Ako môžu videokonferencie zlepšiť tok práce medzi štátnymi úradmi

Keď všetky oddelenia a agentúry pracujú v tandeme ako jednotný front, vtedy je plne funkčný vládny orgán skutočne súhrnom jeho častí. Ako si však všetky časti pravidelne harmonicky vymieňať nápady alebo držať krok s núdzovými situáciami a náhlymi zmenami politiky? Tradičné režimy dokumentácie a komunikácie určite nikdy úplne nevyjdú z módy, ale pretože videokonferencie sa stávajú preferovaným spôsobom komunikácie, hromady papierovania a analógových súborov sa pomaly nahrádzajú.

Zvážte nasledujúce výhody videokonferencií pre vládne agentúry:

10. Lepšia kvalita života

Prepojenie s tímami a spolupracovníkmi naprieč oddeleniami a inými sektormi si vyžaduje čas a prítomnosť. Alebo áno? Vďaka videokonferenciám si jednoducho zorganizujte online schôdzku a vyjdite si s tým, čo musíte viesť, parkovať a ukázať sa, keď je možné akékoľvek rozhodovanie alebo riešenie problémov prostredníctvom videa. Pomoc medzi agentúrami má pri ďalšom zamestnávaní zamestnancov úplne nový význam. Zamyslite sa nad všetkým školením, náborom a prijímaním na špecializované vládne miesta. Technológia videokonferencií slúži na zefektívnenie úsilia nahrávaním návody na výučbu; náborové videá na nábor kampaní a plánované prijímanie balíkov na zapojenie.

9. Zlepšenie pracovného prostredia

Medzikancelárska komunikácia výrazne ovplyvňuje kvalitu práce medzi oddeleniami aj na jednom oddelení. Spolupráca sa výrazne zlepšuje, keď je komunikácia rýchlosťou technológie, najmä v kritických situáciách alebo pri komunikácii s verejnosťou. Pre menej dramatickú poznámku, aj pracovníci, ktorí sú čerstvými rodičmi alebo prichádzajú z inej kultúry alebo krajiny, majú v súčasnosti príležitosť integrovať sa do pracovnej sily plynulejšie.

8. Hodiny využité človekom efektívnejšie

Zníženie nákladov znamená úsporu času a úspora času znamená, že hodinové hodiny sa dajú efektívnejšie využívať inde. Produktivita je podporovaná videokonferenciou a vracia viac pracovného času, ktorý je vo vláde vzácnym zdrojom. Predstavte si ušetrené doláre, keď zrazu neexistujú cestovné poplatky významného právnika. Skrátenie času na ceste ušetrí v priebehu času pokoj a doláre daňových poplatníkov.

7. Znížte náklady na právne procesy

Keď je na videu videokonferencia, môžu sa peniaze daňových poplatníkov použiť inde. Svedectvá, pojednávania, výpovede, ktoré je možné vykonať bez toho, aby ste museli voziť chovancov do väzenia a z väzenia; Právnici nie sú povinní tak často opúšťať kanceláriu a svedkovia môžu poskytnúť podrobné správy o ochrane súkromia a bezpečnosti svojho domova. Okrem toho je možné väčšinu ostatných scenárov týkajúcich sa malých súdnych konaní uskutočniť bez cestovania a dochádzania. Vďaka jednoduchému nastaveniu a prehľadnému pripojeniu na internet je možné na obrazovke plynulo vykonať množstvo súdnych procesov.

6. Interakcia s verejnosťou

Keď sa komunikačné linky medzi vládou a verejnosťou stanú otvorenými a transparentnými, dôjde k lepšiemu pocitu dôvery a porozumenia. Využitie takejto progresívnej technológie, ako sú videokonferencie pre vzťahy s verejnosťou, dáva rečníka von. Je tu menej dymu a zrkadiel a zástupcovia verejného sektora môžu smelo reagovať na sťažnosti a otázky osobným rozhovorom s verejnosťou.

5. Komunikujte s občanmi

Zapojenie občanov do komunity je dôležité, ak je potrebné počuť alebo upozorniť na problém. Aj keď mestské úrady a verejné podujatia nie sú známe veľmi dobre, videokonferencie môžu pomôcť tieto čísla zvýšiť. Občania si môžu telefonovať (odkiaľkoľvek pomocou bezplatného medzinárodného čísla) a pozrieť si, čo sa deje. Môžu sa zúčastniť kladením otázok prostredníctvom chatu, ignorovania a zdvíhania ruky alebo ako hosťujúci rečník, v závislosti od rozsahu zhromaždenia. Videokonferencie pomáhajú dať hlas ľuďom, ktorí chcú hovoriť, bez ohľadu na to, kde sa geograficky nachádzajú.

4. Ľahká spolupráca

Či už brainstormujete nápady na komunitné ponuky a programy alebo pracujete ako tím pri príprave pohotovostného plánu, spolupráca za chodu je občas povinná. Efektívny komunikačný systém, ako je ľahko použiteľná platforma pre videokonferencie na požiadanie, zjednodušuje a obohacuje spájanie síl. Pokiaľ je k dispozícii pripojenie na internet, môžu sa účastníci z rôznych regiónov, krajín a kancelárií dotknúť základne „lokálne“ v online zasadačka ktorá spája všetkých.

3. Stretnutia na cestách

Dôležité schôdzky sa nemusia zdržiavať ani preplánovať kvôli cestovnému času alebo náhlym zmenám v harmonograme vedúceho oddelenia na poslednú chvíľu. Videokonferencie umožňujú vláde väčšiu mobilitu a flexibilitu, pokiaľ ide o geografickú vzdialenosť alebo konfliktné plány. A ak kľúčový hráč nemôže uskutočniť videokonferenciu? záznam a sledovanie neskôr je druhou najlepšou možnosťou.

2. Komunikácia verejnej bezpečnosti na požiadanie

Video komunikácia otvára v prípade núdze priamu linku kontaktu. Tímy môžu skracovať časy reakcií na núdzové situácie a posúdiť, čo je potrebné vziať do úvahy pri riešení krízových situácií v prípade krízy, keď sú občania v ohrození. Toto je efektívna forma komunikácie na účely školenia a v prípade, že na vzdialenom mieste dôjde k núdzovej situácii.

1. Medzirezortná harmónia

Rýchlejšie rozhodovanie s použitím menšieho množstva zdrojov pomáha zaistiť plynulejší chod pracoviska. Lepšia spolupráca bola možná iba vďaka videokonferenciám, vďaka ktorým je každý projekt viditeľnejší alebo lepšie delegovaný medzi pracovníkov a spolupracovníkov.

Nechať Callbridgeova dvojsmerná videokonferenčná platforma posilniť pracovný tok medzi vládnymi úradmi pri znížení celkových prevádzkových nákladov. Ľahko použiteľný softvér založený na prehliadači s nulovým sťahovaním je rýchly, spoľahlivý a spojí vás s celým svetom - alebo len medzi kanceláriami. Vďaka funkciám spolupráce, ako je zdieľanie dokumentov a zdieľanie obrazovky, prácu je možné vykonať výhodnejšie.

Začnite svoju bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu tu.