. Každý, kto sa objaví neskoro, bude musieť požiadať o povolenie moderátora.
- bezpečnostný kód: Ak program schôdze online vyžaduje diskusiu o veľmi citlivých informáciách, pridajte ďalšiu vrstvu zabezpečenia ďalším kódom požadovaným pri vstupe na konferenciu.
Ukazuje sa, že čoraz rozšírenejšia je technológia, ktorá je ľahko dostupná a poskytuje základ pre existenciu objavov. A do budúcnosti je nepravdepodobné, že budú mať prednosť osobné konania. Ak je možné legálne objavy a ďalšie procesy uskutočniť online, je možné, že sa budú naďalej uskutočňovať online.
Pokiaľ ide o uchýlenie sa k softvér na videokonferencie namiesto osobného dostavenia
výhody - vrátane úspory nákladov, menšieho cestovania, viac času, spolupráce na diaľku, zvýšenia produktivity a menšieho počtu meškaní - určite prevážia nad výzvami:
Výzva č. 1:
Tradične je každá strana obvykle vo fyzickej prítomnosti svojho právneho poradcu, ktorý je povinný poskytnúť, pomôcť a vysvetliť dokumenty a exponáty počas skúšky.
Riešenie:
Namiesto toho je to videokonferencia príležitosťou plánovať dopredu. Advokáti a právni zástupcovia musia vopred triediť všetky dôkazy, exponáty, dokumenty a dôkazy. Mali by byť jasné, označené, usporiadané, s nadpisom a zaslané poštou alebo pripravené na elektronické vyhodenie. Zaistite, aby boli adresy aktuálne, správne napísané a aby do digitálnej transakcie alebo poštovej zásielky boli zahrnutí všetci, ktorí údaje potrebujú.
Výzva č. 2:
Posudzovanie správania a vyrovnanosti svedkov by mohlo byť nejasné prostredníctvom videozáznamu, namiesto toho, aby boli prítomní na rovnakom fyzickom mieste.
Riešenie:
Technologický test vykonaný v dňoch pred virtuálnym stretnutím zabezpečí, aby bol účastník videný jasne a úplne. Vytvorte referenčnú príručku pre videokonferencie pre klientov, kolegov a ďalších právnických profesionálov vo vašej firme, ktorá obsahuje povinné postupy pre hlasovú projekciu, osvetlenie, držanie tela, prijateľné pozadie a ďalšie informácie, vďaka ktorým je objavovanie videa bodové, vyleštené a profesionálne.
Výzva č. 3:
Nastavenie, ktoré nie je inštitucionálne alebo sa javí ako neutrálne alebo vhodné, môže byť nepríjemné, zavádzajúce alebo viesť k nedostatočnému preskúmaniu.
Riešenie:
Poskytnite ukážkové videá a online návody, ako by sa mal postupovať proces ukladania videokonferencií, hovorov objavov, predbežného procesu alebo pokusu. Navrhnite, čo je prijateľné a aké nastavenia a pozadie povedú k úspešnému preskúmaniu. Uveďte aj príklady zlých videí a toho, čo nerobiť.
Výzva č. 4:
Ak sa nenachádzate v rovnakom fyzickom priestore, otvára sa vyšetrenie pre potenciálne zneužitie alebo zneužitie.
Riešenie:
Od začiatku do konca sa vyžaduje úplná transparentnosť diskusie. Súhlas so znateľnou výzvou na začiatku stretnutia zaručuje, že všetci dodržiavajú pravidlá. Poskytovanie vzdelávania a odbornej prípravy týkajúcej sa najlepších postupov počas skúšky navyše posilňuje procesy, aby sa zabezpečilo, že budú racionálne a štandardné.
Pokiaľ ide o skutočnú kvalitu komunikácie počas vyšetrení na objavenie prostredníctvom videokonferencie, tu sú niektoré osvedčené postupy:
• Nastaviť stranou - pred, počas a po
Prihlásenia, rozhovory, svedectvá, stretnutia, depozície - zabezpečte, aby bol čas na prípravu, dostatok času na absolvovanie a určitý čas na to, aby ste si premysleli a prešli záznam alebo súhrny.
• Zaistite, aby všetka technológia fungovala
Keď je zásadný čas, nenechajte sa dobehnúť pokusmi o riešenie a riešenie technických problémov, kým všetci čakajú. Zúčastnite sa videokonferencie o niečo skôr a vyskúšajte mikrofón, reproduktor a pripojenie.
Skontrolujte, či je všetko nabité, či nie sú k dispozícii ďalšie káble, či je Wi-Fi silné atď. Využite výhody testovania zvuku a videa ponúkaného konferenčnými platformami na podnikovej úrovni.
• Skontrolujte miesto
Vyberte si miesto, ktoré je tiché, sterilné a bez vyrušovania. Najlepšie funguje biela stena alebo uzavretá miestnosť s hladkým nerušivým pozadím.
• Držte sa času
Predbežne komunikujte o dĺžke stretnutia, aby si každý mohol podľa toho naplánovať. Rovnako ako pri osobnom stretnutí si vytvorte program, držte sa ho a chráňte čas všetkých.
• Skontrolujte pripojenie zvuku a videa
Pomocou náhlavnej súpravy minimalizujete spätnú väzbu a maximalizujete sluch a projekciu. Používajte videokonferencie, ktoré majú vysokokvalitné možnosti zvuku a videa.
Nechajte spoločnosť Callbridge poskytnúť vašej právnickej firme technológiu videokonferencií, ktorá umožňuje bezproblémové fungovanie prípravných konaní vo virtuálnom prostredí. Vďaka neuveriteľnému potenciálu online spojenia mnohých osobných konaní máte na dosah ruky príležitosť znížiť náklady, pracovať viac z domu, urýchliť súdne procesy a získať viac informácií rýchlejšou rýchlosťou.
Obojsmerná komunikačná platforma spoločnosti Callbridge má právomoc ísť viac do hĺbky a dať rozmer spôsobu, akým právne firmy vedú svoje podnikanie. Zaznamenané online stretnutia dávajú všetkým stranám pocit, že sú tvárou v tvár, ale z bezpečnej a zdravej vzdialenosti. Navyše poskytuje flexibilnejšiu dochádzku a so správnym nadhľadom, plánovaním a pripravenosťou je vhodnou náhradou za osobné stretnutia.
